Matthias Helmreich 

– 04.12.2023

Internationaler Tag des Ehrenamtes 2023

 

Als gemeinnütziger Verein wird die GPM in vielen zentralen Bereichen maßgeblich von ehrenamtlicher Arbeit geprägt. Vereinsmitglieder, die ehrenamtlich tätig sind, wirken an der Umsetzung der strategischen Ziele in vielfältiger Form mit. Dies erfolgt einerseits in Gremien, die spezifische Aufgabenbereiche abdecken, wie etwa dem Präsidialrat oder dem Finanzausschuss. Andererseits sind viele ehrenamtliche Vereinsmitglieder beispielsweise in Regional- und Fachgruppen organisiert. Alle GPM Mitglieder haben die Möglichkeit, ehrenamtlich aktiv zu werden und ihr Wissen zu teilen.

Zum diesjährigen Internationalen Tag des Ehrenamtes wollte Matthias Helmreich, GPM Community Manager von Fenja Reinisch-Gengelazky, Delegierte Wahlbezirk Schleswig-Holstein und Mitglied im Young Crew Management Board wissen, weshalb sie sich ehrenamtlich bei der GPM engagiert, was für sie das Besondere an der ehrenamtlichen Arbeit ist, und welche Motivation dahintersteckt.


Hallo Fenja, es freut mich sehr, dass du dir heute die Zeit für unser Interview nimmst. Vielleicht magst du dich zum Einstieg kurz selbst vorstellen?


Fenja Reinisch-Gengelazky:
Ja, sehr gerne! Ganz lieben Dank für die Einladung! Ich heiße Fenja Reinisch-Gengelazky, komme aus Kiel, bin inzwischen allerdings auch im schönen Weserbergland in Südniedersachsen beheimatet. Ich arbeite in Kiel und bin bei DSN Connecting Knowledge, einer Projektmanagementagentur, angestellt – unser Credo: Innovation durch Kooperation. Bei DSN betreue ich Projekte in den Bereichen Projektentwicklung bzw. Fördermittel sowie Kooperationsmanagement; aktuell umfasst dies einige Projekte in der deutsch-dänischen Grenzregion. Ich bin darüber hinaus intern für den Bereich Projektmanagementkultur und Qualitätsmanagement zuständig – ein Bereich, der eigentlich sehr viele typische Aufgaben eines PMOs umfasst: von Projektmanagement-Standards über interne Schulungen, Unterstützung und Begleitung oder auch „Feuerwehr-Spielen“ in bestehenden Projekten.

Spannend! Gibt es besondere PM-Methoden oder Dinge aus dem IPMA Standard, die dir bei deiner täglichen Arbeit helfen oder die du dafür besonders gut findest?

Als ganz besonders hilfreich empfinde ich, dass die ICB 4 inzwischen nach Kompetenzen ausgerichtet ist, nicht nach Standard-Prozessen. Wir arbeiten in unterschiedlichen Förderprogrammen mit sehr unterschiedlichen Begrifflichkeiten. Während wir bei uns von Teilprojekten und Arbeitspaketen reden, gibt es in bestimmten Förderprogrammen ganz andere Strukturen: Hier hat man beispielsweise Arbeitspakete und da drunter Aktivitätsgruppen und darunter wiederum Aktivitäten. Oder es gibt keine Teilprojekte, sondern das Ganze nennt sich Teilziele, da drunter gibt es dann bestimmte Meilensteine, wobei Meilensteine in dem Fall eher gleichzusetzen sind mit Outputs. Das ist manchmal etwas verwirrend; da kann der IPMA Standard mit seinen Definitionen helfen, auch über Projekte hinweg mit den Begrifflichkeiten aufzuräumen und ein gemeinsames Verständnis herzustellen. Zum anderen sehen die klassischen Projektmanagement-Phasen bei uns in jedem Projekt natürlich auch immer ein bisschen anders aus, obwohl wir natürlich, soweit möglich, Prozesse standardisieren. Dadurch, dass wir in der Rolle des Dienstleisters jedoch beispielsweise nicht immer von Anfang an bei einem Projekt dabei sind, es dann vielleicht schon erste Schritte für ein PM-System, den typischen Kickoff oder ähnliches gegeben hat – oder eben auch noch nicht, können wir sehr davon profitieren, dass die ICB ein breites Spektrum an Möglichkeiten und Kompetenzen zur Verfügung stellt, sodass wir selbst befähigt werden zu entscheiden, was wann jeweils am besten anzuwenden ist.

Sehr schön. Danke für den Einblick. Wir wollen uns ja heute vor allem über deine ehrenamtliche Aktivität bei der GPM unterhalten. Könntest du kurz skizzieren, wie das angefangen hat und wie lange du jetzt schon dabei bist?

