Warum der Blick über den Tellerrand im Mittelstand so essentiell ist

Die Planung und Umsetzung von Projekten ist grundsätzlich eine diffizile und anspruchsvolle Aufgabe – erst recht, wenn es sich um IT-Projekte handelt. Zahlreiche Studien belegen, dass diese Projekte oft länger dauern als geplant, der Kostenrahmen vielfach überschritten und die Zielvorgaben nur selten eingehalten werden. Die Gründe sind vielfältig. Aber seit sich Unternehmen bewusster mit dem Faktor Mensch beschäftigen, wird deutlich, dass die Methoden und Lösungen noch so gut sein können. Wenn die Projektteams jedoch nicht motiviert sind, nutzt das alles nichts. Im Folgenden wird anhand eines konkreten IT-Projekts – der Einführung eines Product Information Management Systems (PIM) – aufgezeigt, welche Stolpersteine und Risikofaktoren es gibt, aber auch welche Projekt-Booster.

Doch zunächst muss folgendes festgehalten werden: Im Mittelstand herrscht ein weitverbreiteter Ressourcen-Mangel. Erschwerend kommt hinzu, dass IT-Projekte mehrheitlich auch von den IT-Verantwortlichen umgesetzt werden. Das scheint einerseits plausibel, bringt aber zwei Schwierigkeiten mit sich. Erstens, wird dadurch Personal gebunden, das im Zuge der digitalen Transformation an anderen Stellen im Unternehmen benötigt wird. Und zweitens, verfügen IT-Leiter nicht automatisch über die erforderliche Umsetzungs- und Projektmanagementkompetenz. Im Kontext des Fachkräftemangels kommt hinzu, dass die meisten Unternehmen sowieso schon auf Maximallast fahren und Projektteams einem enormen Druck ausgesetzt sind.

Tipp: Auf externe Projektleitung zugreifen

Deshalb empfiehlt es sich von Anfang an professionelle Hilfe von außen zu holen. Das reduziert zum einen den Aufwand in der IT und zum anderen kann auf diese Art und Weise das gesamte Team besser eingebunden und gesteuert werden. Im Fall des Werkzeugmittelherstellers hatte man des PIM-Projekts bereits mehrfach versucht umzusetzen – ohne Erfolg. Die größte Herausforderung war die Tatsache, dass die benötigten Ressourcen nicht zur Verfügung standen, sodass die einzelnen Schritte nicht wie geplant umgesetzt werden konnten. Gerade bei der Zusammenführung von zwei IT-Systemen sind nicht nur zahlreiche Unternehmensbereiche betroffen, sondern vor allem auch die Anwender. Stößt ein Projekt bereits gleich zu Beginn an seine Grenzen, ist das Dilemma vorprogrammiert.  

Tipp: Zentrale Kommunikationsstruktur etablieren      

Entscheidend ist an dieser Stelle der Perspektivwechsel, denn um Projekte erfolgreich umzusetzen ist die Projektmanagement-Kompetenz wichtiger als die Fachkompetenz. Gerade IT-Projekten wird gerne unterstellt, sie würden sich aufgrund der Komplexität und speziellen Technikanforderungen lediglich von Fachleuten planen und steuern lassen. Das Gegenteil ist der Fall. Bei der Planung und dem Management von IT-Projekten sollten Projektmanagement-Spezialisten federführend sein – unterstützt durch die Fachkompetenz der IT und idealerweise der Fachabteilungen, die in das Projekt involviert sind. Damit dieser Abstimmungsprozess funktioniert, bietet es sich an, eine zentrale Kommunikationsplattform einzuführen und Kommunikationsregeln und Prozesse zu definieren.

Tipp: Projektkompetenz sticht Fachkompetenz

Die Tatsache, dass beim Werkzeughersteller – wie es in anderen Unternehmen ebenfalls üblich ist – auf die Kompetenz der IT gesetzt wurde, entpuppte sich auch hier als falsch. Wichtig war, zwischen der methodischen und der fachlichen Kompetenz zu unterscheiden. Diese Differenzierung bringt zwei Vorteile mit sich: Zum einen lässt sich seitens der methodischen Führung klar definieren, welche Schritte, Ressourcen und andere Voraussetzungen notwendig sind, um das Projekt umzusetzen. Zum zweiten kann sich der Fachvertreter auf die Anforderungen aus IT-Sicht fokussieren. Das garantiert, dass prozessuale Aspekte nicht mit kommunikativen oder gar technischen Anforderungen vermischt werden. Durch diese einfache, aber nachvollziehbare Trennung konnte man auch das PIM-Projekt des Werkzeugherstellers entzerren und für Klarheit sorgen.

