Lora Burhorn 

– 08.01.2024

Das Geheimnis des erfolgreichen Stakeholdermanagements: 7 geniale Methoden zur Identifikation aller Beteiligten

Verärgert darüber, dass sie vergessen wurde, beschloss Eris, Rache zu nehmen. Das Ergebnis: Der Krieg zwischen Troja und Griechenland, der über 10 Jahre dauerte. 

In der antiken griechischen Mythologie beginnt die Geschichte des Trojanischen Krieges mit der Hochzeit des Peleus, eines sterblichen Mannes, und der Meeresnymphe Thetis. Alle Götter und Göttinnen waren zu dieser Feier eingeladen, außer der Göttin Eris, der Göttin der Zwietracht und des Streits. 

Der Sage nach führte genau die Rache von Eris letztendlich zum Ausbruch des Krieges. Das Ausmaß der Folgen ist gewaltig, aber das Gefühl ist ganz menschlich.

So kann es auch den Stakeholdern gehen, also allen beteiligten, betroffenen und interessierten Personen, die aus Versehen vergessen wurden. Damit dir später keiner Steine in den Weg des Projekts legt, ermittle gründlich alle deine Stakeholder. Das ist der erste große Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Stakeholdermanagement.

Für die Identifizierung aller Stakeholder gibt es eine ganze Reihe von verschiedenen Methoden: 

1. Teamworkshops
2. Erfahrungsaustausch
3. Projektmanagement-Datenbank
4. Stakeholder-für-Stakeholder-System
5. Unternehmensinterne Beschreibungen
6. Projektinterne Dokumente
7. Prozessmanagement-Methode

  

1. Teamworkshops

 

Unterschätze nie ein Gruppen-Workflow!

Allein oder im Team zu arbeiten ist oft eine Sache der Vorlieben. Aber für viele Kreativitätstechniken braucht es definitiv mehr als nur eine Person.

Brainstorming, Brainwriting, die Mindmap-Methode – die Möglichkeiten sind schier endlos! Teamworkshops sind der Schlüssel zu grenzenloser Kreativität!

Durch den Austausch von Gedanken und Ideen mit anderen können wir auf Einfälle kommen, die uns alleine nie in den Sinn gekommen wären.

Die Grundlage für diese kreativen Prozesse ist stets die Stakeholder-Definition:

  • Wer wird von dem Projektvorhaben beeinflusst?
  • Wer ist an den Projektmaßnahmen beteiligt?
  • Wer ist an dem Projektergebnis interessiert?
  • Wer könnte dem Projekt schaden?


Die Gruppendynamik entfaltet die Phantasie der Teilnehmenden. Am Ende des Workshops können die Ideen und Überlegungen sortiert, überprüft und anschließend gefiltert werden.

2. Erfahrungsaustausch

 

Wenn du nicht gerade in einem aufstrebenden Start-Up-Unternehmen arbeitest, ist es höchst unwahrscheinlich, dass dein Projekt das erste seiner Art ist.

Das bedeutet, dass du eine wahre Schatztruhe an Erfahrungen und Wissen anzapfen kannst, indem du dich mit Teams anderer laufender und abgeschlossener Projekte austauschst. Stell dir vor, was für spannende Geschichten und wertvolle Erkenntnisse deine erfahrenen Kolleg:innen zu bieten haben! Ihre Einblicke können dir helfen, Parallelen im Stakeholdermanagement zu erkennen und deine Liste potenzieller Stakeholder zu erweitern.

Darüber hinaus können deine Gesprächspartner:innen sicherlich fesselnde Anekdoten über ihre Interaktionen mit verschiedenen Personen oder Gruppen teilen. Diese Geschichten könnten dir wertvolle Einsichten liefern, die du bei deinem eigenen Umgang mit den Stakeholdern berücksichtigen kannst. Denk nur an all die wertvollen Lektionen, die du aus ihren Erfahrungen ziehen könntest!

3. Projektmanagement-Datenbank

Der Aufbau einer Wissensmanagement-Datenbank ist leider oft nicht die Kernaufgaben im Projektmanagement. Viele Projektmanager:innen könnten dies allein aufgrund der Definition des Projektmanagements als unangemessen empfinden, da jedes Projekt ein einmaliges Vorhaben darstellt.

Warum also etwas für die Zukunft festhalten, wenn es sich ohnehin nicht wiederholt?

