Kaum ein Begriff prägt die aktuelle Diskussion über die Zukunft der Arbeitswelt so stark wie „Künstliche Intelligenz“ (KI). Doch während viele über den Einfluss von KI auf klassische Industrien sprechen, lohnt sich ein genauer Blick auf ihre Potenziale im Projektmanagement – insbesondere im Multiprojektumfeld. Denn hier entfaltet KI eine besondere Hebelwirkung. 

Organisationen, die mehrere Projekte gleichzeitig steuern, kämpfen oft mit Engpässen bei Ressourcen, Priorisierungskonflikten und einem Mangel an Transparenz. Projekte konkurrieren um Aufmerksamkeit, Personal und Budgets – nicht selten mit negativen Folgen für Qualität und Termintreue. Der Ruf nach systematischer, datenbasierter Steuerung wird daher immer lauter. 

KI als Ordnungsprinzip im Projektchaos 

Künstliche Intelligenz bietet hier neue Lösungsansätze. Sie kann nicht nur Daten aggregieren und analysieren, sondern auch Handlungsempfehlungen ableiten, Engpässe frühzeitig identifizieren und Prognosen zur Projektentwicklung liefern. So wird aus einer überfordernden Vielzahl von Projekten ein handhabbares System mit klarer Entscheidungsgrundlage. 

Vom Bauchgefühl zur datenbasierten Steuerung 

Bisher stützte sich das Projektmanagement häufig auf Erfahrung, Intuition und punktuelle Statusberichte. KI-Systeme hingegen arbeiten kontinuierlich mit aktuellen Daten und können komplexe Abhängigkeiten in Echtzeit abbilden. Das Ergebnis: Entscheidungen werden fundierter, Risiken früher erkannt und Ressourcen effizienter verteilt. 

Konkrete Anwendungsfelder für KI im Multiprojektmanagement 

Die Potenziale von KI sind vielseitig und reichen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Zu den wichtigsten Anwendungsfeldern zählen: 

• Projektportfolio-Optimierung: Auswahl und Priorisierung von Projekten auf Basis von Erfolgswahrscheinlichkeiten und Ressourcenverfügbarkeit 
• Frühwarnsysteme: Erkennung von Terminrisiken, Budgetabweichungen und Kapazitätsengpässen 
• Automatisierte Berichterstattung: Echtzeit-Dashboards und Management-Summaries ohne manuellen Aufwand 
• Ressourcenmanagement: KI-gestützte Allokation von Mitarbeitenden basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Projektanforderungen 
• Lessons Learned-Analysen: Mustererkennung aus vergangenen Projekten zur Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen 

Technologien und Tools: Was ist heute schon möglich? 

Im Markt existieren bereits zahlreiche KI-Tools, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurden – von Predictive Analytics bis hin zu Natural Language Processing in der Projektdokumentation. Wichtig ist dabei die Integration in bestehende Systeme sowie eine nutzerfreundliche Oberfläche, um Akzeptanz und Nutzung im Alltag sicherzustellen. 

Fallstudien: KI in der Praxis 

Erste Praxisbeispiele zeigen, wie Unternehmen durch den Einsatz von KI ihre Projektperformance messbar verbessern konnten. In einer Behörde etwa wurde durch KI-gestützte Ressourcenplanung die Bearbeitungszeit von Anträgen um 25 % reduziert. In einem mittelständischen Industrieunternehmen half KI, unproduktive Leerlaufzeiten zu identifizieren und zu minimieren. 

Implementierung: Von der Idee zur Anwendung 

Die Einführung von KI im Projektmanagement sollte strukturiert erfolgen. Neben technischen Aspekten ist vor allem der kulturelle Wandel entscheidend. Mitarbeitende müssen befähigt und motiviert werden, mit datenbasierten Systemen zu arbeiten. Pilotprojekte, klare Verantwortlichkeiten und iterative Entwicklungsschritte fördern eine erfolgreiche Integration. 

Herausforderungen und Grenzen 

Trotz aller Chancen birgt der Einsatz von KI auch Herausforderungen: Datenschutz, Qualität der Eingangsdaten, mangelnde Akzeptanz im Team oder übertriebene Erwartungen an die Technologie. KI ist kein Allheilmittel – aber ein leistungsstarkes Werkzeug, wenn es mit strategischem Augenmaß eingesetzt wird. 

Zukunftsausblick: KI als Standard im Projektmanagement? 

Langfristig ist zu erwarten, dass KI kein optionales Add-on, sondern ein fester Bestandteil professionellen Projektmanagements wird. Sie übernimmt nicht die Projektleitung, aber sie entlastet, ergänzt und ermöglicht neue Formen der Steuerung. Entscheidend wird sein, wie konsequent Organisationen ihre Strukturen an diese neue Realität anpassen. 

Fazit: Multiprojektmanagement neu gedacht 

Künstliche Intelligenz verändert nicht die Prinzipien des Projektmanagements – aber sie schafft die Voraussetzungen, um diese Prinzipien effizienter umzusetzen. Wer Multiprojekte mit KI steuert, gewinnt nicht nur an Übersicht und Kontrolle, sondern auch an Geschwindigkeit und Zielorientierung. 

Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als ausgewiesener Experte für strategisches Multiprojektmanagement, Critical Chain Project Management und die Theory of Constraints. Er stellt die Chancen und Herausforderungen beim Einsatz von KI im Projektmanagement beim GPM Seminartag am 17. September 2025 im Vorfeld des IPMA World Congress 2025 vor. Uwe Techt ist Initiator des Deutschen Project Excellence Awards und hat mit seinem Team bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Institutionen bei der Einführung von CCPM begleitet.