Tipp:  Transparenz schafft Klarheit und Vertrauen

Durch diese Trennung entsteht mehr Übersicht und auch Abhängigkeiten sowie Verbindungen werden nachvollziehbar. Wenn außerdem klare Strukturen und Projektphasen dazukommen, entsteht ganz von allein eine Projekttransparenz, die allen Beteiligten hilft, den Überblick zu behalten. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist dabei die Tatsache, dass die Projektmitglieder so auch die eigene Position und Verantwortung viel deutlicher sehen. Das unterstützt das Wir-Gefühl und sorgt unterbewusst für ein größeres Kommittent und eine höhere Motivation.

Tipp: An die vier Eckpfeiler von Projekten denken

Zugleich dürfen die grundlegenden Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten nicht vergessen werden. Erstens: die konkrete Definition des Projektziels, das mit allen Projektmitgliedern geteilt wird. Zweitens: die Implementierung einer Projektstruktur, mit der die Teammitglieder konform gehen. Drittens: der Aufbau einer Regelkommunikation, die die Grundlage – um nicht zu sagen der Booster - des Projekts ist. Viertens: das proaktive und nachhaltige Einbinden der Menschen in die Planung und Umsetzung. 

Tipp: die Projektmannschaft zu Komplizen machen

IT-Projekte scheitern nicht zuletzt deshalb so oft, weil hier die Technik und nicht der Mensch im Vordergrund steht. Umso wichtiger ist es, das Augenmerk auf diejenigen zu richten, die das Projekt mit Leben füllen – die Teammitglieder. Projekte bringen immer Veränderung mit sich – für die Projektteams selbst, aber auch für die anderen Bereiche eines Unternehmens. Beim PIM-Projekt des Werkzeugherstellers etwa bestand die Herausforderung darin, zum einen die Ziele und Vorteile des Projekts zu vermitteln. Zum anderen galt es, ein Kernteam zusammenzustellen und motivieren, dass sich trotz der hybriden Arbeitssituation zum Projektziel bekennt und dieses gemeinsam erarbeitet.

Beim Werkzeughersteller war es schließlich ein Kernteam aus 7 Personen und 3 Zulieferern, das unter externer Führung und mit interner fachlicher Begleitung das PIM-Projekt erfolgreich umgesetzt hat. Neben der Tatsache, dass es sich um ein kleines Team handelte, das federführend war, erwies sich vor allem der Einsatz eines externen Projektspezialisten als hilfreich.

Tipp: der Ton macht die Musik

Warum? Weil dieser zum einen über das Fachwissen und die Expertise verfügte und zum anderen keinerlei Rücksicht auf Befindlichkeiten innerhalb des Unternehmens nehmen musste. Vor allem aber war diese Person unbelastet und über jegliche Parteinahme erhaben – allen war klar, dass es hier ausschließlich um den Erfolg des Projekts ging. Das sorgte für ein Maximum an Akzeptanz – einem wichtigen Parameter für den Erfolg. Doch noch etwas machte den Unterschied: die Sprache. Mit dem neuen Projektleiter wurde auch eine neue Sprache etabliert. Es wurde eine Kommunikation auf Augenhöhe und eine respekt- und rücksichtsvoller Umgang vorgelebt und damit indirekt auch eingefordert. Ein Sprachbeispiel: Aufgaben wurden nicht mehr zugewiesen, sondern verteilt und es wird vom „Wir“ gesprochen und nicht vom „Ihr“. Und noch etwas: Bevor der externe Projektleiter aktiv wurde, gab es mit jedem Einzelnen ein persönliches Gespräch über das Ziel des Projekts und die individuellen Aufgabenstellungen. Dabei konnte der Projektleiter auf die Bedürfnisse der Projektmitglieder eingehen und deren Interessen und Positionen kennenlernen.

Fazit:   

Für IT-Projekte gelten vom Grundsatz her die gleichen Regeln wie für andere Projekte. Nicht zuletzt deshalb können auch externe, neutrale Projektmanagement-Spezialisten diese erfolgreich leiten. Hilfreich ist es allerdings, wenn dem Projektleiter eine IT-Fachkraft zur Seite steht. Bei allen strukturellen Aspekten sollten die „soften Faktoren“ nicht vergessen werden. Die Motivation und Kompetenz derjenigen, die das Projekt realisieren, sind schlussendlich der Erfolgsfaktor – auch bei IT-Projekten.

Weitere Informationen unter: www.projektmensch.com