Das Interessante dabei ist, dass Projektmanagement an sich gar nicht so einmalig ist, sondern besteht aus Tätigkeiten, die in jedem Projekt vorkommen. Daher macht es durchaus Sinn, eine Projektmanagement-Datenbank zu entwickeln.


Im Hinblick auf das Stakeholdermanagement bedeutet dies zum Beispiel

1. dass du zunächst alle wichtigen Stakeholdergruppen definierst und

2. dann ihre wichtigen Personen mit Beschreibung ihrer Zuständigkeiten und Besonderheiten in der Kommunikation mit ihnen festhältst.


Wann ist der beste Zeitpunkt für den Aufbau dieser Datenbank?

Genau jetzt!


Es spielt keine Rolle, ob du gerade erst mit deinem Projekt startest oder bereits am Ende angelangt bist. Das Wichtigste dabei ist die regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Daten.

Wenn du gerade erst mit deinem Projekt gestartet bist, kannst du in der Stakeholdermanagement-Datenbank die ersten Ergebnisse des Teamworkshops zu diesem Thema dokumentieren. 

Die wertvollsten und umfassendsten Informationen erhält man jedoch am Ende des Projekts. Dafür kannst du das Thema als einen eigenständigen Punkt auf der Lessons-Learned-Veranstaltung aufnehmen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts sind viele Teilnehmende nicht mehr emotional eingestellt und können die Projektergebnisse und das Vorgehen rational bewerten. 

Diese Erfahrungen sind ein unschätzbares Gut für zukünftige Projekte und ihre Teams.

Wenn du bereits über eine solch wertvolle Sammlung verfügst, kannst du daraus die meisten notwendigen Informationen für ein erfolgreiches Stakeholdermanagement entnehmen. Stell dir vor, welche Schätze an Erkenntnissen und Erfahrungen in dieser Datenbank verborgen liegen!
 

4. Stakeholder-für-Stakeholder-System

Das Stakeholder-für-Stakeholder-System ist eine geeignete Vorgehensweise, wenn du dich in der Organisation noch nicht so gut auskennst. Mit diesem System beginnst du bei den Stakeholdern, die dir bereits bekannt sind. Du führst mit jedem von ihnen ein kurzes Gespräch und fragst nach den weiteren relevanten Stakeholdern aus ihrer Sicht. Auf diese Weise wird dein Stakeholder-Kreis stetig erweitert und du wirst am Ende sicherlich niemanden vergessen. Diese Methode ermöglicht es dir:

  • die Stakeholder besser kennenzulernen, 
  • mit ihnen ins Gespräch zu kommen und 
  • gemeinsam erste Schritte für das Projekt zu unternehmen.


Stell dir vor, wie sich dieses System als Türöffner erweist, um in die Welt der Stakeholder einzutauchen! Durch diese direkten Gespräche erhältst du nicht nur wertvolle Einblicke in ihre Perspektiven und Anliegen, sondern baust auch gleichzeitig Beziehungen auf, die für den Erfolg deines Projekts von entscheidender Bedeutung sein können. Es ist wie ein spannendes Abenteuer, bei dem du mit jedem neuen Gespräch immer tiefer in das Geflecht der Interessen und Beziehungen eindringst.

5. Unternehmensinterne Beschreibungen

Organigramme und Stellenbeschreibungen sind nicht nur ein formeller Bestandteil jeder Organisation, sondern auch ein effizienter Weg, um sich schnell mit Schnittstellen und Verantwortlichkeiten einzelner Personen und Teams vertraut zu machen.

Für mich sind sie der Ausgangspunkt für eine umfassende Stakeholder-Recherche.

Warum? 

Weil sie alle Informationen liefern, die du zu Beginn benötigst:

  • Aufgaben,
  • Vertretungen,
  • Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten und
  • ihre Vorgesetzte.

 
Aber das ist noch längst nicht alles, was es sich lohnt, genauer unter die Lupe zu nehmen.

6. Projektinterne Dokumente

Bei umfangreichen Projekten mit externen Beteiligten bieten Verträge, Vereinbarungen und andere Unterlagen wertvolle Informationen zu:

  • Aufgaben und Zuständigkeiten einzelner Personen,
  • vereinbarten Projektfristen,
  • festgelegten Ansprechpartnern und
  • eventuell Kommunikationskanälen.

