Die fortschreitende Digitalisierung verändert das Projektmanagement grundlegend. Neben klassischen Methoden und bewährten Strategien gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zunehmend an Bedeutung. Besonders generative KI-Modelle wie ChatGPT bieten innovative Möglichkeiten, um Projektmanagende in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Doch wie genau kann KI in den verschiedenen Phasen eines Projekts eingesetzt werden? Und welche Herausforderungen sind damit verbunden?

Strukturierte Projektinitialisierung durch KI

Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist der Start eines Projekts. Hier müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt und eine solide Planungsgrundlage geschaffen werden. KI kann diesen Prozess erheblich erleichtern, indem sie strukturierte Listen mit den notwendigen Schritten generiert. Dazu gehören unter anderem:

• die Definition klarer Projektziele,
• die Identifikation und Analyse relevanter Stakeholder,
• die Festlegung des Projektumfangs,
• die Risikoanalyse sowie
• die Erarbeitung eines ersten Projektplans.

Durch gezielte Prompts kann ChatGPT diese Punkte systematisch aufbereiten und Projektmanagende bei der strukturierten Initialisierung unterstützen. Besonders nützlich ist dabei die Möglichkeit, verschiedene Projektmanagement-Frameworks (z. B. IPMA) in die Analyse einzubeziehen. Damit kann die KI ein Vorgehen vorschlagen, das sich an bewährten Methoden orientiert und den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann.

Effiziente Erstellung von Projektaufträgen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erstellung eines Projektauftrags. Diese Dokumentation bildet die Grundlage für die weitere Planung und Durchführung eines Projekts. KI kann hier unterstützen, indem sie:

• die wesentlichen Inhalte eines Projektauftrags vorschlägt,
• vorhandene Informationen in eine standardisierte Struktur bringt,
• erste Formulierungen für Projektziele und -rahmenbedingungen liefert und
• Vorschläge für eine grobe Zeit- und Ressourcenplanung macht.

Projektmanagende profitieren von dieser Unterstützung, da sie sich nicht von Grund auf mit der Erstellung des Dokuments beschäftigen müssen, sondern direkt eine gut strukturierte Vorlage erhalten. Diese kann dann mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt und weiter verfeinert werden.

Stakeholder-Analyse mit KI

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Projekts ist das Stakeholder-Management. Dabei geht es darum, die wichtigsten Beteiligten zu identifizieren, ihre Erwartungen zu analysieren und mögliche Risiken durch Widerstände frühzeitig zu erkennen. ChatGPT kann hier eine erste Stakeholder-Analyse erstellen, indem es:

• Stakeholder nach ihrer Rolle im Unternehmen und ihrem Einfluss auf das Projekt kategorisiert,
• deren Interessen und mögliche Vorbehalte identifiziert,
• Vorschläge für Maßnahmen zur Förderung der Unterstützung oder zur Risikominimierung gibt.

Die Ergebnisse können in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt werden, sodass Projektmanagende auf einen Blick die wichtigsten Informationen erfassen können. Zwar müssen die Ergebnisse immer kritisch geprüft werden, doch sie bieten eine wertvolle Ausgangsbasis für die weitere Analyse und Strategieentwicklung.

Risikomanagement durch Künstliche Intelligenz

Ein weiterer Bereich, in dem KI wertvolle Unterstützung leisten kann, ist das Risikomanagement. Risiken in Projekten können vielfältig sein – von Budgetüberschreitungen über technische Herausforderungen bis hin zu mangelnder Akzeptanz bei den Beteiligten. ChatGPT kann bei der Risikoanalyse helfen, indem es:

• eine systematische Auflistung potenzieller Risiken erstellt,
• Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen (z. B. auf einer Skala von 1 bis 10) vorschlägt,
• Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung der identifizierten Risiken ausarbeitet.

Wichtig ist hierbei, dass diese Analyse immer von erfahrenen Projektmanagenden überprüft und ergänzt wird. Die KI kann zwar bestehende Muster erkennen und auf frühere Erfahrungen zurückgreifen, aber die spezifischen Besonderheiten eines Projekts müssen stets durch menschliches Urteilsvermögen berücksichtigt werden.

