1. Warum brauchen Behörden eigentlich digitales Projektmanagement?

Die Frage “Wer macht welche Aufgabe und bis wann ist sie abgeschlossen?” kennt doch jeder. Egal ob aus dem beruflichen oder privaten Bereich. Auch für Behörden ist Organisation sehr wichtig, vor allem wenn Behörden-übergreifend gearbeitet wird.

Die zunehmende und ja auch geforderte Digitalisierung trifft zurzeit den Nerv fast jeder Behörde – Landkreise, Städte- und Gemeindeverwaltungen, Bundes- und Landesministerien. Nicht zuletzt, weil auch ArbeitnehmerInnen aus dem Öffentlichen Dienst den Wunsch nach Homeoffice bzw. Remote Work zunehmend äußern. Digitalisiertes Arbeiten wird durch beide Aspekte unumgänglich. Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen – wie das E-Government-Gesetz – das Behörden zur Digitalisierung ihrer Prozesse verpflichtet.

Projektmanagement-Tools... braucht jeder!

Viele Verwaltungen sehen sich den gleichen Herausforderungen gegenübergestellt wie Unternehmen: Wie organisiere ich effizient und übersichtlich Aufgaben, Prozesse und Projekte? Wie stelle ich eine zielgerichtete Kommunikation zwischen den Akteuren her? Kann ich ein Excel-Chaos und ständige Informationssuche verhindern?

Eine Antwort darauf liefern Projektmanagement-Tools. Mit zugewiesenen Aufgaben, klarem Projektüberblick und festgelegten Deadlines können mit den richtigen Programmen Informationen zentral gesammelt und für alle Beteiligten, auch Behörden-übergreifend, verfügbar gemacht werden. Die zielorientierte Struktur fördert dabei die Motivation und verbessert zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit.

2. Im Dschungel: Die Suche nach dem richtigen Tool

Die Auswahl des richtigen Tools gleicht einer Gratwanderung: Mitarbeiter im Öffentlichen Dienst – mit verschiedenen Kenntnissen im Software-Bereich – sollen mit einem neuen Tool umgehen, das stabil auf allen Geräten funktionieren muss, die nicht alle auf dem gleichen Technikstand sind… Puh!

Außerdem soll ein übergreifender Austausch zwischen verschiedenen Behörden ermöglicht werden, was nicht nur die Anwenderzahl erhöht, sondern auch einen gravierenden Datenschutz-Aspekt miteinbezieht. Der Druck der öffentlichen Wahrnehmung zu Kosten und Datensicherheit können die Auswahl dabei noch erschweren.

Ein gutes Tool für alle diese Probleme gleichermaßen zu finden, erscheint aussichtslos!? Aber nein! Geht man diesen Anforderungskomplex Schritt für Schritt an, werden machbare Lösungswege erkennbar:

Definieren Sie Ihren Bedarf

Zunächst steht die Frage nach dem eigenen Leistungsbedarf im Raum, die Sie als Behörde so genau wie möglich beantworten sollten. Beachten Sie dabei, dass es auch Funktionen geben kann, die zwar “schick” aussehen und “nice to have” sind, für Ihre Zwecke aber unnötig oder sogar störend. Stellen Sie sich beim Blick auf die Features also vor allem die Frage: “Was will ich damit erreichen?”.

Durch die Mitarbeitervielfalt sollten Sie vor allem auf eine einfache Handhabung der Software achten. Denn was nützt Ihnen das perfekte Tool, wenn Ihre Nutzer damit nicht zurechtkommen? Eine intuitiv zu erlernende Anwendung mit übersichtlicher Struktur werden auch Ihre Mitarbeiter als wertvolle Unterstützung in ihrem Alltag erleben.

Best Practice Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Auswahl des Produktes mit ein. Denn sie entscheiden, was eine “intuitive Bedienung” ist. Hierfür eignen sich beispielsweise kostenlose Testphasen.

Die besonderen Herausforderungen: Support und DSGVO

Was, wenn es doch mal hapert? Ein deutschsprachiger Service und Support, der schnell und zuverlässig per Telefon und E-Mail erreichbar ist, sollte bei Ihrer Auswahl einen sehr hohen Stellenwert einnehmen. Achten Sie auch auf Schulungsmöglichkeiten im Serviceangebot. Weitere Online-Hilfen – wie FAQ oder digitale Handbücher – sollten Sie ebenfalls im Blick behalten. So können kleinere Anwendungsfragen direkt von Ihren Mitarbeitern selbst geklärt werden.