Zur GPM fand ich 2017, als ich in meinen derzeitigen Job wechselte. Mein damaliger, ich sag jetzt mal in Anführungsstrichen „Vorgänger“, war Mitglied der GPM Regionalgruppe Kiel und als sein Platz frei wurde, fragte man mich. Mein Arbeitgeber unterstützte dies und da das natürlich eine schöne Netzwerkarbeit in Kiel bedeutete, habe ich das dann gemacht und bin da sozusagen reingerutscht. Ehrlich gesagt, habe ich es lange Zeit etwas niedrigschwellig nebenherlaufen lassen. Ich bin ab und an zu Veranstaltungen gegangen, fand mich aber in den Themen nicht so recht wieder. So war ich beispielsweise bei Treffen dabei und hab gedacht: „Es ist total schön, dass hier über das Zukunftsprofil eines Projektmanagers gesprochen wird, aber bei meinen Projektalltagsproblemen hilft mir das nicht weiter!“ Ich muss gestehen, ich war dann sogar kurz davor aus der GPM auszutreten, habe mich daher doch nochmal intensiver mit dem Verein, der Fachzeitschrift, dem Newsletter und vor allem mit den Veranstaltungen befasst – und habe festgestellt, dass es die Young Crew gibt! 2019 bin ich dann zum Young Crew Summit nach Frankfurt gefahren. Ich war die Einzige aus Kiel – am Anfang der Veranstaltung machten wir zur Vorstellungsrunde einen Raumanker: dass nördlich von Hamburg noch irgendwer herkommen könnte, daran hat keiner gedacht. Kurzum, ich stand am oberen Ende des Raumes in der Garderobe und durfte noch laut „Hier!“ schreien. Ich war an den Tagen sehr angetan davon, dass ich freundlich und offenherzig von allen empfangen wurde, obwohl ich vorab niemanden gekannt hatte. Das war eine tolle Kultur, man kam sehr schnell mit Leuten ins Gespräch! Was mich beeindruckte war, wie breit das fachliche Spektrum gefächert war. Ich habe tatsächlich bis heute niemanden in der Young Crew gefunden, der genau das gleiche Jobprofil hat wie ein anderer; aber alle vereint dieses Brennen fürs Projektmanagement! Und das Feuer ist dann irgendwie auch auf mich übergesprungen.

Das klingt nach einer aufregenden Reise!

Ja, im Zuge dessen wurde ich dann auch gefragt, ob ich bei „Projektmanagement macht Schule“ unterstützen möchte. Das war ein Projekt, das am Rande des PMO Tags in Nürnberg durchgeführt wurde. Dort habe ich zusammen mit einer anderen Young Crewlerin das dortige Team unterstützt und durfte mit einer Schulklasse im Bereich Berufsorientierung die „Projektmanagement macht Schule“-Methodik anwenden. Das hat sehr viel Spaß gemacht und ich habe gemerkt: Das Ehrenamt hat wirklich etwas für sich! Inzwischen bin ich im Management Board der Young Crew Deutschland und fühle mich dort sehr wohl! Hier hatten wir in den letzten Jahren auch einiges zu tun, um die Mitglieder wieder zu aktivieren, denn durch Corona war doch vieles zum Erliegen gekommen. Manche alteingesessenen Young Crewler sind leider auch altersbedingt einfach rausgefallen, sodass wir schon ein bisschen was bewegen mussten, was wir aber auch – nicht zuletzt dank liebevoller Tritte in den Hintern und grandioser Unterstützung vom Hauptamt – super gut hinbekommen haben.


Du bist ja sehr aktiv in der GPM, neben deinen Tätigkeiten in der Young Crew bist du unter anderem auch noch Delegierte in Schleswig-Holstein. Gibt es dabei einen bestimmten Grund, warum du dich überhaupt in diesem Bereich beziehungsweise in der GPM ehrenamtlich engagierst?

Das ist eine gute Frage, die ich mir in Vorbereitung auf den Termin auch gestellt habe. Ich kann sie aber tatsächlich nicht konkret beantworten, weil ich mehr oder minder einfach reingeschlittert bin und dann gemerkt habe: Das funktioniert, das tut mir gut und das macht Spaß! Ehrlich gesagt bin ich früher nie jemand gewesen, der kontinuierlich einer ehrenamtlichen Tätigkeit nachgegangen ist. In der GPM habe ich aber gemerkt: Es passt irgendwie – von den Leuten her, von der Unterstützung und auch von den Themen. Ich finde es enorm bereichernd, da man neben der fachlichen Expertise auch menschlich viel dazulernt. Wenn man es irgendwie deklarieren möchte, würde ich es einfach als den intrinsischen Wunsch des Wachstums oder so ähnlich bezeichnen. Genauer kann ich es tatsächlich nicht beschreiben – es fühlt sich einfach gut und richtig an. (lacht)

Gibt es dabei etwas an der GPM, das dir besonders gefällt, etwas das du besonders hervorheben möchtest?

