Was bereits vor Corona im internationalen Projektmanagement gebräuchlich war, ist nun eine tägliche Herausforderung in den meisten Unternehmen: das Arbeiten mit örtlich verteilten Teams. Präsenzmeetings mit zahlreichen Personen sind aktuell nicht möglich und das Home Office wird von vielen Personen genutzt, die häufig noch keine Erfahrungen mit Remote-Arbeit mitbringen.

Wer bereits über umfassende PM-Erfahrung verfügt, ist in der Regel gewohnt, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen und zumindest teilweise mit KollegInnen in Kontakt zu sein, die nicht direkt vor Ort sitzen. Dennoch gibt es einige Tipps, die helfen können, mit dieser ungewohnten Situation besser umzugehen.

Herausforderung: Teams im Home Office

Sind die KollegInnen erst einmal auf einzelne Home Offices verteilt, entfallen viele kurze Treffen auf dem Flur oder der anderweitige informelle Austausch. Dies kann zum einen problematisch sein, wenn sich KollegInnen isoliert fühlen. Zum anderen ist so der Informationsaustausch ebenfalls nicht so wie vorher im Fluss.

Laut einer Studie des Education Development Centers finden rund 70 % der Kompetenzerweiterungen im betrieblichen Kontext durch informelles Lernen statt. Dies kann zum Beispiel dadurch geschehen, dass etwas nachgelesen wird, oder eben einfach dadurch, dass die KollegInnen im Office vor Ort gefragt werden.

Um das Team gut zusammenzuhalten, hilft es, sich vor Augen zu führen, dass zudem die persönliche Kommunikation nicht so gut möglich ist wie zuvor. Ein Telefonat und ein Online Meeting vermitteln eben nicht in gleicher Weise Emotionen wie ein persönliches Treffen.

Digitale Meetings sind gefühlt anstrengender als Besprechungen vor Ort – bereits nach kurzer Zeit kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden sinken. Besonders am Telefon oder im Online Meeting ohne Kamera ist es manchmal schwierig, den anderen einzuschätzen oder bei Themen, an denen man nicht zu 100 Prozent beteiligt ist, nicht an andere Dinge zu denken.

Eine Studie von NeXR Technologies SE benennt insbesondere jüngere Teilnehmer in digitalen Meetings als leicht abgelenkt. Diese surfen zum Beispiel gerne bei virtuellen Meetings nebenbei im Netz.

Tipps für effizienteres Arbeiten

Tipp 1: Transparente Planung

Bei verteilten Teams, die im Tagesablauf teilweise auf sich alleine gestellt sind, hilft es, Strukturen für eine gute Zusammenarbeit bereitzustellen. So können regelmäßige Meetings den Austausch untereinander fördern und den Zusammenhalt stärken. Wie oft ein regelmäßiges Meeting sinnvoll ist, hängt von den Aufgaben und dem Unternehmen ab. Dies kann zum Beispiel einmal täglich oder einmal in der Woche an einem bestimmten Tag durchgeführt werden.

Darüber hinaus hilft eine genaue Planung und die Kommunikation dazu, besonders transparent und zielgerichtet voranzukommen. Kommunizieren Sie wichtige Inhalte: „Was sollte bis wann fertig sein? Wer ist wofür verantwortlich? Wer kann unterstützen, wenn ich Hilfe brauche?“.

Tipp 2: Klare Kommunikation hilft

Während des Projektes und auch insbesondere in der Startphase ist eine deutliche Kommunikation besonders wichtig. So manch unnötige Schleife im Projektmanagement kann vermieden werden, wenn besonders zu Beginn des Projektes genau erklärt wird, was das Ziel ist und wie das Projekt umgesetzt werden sollte. Nehmen Sie sich hierfür die Zeit und stellen Sie Rückfragen, ob alles gut verstanden wurde. Holen Sie während des Projektes auch regelmäßig Feedback vom Team ein, um zu fragen, ob noch etwas benötigt wird, um das Ziel zu erreichen.

Gestalten Sie hierbei eine offene Atmosphäre des Vertrauens, in der auch Fragen seitens des Teams gewünscht sind. Nützlich ist es ebenfalls, die Kommunikation im Team untereinander zu fördern. Miteinander anstatt Gegeneinander ist hier die Devise.

Tipp 3: Mitarbeiterführung ist jetzt umso wichtiger

Eine professionelle Mitarbeiterführung ist bei verteilten Teams ein wichtiges Muss. Werden bei der Führung Fehler gemacht oder wird diese unterschätzt, kann sich schnell bei den eigenen MitarbeiterInnen der Gedanke einschleichen, dass die eigene Arbeit eventuell nicht wertgeschätzt wird, Dinge nicht zu wichtig seien oder man sehr alleine gelassen wird.

Daher: Unterschätzen Sie „softe Faktoren“ wie die Motivation nicht. Führen Sie Ihre MitarbeiterInnen so, wie Sie es sich als Mitarbeiter auch wünschen.

Eine gute Möglichkeit zu motivieren ist es unter anderem, Erfolge aufzuzeigen und für gute Leistungen zu loben. Vergessen Sie nicht, diese wichtigen Elemente zu nutzen, um den Draht zu Ihrem Team nicht zu verlieren.