Durch die DSGVO und BDSG-neu ist vor allem der Datenschutz von höchster Wichtigkeit bei der Auswahl Ihres Projektmanagement-Tools. Hier werden Sie schnell merken, dass Anforderungen, wie ein deutscher Serverstandort, die potenziellen Software-Kandidaten deutlich eingrenzt.

Best Practice Tipp: Service und Support sind nur so gut, wie sie Ihre Bedürfnisse verstehen. Achten Sie auf Handouts und Blogartikel, die sich mit Themen aus und für die Öffentliche Verwaltung beschäftigen. So finden Sie einen kompetenten Partner für Ihre Behörde und nicht nur einen Software-Anbieter.

Cloud-basierte Tools sind ideal für die Öffentliche Verwaltung

Sie sehen, Ihre Ansprüche an eine neue Software müssen hoch sein und Sie vor allem auch in den “juristischen” Vorgaben absichern. Doch über einen weiteren wichtigen Aspekt haben Sie vielleicht bisher eher am Rand gelassen: Hat Ihre IT die Kapazitäten für die Implementierung eines neuen Tools?

Auch hier ist die Lösung schnell gefunden. Cloud-basierte Tools, wie beispielsweise factro, nehmen Ihnen diese Sorgen, denn es benötigt lediglich einen aktuellen Web-Browser mit Internetzugang. Ihnen entstehen keine Aufwände für Installation, Betrieb, Wartung und der Sicherung eigener Systeme. Zentral bereitgestellte, automatische und kostenfreie Updates garantieren die Arbeit – stets in der gleichen Version der Software. Ihre Gesamtkosten bleiben damit transparent und kalkulierbar.

Sie wollen Ihre Behörde weniger wegen Wartungsarbeiten an Ihren Systemen einschränken müssen? Auch hier sollten Anbieter eine gute Lösung biten: Durch einen redundant ausgelegten Service profitieren Sie von unterbrechungsfreien Wartungsfenstern, automatischem Fail-Over und Load Balancing. Das Tool ist im besten Fall also so zuverlässig wie Ihr bereits genutzter Browser.

Best Practice Tipp: Sie haben höhere Ansprüche an Datenschutz und Zuverlässigkeit? Ein guter Software-Anbieter kann Ihnen Angebote für eine Managed Private Cloud machen, die diese Anforderungen erfüllt. Noch spezifischer geht das über eine einen Private Server, bei dem Ihre Daten auch physisch von den anderen Kunden Ihres Anbieters getrennt sind.

Eine Software hat Sie überzeugt und Sie wollen direkt damit durchstarten! Gehen Sie mit uns die wichtigsten Schritte durch, damit Ihr neues Tool durch die richtige Einführung auch langfristig ein voller Erfolg wird:

3. Entscheidung gefallen, aber wie starten: Das neue Tool erfolgreich einführen

Ist das neue Projektmanagement-Tool gefunden, könnte man sich schon gratulierend auf die Schulter klopfen. Damit ist doch die meiste Arbeit getan?! Oh nein, ganz im Gegenteil: Die wichtigste Etappe auf Ihrer Reise steht jetzt erst an! Denn auch das weltbeste Tool braucht, um erfolgreich zu sein, vor allem Ihre Mitarbeiter, die es verstehen und vor allem nutzen.

Reminder: Haben Sie auf den deutschsprachigen Service und Support geachtet? Denn dieser wird jetzt besonders wichtig!

Fangen Sie zunächst mit einer kleinen Gruppe an, die das Tool aktiv nutzt und den Umgang damit einübt. Diese lernt in einem Kickoff-Workshop vom Software-Anbieter das Tool und seine Anwendungsmöglichkeiten kennen. Wählen Sie dazu Mitarbeiter aus, die ihre Kollegen motivieren und eine Vorbildfunktion einnehmen können, weil sie vom digitalisierten, Tool-basierten Arbeiten überzeugt sind.