Projektstrukturplanung und Aufgabenverteilung

Um ein Projekt erfolgreich zu steuern, ist eine klare Struktur notwendig. Projektstrukturpläne helfen dabei, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Mit Hilfe von KI kann ein erster Entwurf eines Projektstrukturplans erstellt werden, der dann als Grundlage für weitere Diskussionen dient. Die KI kann dabei:

• eine phasenorientierte Projektstruktur vorschlagen,
• Aufgaben nach ihrer logischen Reihenfolge ordnen,
• Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben identifizieren und
• eine erste Einschätzung des Zeitaufwands für einzelne Aufgaben liefern.

Dieser strukturierte Ansatz erleichtert die anschließende Detailplanung und kann Projektteams helfen, schneller einen gemeinsamen Konsens über die Vorgehensweise zu finden.

KI als Ergänzung, nicht als Ersatz

Ein zentraler Punkt beim Einsatz von KI im Projektmanagement ist die richtige Erwartungshaltung. KI-Modelle wie ChatGPT sind äußerst leistungsfähig, aber sie ersetzen keine erfahrenen Projektmanager. Vielmehr sollten sie als Unterstützung für repetitive oder datenintensive Aufgaben genutzt werden. Besonders in der Vorbereitung und Strukturierung von Informationen kann KI eine große Hilfe sein.

Entscheidend ist zudem, dass die Qualität der generierten Inhalte stark von der Formulierung der Prompts abhängt. Wer präzise und kontextbezogene Fragen stellt, erhält wesentlich bessere Ergebnisse. Eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit der Technik und das Erlernen effektiver Fragestellungen sind daher essenziell für eine erfolgreiche Nutzung.

Was kann ich für mein Projekt daraus lernen?

Die Integration von KI in das Projektmanagement kann die Effizienz erheblich steigern. Wer sich frühzeitig mit der Technologie vertraut macht, kann Routineaufgaben automatisieren, strukturierte Analysen schneller durchführen und sich verstärkt auf strategische und kommunikative Aufgaben konzentrieren. Der gezielte Einsatz von KI erfordert jedoch ein gewisses Maß an Erfahrung, um die generierten Inhalte sinnvoll zu bewerten und weiterzuverarbeiten. Unternehmen sollten daher ihre Projektteams ermutigen, KI-gestützte Methoden auszuprobieren und schrittweise in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Zusammenfassung

• KI kann Projektmanagende von administrativen Aufgaben entlasten und so Zeit für strategische Themen schaffen.
• Eine strukturierte Projektinitialisierung durch ChatGPT hilft, wichtige Schritte frühzeitig zu klären.
• ChatGPT kann Projektaufträge effizient vorstrukturieren und eine erste Version generieren.
• Stakeholder-Analysen mit KI ermöglichen eine schnelle Einschätzung von Interessen und Einflussfaktoren.
• KI-gestützte Risikoanalysen identifizieren potenzielle Probleme und schlagen Maßnahmen vor.
• Projektstrukturpläne lassen sich durch ChatGPT automatisiert erstellen und als Grundlage nutzen.
• Die Qualität der KI-Ergebnisse hängt stark von den gestellten Prompts ab.
• KI dient als unterstützendes Werkzeug, ersetzt jedoch nicht die menschliche Expertise.
• Datenschutz und Vertraulichkeit müssen beim Einsatz von KI immer berücksichtigt werden.
• Unternehmen, die frühzeitig mit KI arbeiten, können langfristig Wettbewerbsvorteile erzielen.

Der Vortrag "ChatGPT als Projekt-Assistenz – Projekte effizient strukturieren und planen” von Bernd Hahn und Elmar Sänger war Teil des PM Forum Digital am 7. und 8. November 2024 in Hamburg. Mit vier exklusiven Keynotes und über 50 Referierenden präsentierte das PM Forum praxisnahe Lösungen und zukunftsweisende Strategien, die die Teilnehmenden in ihrer Projektarbeit unterstützen und nachhaltig inspirieren. Mehr zur Veranstaltung erfahren Sie hier: https://www.pm-forum.de/pm-forum-digital/