Das Motto der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. lautet: Es ist Zeit für Projektmanagement. Damit soll die gesellschaftliche Notwendigkeit und Relevanz von Projektmanagement deutlich gemacht werden. Doch oft wird das Thema „Projektmanagement“ in der Öffentlichkeit nur beleuchtet, wenn etwas schief gegangen ist – beispielsweise ein Flughafenbau. Es kursieren viele Missverständnisse, die dazu führen, dass Projekte nicht optimal umgesetzt werden oder Potenziale ungenutzt bleiben. Ob in Unternehmen, der Verwaltung oder im Ehrenamt – überall, wo Projekte gesteuert werden, gibt es auch Fehlinformationen und falsche Annahmen. In diesem Beitrag räumen wir mit sieben häufigen Irrtümern rund um das Projektmanagement auf. 

Irrtum 1: Projektmanagement ist nur für große Projekte notwendig 

Viele glauben, dass nur riesige Vorhaben, wie der Bau eines Flughafens oder die Einführung eines neuen IT-Systems, ein systematisches Projektmanagement erfordern. Doch auch kleine Projekte profitieren von einer strukturierten Herangehensweise – sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld. Kleine Projekte wie der Umzug in ein neues Büro oder die Planung eines Team-Events können mit den richtigen Methoden effizienter gestaltet werden. Ein professionelles Projektmanagement spart Zeit, Ressourcen und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird. 

Irrtum 2: Projektmanagement ist bürokratisch und langsam 

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Projektmanagement automatisch viel Papierkram und langwierige Entscheidungsprozesse bedeutet. Das Gegenteil ist bei gutem Projektmanagement der Fall: Projektmanagement hilft dabei, schneller und flexibler auf Herausforderungen zu reagieren. Methoden wie agiles Projektmanagement ermöglichen es Teams, flexibel auf Änderungen zu reagieren, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren. So wird Bürokratie abgebaut, anstatt sie zu fördern. 

Irrtum 3: Der Projektmanager entscheidet alles 

Oft wird angenommen, dass der Projektmanager die alleinige Entscheidungsgewalt hat und alle Fäden in der Hand hält. Tatsächlich ist Projektmanagement jedoch Teamarbeit. Der Projektmanager hat die Aufgabe, das Team zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Entscheidungen werden oft gemeinsam getroffen, und der Projektmanager unterstützt eher die Prozesse, als sie allein zu bestimmen. 

Irrtum 4: Einmal planen reicht aus 

Viele denken, dass die Planung eines Projekts eine einmalige Angelegenheit ist, die zu Beginn erledigt wird – und dann läuft alles. Doch erfolgreiche Projekte erfordern eine kontinuierliche Planung und Anpassung sowie eine regelmäßige Abstimmung zum Projektfortschritt. Gerade in dynamischen Umgebungen ändern sich Rahmenbedingungen schnell, und ein gutes Projektmanagement bedeutet, immer wieder auf den aktuellen Stand zu reagieren und den Plan entsprechend anzupassen. 

Irrtum 5: Projektmanagement-Methoden sind schwer zu verstehen 

Es hält sich das Vorurteil, dass Projektmanagement kompliziert ist und nur von Spezialisten verstanden werden kann – doch nicht jeder Projektmanager braucht eine IPMA Level A® Zertifizierung. Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Werkzeugen, die einfach anzuwenden und zu verstehen sind. Tools wie Kanban, Scrum oder die klassische Wasserfallmethode sind mit etwas Einarbeitung leicht zugänglich und können von jedem Teammitglied genutzt werden. Es kommt darauf an, die passende Methode für das jeweilige Projekt zu wählen – und hier zeigt sich die Qualität des Projektmanagers. 

Irrtum 6: Projektmanagement ist überflüssig, wenn das Team gut ist 

Wir brauchen kein Projektmanagement, wir können uns selbst organisieren - manche glauben, dass ein eingespieltes Team keinen Projektmanager braucht, weil die Zusammenarbeit von allein funktioniert. Doch auch die besten Teams profitieren von einer klaren Koordination und Zielvorgaben. Ein Projektmanager sorgt dafür, dass sich das Team auf die richtigen Prioritäten konzentriert und dass Hindernisse frühzeitig erkannt und aus dem Weg geräumt werden. Eine gute Teamdynamik ist wertvoll, aber ohne klare Steuerung kann selbst das beste Team nicht sein volles Potenzial entfalten. 

Irrtum 7: Ein Projekt endet mit der Fertigstellung des Produkts

Viele denken, dass ein Projekt abgeschlossen ist, sobald das Endprodukt geliefert wird. Doch ein Projekt endet erst nach einer gründlichen Abschlussphase, die oft Rückmeldungen der Kunden, die Übergabe an die Betriebsteams und die Evaluation des gesamten Projektverlaufs umfasst. Diese Phase ist entscheidend, um aus Fehlern zu lernen und Verbesserungen für künftige Projekte zu identifizieren.