Auch für Führungskräfte im Projektteam ist die Situation mit verteilten Teams und Home Offices eine große Herausforderung. Eine Unterstützungsmöglichkeit könnte hier sein, die Führungskräfte entsprechend für die ungewohnte Situation zu schulen und somit nicht alleine zu lassen.

Tipp 4: Misserfolge gekonnt managen

Der erfahrene PM weiss: In jedem Projekt geht etwas schief oder verläuft nicht so wie geplant. Um mit diesen Situationen gekonnt umzugehen, sind Meilensteine und Puffer in der Projektplanung selbstverständlich und sicherlich auch bei Ihnen vorgesehen. Genauso wichtig ist es allerdings, die KollegInnen bei Misserfolgen nicht alleine zu lassen. Geben Sie eine Perspektive und besprechen Sie konstruktiv Lösungsmöglichkeiten. Hierbei können auch Ihnen gut geplante Puffer die nötige Ruhe verschaffen.

Beruht die Verzögerung auf einem Fehler eines Teammitglieds, ist auch hier eine lösungsorientierte Kritik angebracht. Schließlich geht es darum, das nächste Mal besser zu sein und nicht mit dem Fehler auf einzelne KollegInnen zu zeigen. Unbeabsichtigt starke Kritik kann im isolierten Home Office noch stärker aufgenommen werden als vor Ort im Büro. Es fehlt schließlich der Austausch mit den KollegInnen und die betreffende Person fühlt sich eventuell alleine in der Schusslinie.

Um besser zu kommunizieren können Seminare wie zum Beispiel zu gewaltfreier Kommunikation helfen.

Tipp 5: Austausch und Kontrolle nicht vergessen

Diesen Punkt sollten Sie niemals schleifen lassen: den Austausch untereinander und die regelmäßige Statuskontrolle. Um das Projekt steuern zu können, sind diese Punkt nicht zu vernachlässigen.

Geben Sie dabei Ihrem Team jedoch nicht das Gefühl, als wären Sie nur daran interessiert, stets alles zu kontrollieren, und nicht konstruktiv zusammenzuarbeiten. Das könnte als unangenehm empfunden werden.

Tipp 6: Digitale Helfer nutzen

Nutzen Sie in diesen Zeiten alle digitalen Helfer, die Ihnen heutzutage zur Verfügung stehen. Von Video-Konferenzen über Chat Tools bis hin zu einer Projektmanagement-Software gibt es unzählige Helfer, die Ihnen das Leben einfacher machen. Gemeinsam genutzte Systeme können eine hervorragende Unterstützung bieten, um im Austausch zu bleiben und das Arbeiten online in der Gruppe zu ermöglichen. PM Tools bieten zudem die Möglichkeit, das Projekt in seinem Fortschritt und in seinen „kritischen Phasen“ zu visualisieren und zu steuern.

Tipp 7: Interkulturelle Aspekte berücksichtigen

Dieser Punkt ist nicht neu, sollte jedoch dennoch Erwähnung finden: Berücksichtigen Sie interkulturelle Aspekte bei Ihrer Projektführung, wenn diese im internationalen Team gegeben sind. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht in Fettnäpfchen treten und dass Sie die kreativen und praktischen Vorteile einer interkulturellen Projektzusammenstellung für Ihr Projekt nutzen.

Vorteile der Zusammenarbeit mit verteilten Teams

Auch wenn es für viele nicht sofort ersichtlich ist, so bietet die Zusammenarbeit in verteilten Teams auch zahlreiche Vorteile, die den Fortschritt von Projekten unterstützen können.

So bringt die Arbeit im Home Office in der Regel wenige Ablenkungen mit sich. Viele Arbeitnehmer berichten, dass ihnen im Home Office eine bessere Konzentration und Fokussierung auf komplexe Aufgabenstellungen möglich ist. Dies kann insbesondere sehr anspruchsvollen Projekten zugutekommen.

Ebenfalls kann mit dieser eigenständigen Arbeit eine erhöhte Kreativität und Selbständigkeit der Teams einhergehen. Dies kann zum Beispiel das lösungsorientierte Mitdenken fördern.

Bei der Arbeit im Home Office sollte in der Regel zudem eine zeitliche Flexibilität, wann gearbeitet wird, möglich sein. Dies kann zum einen mit einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit einhergehen. Zum anderen können sich Teams die Aufgaben z.B. in verschiedenen Zeitzonen übergeben.

Sollte die Situation noch für eine lange Zeit so bleiben oder einzelne Mitarbeiter weiterhin wünschen im Home Office zu arbeiten, ist es Unternehmen mittelfristig möglich, die Fixkosten für Bürokosten zu senken und somit Projekte günstiger anzubieten.

Keine Pauschallösung, aber zu schaffen

Wie in der aktuell herausfordernden Zeit Projekte am besten umgesetzt werden können, wird sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Die Krise bietet aktuell jedoch auch die Möglichkeit für das verteilte Arbeiten neues Wissen zu erwerben und die Skills des Unternehmens und der Mitarbeiter zu schärfen. Sind die Kenntnisse einmal erlernt, sollten die Unternehmen, die es schaffen, diese Herausforderung erfolgreich zu begehen, zukünftig deutlich flexibler arbeiten können als zuvor.