Natürlich erfordert dies eine gewisse Menge an Arbeit und je nach persönlicher Vorliebe möglicherweise eine als langweilig empfundene Dokumentenrecherche, aber…

Sei nicht faul! Es wird sich lohnen!

7. Prozessmanagement-Methode

Als leidenschaftliche Prozessmanagerin kann ich diese geniale Möglichkeit, alle Stakeholder zu identifizieren, nicht verschweigen.

Für diese Methode brauchst du eine Gruppe von Personen, die unmittelbar von dem Projektvorhaben betroffen sind. Sie können Einblicke geben in:

  • ihre täglichen Aktivitäten,
  • die Bereiche, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen (Schnittstellen),
  • wie ihre Prozesse ausgelöst werden und
  • wie sie abgeschlossen werden können.


Die Methode erfordert:

  • mehrere Beteiligte und 
  • ein Grundverständnis für Prozessmanagement.


Zudem ist sie oft sehr zeitintensiv.

 

Aber die Ergebnisse können nicht “nur” für das Stakeholdermanagement genutzt werden, sondern auch zur Analyse der Ausgangssituation im Projekt.

Die Identifikation aller Stakeholder ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Stakeholdermanagement in jedem Projekt.

Nehme diese Herausforderung ernst! 

Suche für dich eine Methode aus und starte damit den ersten von sechs Schritten, die jede:r Projektmanager:in in seinen/ihren Projekten durchläuft. Doch ob er/sie sie strukturiert und bewusst meistert oder im Chaos versinkt, ist eine ganz andere Frage.

Dennoch darf das Stakeholdermanagement nicht unterschätzt werden, denn es spielt eine entscheidende Rolle im Projektmanagement. Durch ein effektives Stakeholdermanagement können zahlreiche Ziele erreicht werden:

  • Mehr Akzeptanz und Zustimmung zum Projektvorhaben,
  • Bessere Zusammenarbeit mit allen betroffenen, beteiligten und interessierten Personen,
  • Weniger Konflikte und Widerstände,
  • Langfristige Projekterfolge,
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit,
  • Frühzeitige Risikoerkennung,
  • Ressourcenoptimierung sowie
  • Klare und transparente Kommunikation und Informationsaustausch.


Möchtest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu? 

Erfahre in meinem Artikel “In 6 Schritten zu einem strukturierten Stakeholdermanagement - Die ultimative Anleitung”, wie du dein Stakeholdermanagement von Grund auf strukturiert und effizient organisierst.

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Lora Burhorn

Als erfahrene Prozess- und Projektmanagerin unterstützt Lora Burhorn Unternehmen dabei, ihre Projektmanager und -teams zu professionalisieren. Mit ihrem Blog managerin.eu, Seminaren, Workshops und Beratungsangeboten teilt sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Projekte erfolgreich umzusetzen. Ihr Ziel ist es, durch effektives Projektmanagement zum Erfolg und Wachstum von Unternehmen beizutragen.


Kommentare

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25.01.2024 – 16:55

Benjamin Kühnast

Vielen Dank für den sehr umfassenden Einblick! Auch ich bin der Meinung, dass hier die Maximal-Ausprägung beschrieben wird. In den meisten Fällen sollte es reichen, wenn man sich selbst oder im kleinen Kreis einen Überblick mittels einer Stakeholderanalyse schafft. Wie das funktioniert, habe ich mal in einem eigenen Blog-Beitrag beschrieben: management-methods.de/management-methoden-ueberblick/projektmanagement/methode-der-stakeholderanalyse-einfach-erklaert/

08.01.2024 – 15:21

Guido Bacharach

Das ist alles richtig und gut zusammengefasst. Ein guter Projektleiter sollte aber mit zunehmender Erfahrung auch in der Lage sein, "Fünfe gerade sein zu lassen". Planung ist, ob termingesteuert oder agil immer nur eine Richtschnur des Handelns.

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Lora Burhorn

Als erfahrene Prozess- und Projektmanagerin unterstützt Lora Burhorn Unternehmen dabei, ihre Projektmanager und -teams zu professionalisieren. Mit ihrem Blog managerin.eu, Seminaren, Workshops und Beratungsangeboten teilt sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Projekte erfolgreich umzusetzen. Ihr Ziel ist es, durch effektives Projektmanagement zum Erfolg und Wachstum von Unternehmen beizutragen.