Diese Schlüsselnutzer, betrachten Sie sie als Digital Leaders, zeigen dann sowohl in ihren eigenen Arbeitsabläufen als auch in der Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, wie das Tool funktioniert und wie effektiv es ihnen hilft. Sie werden nicht nur zu Ansprechpartnern für ihre Kollegen bei Fragen oder Vorbehalten gegenüber der Software und den “neuen Abläufen”, sondern auch wichtige Multiplikatoren.

Best Practice Tipp: Nichts geht ohne die richtige Kommunikation. Eine erfolgreiche Einführung eines neuen Tools braucht hier besondere Aufmerksamkeit. Denn das Tool nimmt Ihnen die Kommunikationswege nicht ab, sondern vereinfacht sie und macht sie effizienter. Dennoch sind regelmäßige Absprachen und Feedback-Runden ein wichtiges Instrument, das Sie nicht außer Acht lassen dürfen.

Nichts geht ohne die richtige Einstellung

Hier zeigt sich die größte Herausforderung bei der Einführung einer neuen Software: Das Mindset der neuen Nutzer muss stimmen. Denn wer sich von vornherein dagegen wehrt, nimmt auch das intuitivste Tool nicht an. Die Hilfestellungen durch Ihre Digital Leaders und ein deutschsprachiger Support nehmen dabei viele Hürden ab.

Spricht ein Mitarbeiter beispielsweise kein oder nur ein gebrochenes Englisch, dann ist die Sprachbarriere bei einem englischsprachigen Support für ihn ein großes Hindernis, das seinen Umgang mit dem neuen Tool ausbremsen oder stoppen könnte. Mit einem deutschsprachigen Service und Support kommt diese Hürde gar nicht erst auf.

Step by step werden mehr Mitarbeiter aktive Nutzer der Software. In kleinen Gruppen können diese dann nach Bedarf ebenfalls in Schulungen, Trainings und Workshops gehen.

Sie sehen, nach und nach greift das digitale Arbeiten mit dem Tool in Ihrer Behörde. Und das ohne Zwang und Frust, sondern als Prozess, der auch die zunächst Skeptischen abholen kann. So können Sie die Abläufe Ihrer Behörde Stück für Stück in die Tool-Nutzung integrieren und Ihre Mitarbeiter begleiten – anstatt sie zu überfordern.

Best Practice Tipp: Eine Projektmanagement Software eignet sich auch hervorragend für das Onboarding neuer Mitarbeiter. So können Sie einen strukturierten Ablauf auch abteilungsübergreifend gemeinsam planen. Die gleichzeitige, natürliche Einführung in Ihr täglich genutztes Tool kommt Ihrem neuen Kollegen dabei besonders entgegen.

4. Alles im (Work-)Flow: Projektmanagement-Tools im Arbeitsalltag

Je mehr Mitarbeiter das Projektmanagement-Tool nutzen, desto deutlicher werden seine positiven Effekte auf Ihre behördlichen Abläufe. Das E-Mail- und Excel-Chaos entfällt. Stattdessen sind alle benötigten Informationen an einem Ort gesammelt und strukturiert. Dadurch entsteht eine zielgerichtetere und bessere Projektkommunikation und Kollaboration, auch mit anderen Behörden. Aufgaben und Deadlines bekommen einen intuitiven Überblick und können besser geplant und eingehalten werden.

Voraussetzung für diese Arbeitserleichterungen sind dabei weitere digitale Systeme, beispielsweise zur Ablage und Bearbeitung von Anträgen. Nur so können mit der neuen Software eingeführten digitalisierten Abläufe und Arbeitsprozesse auch langfristig erfolgreich sein.

Best Practice Tipp: Je größer Ihr Netzwerk mit Ihrem Projektmanagement-Tool ist, desto einfacher wird die Zusammenarbeit. Wenn Sie also mit Ihrem Anbieter zufrieden sind, empfehlen Sie ihn weiter und bauen Sie Ihr Netzwerk aus.

Im digitalisierten, Tool-unterstützten Arbeiten entsteht ein Workflow, der den Arbeitsalltag Ihrer Behörde grundlegend strukturierter macht. Der Informationsaustausch ist gebündelt, Abläufe und auch Abhängigkeiten von Aufgaben in laufenden Prozessen sind für die Beteiligten sofort erkennbar. Der gemeinsame Fortschritt stärkt das Wir-Gefühl Ihrer Mitarbeiter und motiviert diese zusätzlich.