Versäumte Deadlines und ihre Folgen

Deadlines werden nicht ohne Grund festgelegt. Zum einen steht hinter vielen Projekten ein Auftraggeber oder Kunde, der auf Ergebnisse wartet. Eine versäumte Deadline würde in diesem Fall einen ganzen Rattenschwanz negativer Konsequenzen nach sich ziehen. Denn die Verschiebung eines einzelnen Auftrags kann zu Verzögerungen bei anderen Projekten führen.

Zudem würde ohne eine Frist das Gefühl der Dringlichkeit fehlen, es gäbe keine Rahmen für eine Strukturierung und für die Einteilung eines Projekts in Teilschritte. Darüber hinaus wäre die Motivation, Dinge voranzutreiben, geringer. Es ist sehr einfach, ein Projekt aufzuschieben oder zu übersehen, für das keine Frist gesetzt wurde. Mit Hilfe von Fristen wird dies höchstwahrscheinlich vermieden.

Eine nicht eingehaltene Frist kann empfindliche Folgen haben. Sie erschwert die Zusammenarbeit mit Kunden und Auftraggebern und führt zu Unmut. Ein Unternehmen, das regelmäßig Fristen nicht einhält, schadet seinem Image und läuft Gefahr, Aufträge zu verlieren oder gar vertragsbrüchig zu werden. Darüber hinaus können versäumte Deadlines nicht nur unnötig Zeit, sondern auch Geld kosten. 

Beispiel Verzugszinsen

Versäumte Deadlines kosten Zeit und Geld. Dass eine verpasste Frist eine teure Angelegenheit werden kann, zeigt sich besonders deutlich am Beispiel Verzugszinsen. Hält die Rechnungsabteilung gesetzte Zahlungsfristen nicht genau ein – oder kann diese nicht einhalten, weil aufgrund verpasster Projektfristen keine Kundengelder ins Unternehmen fließen, kann das Unternehmen, denen man das Geld schuldig bleibt, nach Ablauf der Zahlungsfrist Verzugszinsen berechnen. Dabei berechnen sich die Verzugszinsen anhand des von der Bundesbank festgelegten Basissatzes von aktuell 1,65 % (Stand 2023) und den Verzugszinssätzen für Unternehmenskunden. Die Verzugszinsen werden dabei pro Tag angesetzt. Konkret bedeutet das: Jeder weitere Tag, an dem die Deadline nicht eingehalten wird, zählt und kostet das Unternehmen bares Geld. 

Fristen festlegen und verwalten

(Eigehaltene) Deadlines haben auf vielen Ebenen einen positiven Effekt. Eine Deadline kann zunächst einmal als ein Zeitpunkt beschrieben werden, zu dem etwas fällig ist. Sie ist jedoch viel mehr als das. Sie ist vielmehr ein Ziel, das gesetzt wurde und eine Erwartung, die eine Partei an eine andere hat. Am Arbeitsplatz gibt es zahlreiche Arten von Deadlines und Fristen. Abhängig vom Unternehmen können darunter folgende Fristen fallen:  

Egal, um welche Art von Frist es sich handelt: Das oberste Gebot ist, darauf zu achten, die Frist so zu setzen, dass sie eingehalten werden kann. Was selbstverständlich klingt, ist in der Praxis nicht immer so einfach umzusetzen, wenn beispielsweise ein ungeduldiger Kunde oder Chef im Nacken sitzt. Auch der Arbeitsaufwand für ein Projekt wird häufig unterschätzt.

Daher gilt: Vor dem Setzen einer Frist muss die Komplexität der Arbeit ermittelt werden. Ein Projektstrukturplan kann dabei helfen, den Umfang der Arbeit besser zu verstehen. Nur so kann der Zeitaufwand angemessen eingeschätzt werden. Und mit dem Strukturplan kann die Fristsetzung darüber hinaus glaubwürdig gegenüber Vorgesetzten und Kunden kommuniziert werden. 

Jeder Projektmanager weiß, dass im Laufe eines Projekts selbst bei bester Planung und Vorbereitung unerwartete Probleme auftauchen können. Diese können sich aus der Arbeit an sich ergeben oder auch durch unerwartete Umstände wie beispielsweise eine Erkrankung wichtiger Mitarbeiter bedingt sein. Daher sollte jeder Frist ein passender Zeitpuffer hinzugefügt werden, damit die Deadline auch unter widrigen Umständen eingehalten werden kann. Für eine optimale Verwaltung der Frist sind dann weitere Punkte entscheidend.

Zusammenarbeit mit verantwortungsvollen Partnern

Es ist viel einfacher, einen Termin einzuhalten, wenn jemand erwartet, dass man sich daran hält. Und gerade bei internen Deadlines ist das nicht immer der Fall. Doch auch, wenn von außen oder von oben kein bestimmter Termin für den Projektabschluss festgelegt wurde, ist es wichtig, auch eine selbstgesetzte Deadline einem Vorgesetzten oder Kunden mitzuteilen. Die Person wird nachhaken, wenn es zu Verzögerungen kommt und dies wirkt motivierend. Wird im Rahmen eines Projekts mit Externen zusammengearbeitet, sollte zudem darauf geachtet werden, dass es sich um absolut zuverlässige Partner handelt.

Multitasking vermeiden 

Multitasking mag den Anschein erwecken, dass man <link zeiterfassung-sorgt-fuer-planungssicherheit>mehr in kürzerer Zeit erledigen kann und manchmal lässt es sich auch nicht vermeiden, Dinge gleichzeitig anzugehen. Aber oft zeugt Multitasking lediglich von schlechter Planung oder mangelnden Ressourcen. Und wer an zu viele Dinge gleichzeitig denkt, brennt schneller aus und neigt dazu, Fehler zu machen. Die Deadline sollte so ausgelegt sein, dass jeder Projektmitarbeiter seine Zeit, Mühe und Aufmerksamkeit immer nur auf eine einzige Aufgabe konzentriert. Wenn diese erledigt ist, motiviert das Abhaken von der Liste, sich der nächsten Aufgabe zuzuwenden.

Erinnerungen setzen

Eine einfache Erinnerung kann einen großen Unterschied machen und viel dazu beitragen, dass Termine eingehalten werden. Aufgabenbenachrichtigungen per E-Mail oder im Kalender sorgen dafür, dass nichts vergessen wird und alles zur richtigen Zeit vorliegt.

Fristen sind in der Geschäftswelt aus mehreren Gründen wichtig. Sie setzen Erwartungen und tragen dazu bei, die Mitarbeiter zu motivieren. Die Verwaltung von Fristen ist ein wichtiger Teil des Zeitmanagements insgesamt und es heißt, diesbezüglich vorausschauend zu planen.