Holger Zimmermann 

– 25.03.2022

Die Projekt-Retter vom Dienst

Wie heißt es doch so schön: Der Erfolg hat viele Väter. Doch manchmal bedarf es eines Projekt-Retters, damit überhaupt ein Erfolg gefeiert werden kann. Was aber zeichnet diese stillen Helden aus und wie schaffen sie es, in letzter Minute noch das Ruder herumzureißen?

Dass ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, steht in der Regel außer Frage. Doch immer wieder kommt es vor, dass sich während der Umsetzungsphase die Fehler derartig summieren und ein Scheitern unausweichlich zu sein scheint. Da gilt es Ruhe zu bewahren und nicht gleich die „Flinte ins Korn“ zu werfen. 

In dieser Situation agieren viele Projektverantwortliche üblicherweise nach dem Motto “Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, haben wir unsere Anstrengungen verdoppelt”. Sie hoffen, durch Aktionismus das endgültige Desaster noch vermeiden zu können. Doch wer nicht weiß, in welche Richtung er laufen muss, dem hilft es auch nichts, wenn er doppelt so schnell ist. Ankommen wird er kaum. Da hilft nur eins: Abstand, Sachlichkeit und Fachwissen. Doch das ist von den betroffenen Projektleitern und deren Teams in einer solchen Situation kaum zu erwarten – denn ziemlich sicher haben sie schon vorher versucht, das Projekt wieder „on track“ zu bringen. 


Der Wahrheit ins Gesicht blicken

In diesen Momenten ist es ratsam, sich Hilfe von außen zu holen. Das gewichtigste Argument, dass dafür eine neutrale außenstehende Person oder ein externes Team zu Rate zu ziehen, ist deren Unvoreingenommenheit. Wer ohne Vorbelastung, mit einem neutralem Blick in die Analyse einsteigen kann, ist eindeutig im Vorteil. Er hat eine reelle Chance, das Projekt wieder auf Spur zu bringen – vorausgesetzt, dass ausnahmslos alle Karten auf den Tisch gelegt werden. Das gilt auch für besonders unangenehme Fakten. Im schlimmsten Fall kann es sogar sein, dass der ein oder andere sich berechtigte Sorgen um seine berufliche Zukunft macht, falls das Projekt schlussendlich doch noch ins Wasser fällt. 


Der Menschenversteher

Doch das ist noch nicht alles. Ein Projekt-Retter muss neben seiner Kompetenz auch über die nötige Menschenkenntnis, Einfühlungsvermögen und Zielstrebigkeit verfügen. Und er sollte ein feines Gespür im Umgang mit anderen Menschen haben– insbesondere in heiklen Situationen. Er muss in der Lage sein, die Projektmitarbeiter zu seinen Verbündeten zu machen, auch wenn sie ihm vermutlich skeptisch entgegentreten. Nur wenn es dem Projekt-Retter gelingt, ihr Vertrauen zu gewinnen und mit ihnen gemeinsam die Stolpersteine und Fehler zu identifizieren, kann er auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts hoffen. Ohne ihr Zutun ist er machtlos – allein das „Wir“ zählt und erhöht die Erfolgsaussichten. 

Um ein solches Wir-Gefühl zu erzeugen, braucht man Vertrauen. Das wiederum muss man sich erst einmal verdienen. Das gilt selbstverständlich auch für den Projekt-Retter. Doch dieser hat in der Regel einen Trumpf in der Hand: Er beherrscht sowohl die Methoden als auch die Werkzeuge aus dem Effeff und kann auf unzählige praktische Erfahrungen zurückblicken. Doch es gibt noch etwas, das einen erfolgreichen Projekt-Retter auszeichnet. Er geht von einem annahmebasierten Ansatz aus, der sich darauf fokussiert was unter den gegebenen Umständen möglich ist. Dieses Prinzip setzt auf klassische Projektmanagement-Tools – aber nicht für das Abarbeiten von Aufgaben, sondern um Annahmen zu treffen und Handlungsoptionen auszuloten. Es geht bei dieser Sichtweise nicht darum, dass die “richtigen” Dinge auf das Papier gebracht werden, sondern herauszufinden, welche Faktoren in welchem Ausmaß zum Scheitern geführt haben. 


Die richtigen Schlüsse ziehen

So reift nach und nach ein Bild, das dem Projekt-Retter hilft, die Richtung zu finden, in der die Lösung liegen könnte. Auf dieser Idee basierend entwickelt er Leitfragen, die sukzessiv beantwortet werden sollen. So kann eine Meilenstein-Trendanalyse zu einem hilfreichen Instrument werden, um Annahmen über Zeitverläufe und eintretende Ereignisse zu überprüfen. Im Blick dabei immer: die Differenz zwischen Annahme und Realität, denn sie erlaubt es die richtigen Schlüsse zu ziehen und zu lernen.

Dieser Denkansatz wird seit Jahrzehnten von den Projektmanagement-Spezialisten von Projektmensch gelebt und hat schon so manches Projekt gerettet. Das Besondere daran ist der Grundsatz, das Scheitern als Chance zu sehen und daraus zu lernen. Es geht darum zu fragen, warum etwas passiert ist und Veränderungen für die Zukunft abzuleiten. Das Scheitern wird dabei akzeptiert und nicht verteufelt. Allein dieser Perspektivwechsel eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Der Projekt-Retter definiert Scheitern als „normal“ und entzieht damit dem sonst so verhassten Zustand seine negative Wirkung. Er sorgt dafür, dass Lernen stattfinden kann – und zwar nicht chaotisch und wild, sondern mit dem Ziel Erfahrung aufzubauen. So kann ein Projektteam wieder zusammenfinden und gemeinsam das Ruder herumreißen. Zum eigenen Vorteil und dem des Unternehmens.


Weitere Informationen unter: www.projektmensch.com

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Holger Zimmermann

Holger Zimmermann ist Gründer und Geschäftsführer des Projektmanagement-Beratungsunternehmens Projektmensch.


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Holger Zimmermann ist Gründer und Geschäftsführer des Projektmanagement-Beratungsunternehmens Projektmensch.