Grundsätzlich würde ich da von mehreren Ebenen sprechen. Das eine ist die Fachlichkeit. Man hat gute Möglichkeiten, Wissen zu erwerben, ob bei kostenpflichtigen oder kostenfreien Veranstaltungen, egal ob online oder in Präsenz. Zudem wird auch eine ganze Menge gemacht, um den ehrenamtlich aktiven Mitgliedern ein tolles Spektrum zu bieten, sodass sich diese zum Beispiel noch zusätzlich für ihre Tätigkeit weiterbilden können. Wissen erwerben, wäre also das Eine. 

Zum anderen haben wir aber auch Möglichkeiten, Wissen konkret anzuwenden, zum Beispiel Young Crew Wettbewerbe wie GeCCo oder die Project Management Championship. Genauso gibt es aber auch Möglichkeiten, sich im Ehrenamt selber auszuprobieren, etwa die Projektleitung für das eine oder andere Projekt wie beispielsweise einen Young Crew Summit zu übernehmen. Dabei merkt man dann auch, dass Führung im Ehrenamt definitiv etwas anderes ist, als Führung im Hauptjob und man mit ganz anderen Herausforderungen zu kämpfen hat. (lacht)

Darüber hinaus haben wir einfach ein wunderbares Netzwerk, um Erfahrungen auszutauschen. Ich habe zum Beispiel dieses Jahr an der PMO Werkstatt teilgenommen und ich stehe jetzt im Nachgang immer noch mit einigen Leuten im Kontakt, damit wir uns über die eigene PMO-Arbeit regelmäßig austauschen. Und wenn wir Young Crewler uns einmal jährlich zum Summit treffen, ist das ein bisschen wie Familientreffen. Ebenso wachsen einem aber auch die hauptamtlichen Mitarbeiter ans Herz. Es stehen einfach überall tolle Menschen hinter der GPM und das gibt einem unfassbar viel zurück!


Gibt es einen speziellen Moment im Ehrenamt, der dir besonders in Erinnerung geblieben ist?

Ja, da gibt es tatsächlich mehrere Erinnerungen. Zum einen ist mir ein Terrassenmoment in Berlin noch gut in Erinnerung. Wir standen kurz nach Corona bei einem Treffen von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern an der Spree und dann hieß es plötzlich seitens Hauptamt: „Mensch, wir müssen irgendwie dieses Jahr noch ein Young Crew Summit auf die Beine bekommen!“ Da habe ich ein bisschen Schnappatmung bekommen, denn das sollte im Herbst stattfinden, sodass wir nur noch etwa drei Monate Zeit hatten. Wir haben den Summit aber dank der tollen Unterstützung seitens Ehrenamtlern und hauptamtlichen Mitarbeitern tatsächlich in Hannover ausgerichtet und es hat alles wunderbar geklappt!

Das kann ich bestätigen! Der Summit in Hannover 2022 war ein voller Erfolg!

Zudem habe ich noch einen Schlüsselmoment, der eher privater Natur ist. Ich hatte ja bereits vom Young Crew Summit 2019 und der sehr aufgeschlossenen Atmosphäre berichtet. Dort habe ich zunächst im Workshop, dann bei der abendlichen Gala-Veranstaltung meinen jetzigen Mann kennengelernt. Das war sicherlich einer der wichtigen Schlüsselmomente, weil er doch einiges an Auswirkungen auf die folgenden Jahre hatte. (lacht)

Danke Fenja, dass du diesen privaten Moment mit uns teilst. Abschließend noch eine Frage: Gibt es noch etwas, dass du der GPM Community mitteilen möchtest, etwas das dir auf dem Herzen liegt?

Ich möchte gerne dazu ermuntern, in der GPM ehrenamtlich aktiv zu sein! Das ist eine tolle Möglichkeit, inspirierende Menschen kennenzulernen, Erfahrungen zu sammeln und Führungskompetenzen zu erwerben. Ich glaube, richtig viel aus einer Mitgliedschaft – inklusive Aha-Momente – holt man tatsächlich nur raus, wenn man auch aktive Schritte geht und den Kontakt zu anderen sucht!

Liebe Fenja, ich bedanke mich ganz herzlich für das Gespräch und natürlich auch für dein tolles Engagement bei der GPM!


Interview: Matthias Helmreich, 22.11.2023

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Matthias Helmreich ist im GPM Community Office Ansprechpartner für Firmen- und Hochschulmitglieder sowie für Studierende und Dozierende.


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