Lean-Adaptives Projektportfoliomanagement: Prinzipienbasiert. Flexibel. Wirksam.

Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, ihre Projektlandschaft wirkungsvoller, flexibler und strategisch fundierter zu steuern. Klassische Steuerungsmodelle greifen dabei häufig zu kurz. Das Lean-Adaptive Projektportfoliomanagement (LAUP²-Referenzmodell) bietet eine ganzheitliche Antwort: ein Framework, das Prinzipien, Prozesse, verschiedene Managementmodelle und praxistaugliche Methoden zu einem adaptiven System verbindet.

Prinzipien als Kompass

Im Zentrum des LAUP² steht die Fokussierung wertschöpfender Arbeit (Vermeidung von unnützem Aufwand („Verschwendung“)) und sechs Kernprinzipien, die den Handlungsrahmen bilden. 

Abb. 1: Lean-Adaptive Grundsätze des PPM-Referenzmodells LAUP²

• Strategieorientierung stellt sicher, dass Projekte einen echten Beitrag zur Unternehmensausrichtung leisten. 
• Kundenorientierung rückt die Bedürfnisse interner und externer Stakeholder in den Mittelpunkt. 
• Prozessorientierung sorgt für einen reibungslosen Wertstrom.
• Engpassorientierung schafft Effizienz durch gezielte Kapazitätssteuerung. 
• Minimalität reduziert Lösungen auf das Wesentliche, ohne die Wirksamkeit zu gefährden. 
• Adaptivität ermöglicht flexible Reaktion auf Veränderungen – kontextbezogen und dynamisch.

Die Menschenzentriertheit stellt des Weiteren das „Schmiermittel“ dar, ohne das die Umsetzung jeglicher Systematik ins Leere laufen muss.

Prinzipien in der Praxis: Handlungsprinzipien als operative Grundlage

Damit diese Lean-Adaptive-Prinzipien im Arbeitsalltag greifen, braucht es konkrete Handlungs- und Umsetzungssystematiken (Praktiken). Sie schaffen Strukturen, fördern Verantwortungsübernahme und ermöglichen kontinuierliche Verbesserung.

Abb. 2: Operationalisierung der Lean-Adaptiven Grundsätze

Kurze Planungszyklen und rollierende Planung auf verschiedenen Ebenen – operativ, taktisch, strategisch – bilden das Rückgrat eines anpassungsfähigen Systems. Entscheidungen werden dort getroffen, wo das Wissen liegt: in den Teams. Dezentralisierung und Partizipation fördern Eigenverantwortung und kollektives Engagement.

Das Pull-Prinzip sorgt z.B. dafür, dass kapazitätsgerecht und entsprechend des Bedarfs gearbeitet wird und dadurch eine größere Fokussierung auf die wichtigen Aufgaben möglich ist. Die Begrenzung gleichzeitig laufender Projekte – sogenannte Work-in-Progress-Limits – schützt zudem vor Überlastung und erhöht die Umsetzungsqualität.

Diese Handlungsprinzipien fördern eine lernende, resiliente Organisation – mit klaren Rollen, wirksamer Steuerung und hoher Transparenz.

Strukturierte Prozesse für flexible Portfolios

Die Umsetzung eines wirksamen Projektportfoliomanagements braucht einen klaren Ordnungsrahmen. Das LAUP²-Prozessmodell bietet diesen in Form eines modularen, prozessorientierten Baukastens. Es integriert Elemente agiler Arbeitsweisen und basiert auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act).

Abb. 3: PPM-Prozesslandkarte

Drei zentrale Wertströme bilden den Rahmen: 1. „Von der Projektidee zur Nutzenrealisierung“, 2. Vom Wissen zur Anwendung“ und 3. „Von der Strategie zur Systemgestaltung“. Diese Prozesse lassen sich flexibel kombinieren und skalieren – angepasst an Organisation, Reifegrad und Zielsetzung. Ergänzt wird dies durch die Betrachtung sogenannter Subdomänen wie Governance, Ressourcen oder Information, die unterschiedliche Perspektiven auf das System ermöglichen und für zusätzliche Steuerungsimpulse sorgen.

Methoden als Hebel zur Umsetzung

Zur praktischen Umsetzung dienen zudem ausgewählte Methoden und Tools. Beispielsweise unterstützt ein Agilometer (der „Agil-O-Mat“) bei der Einschätzung, ob agile oder klassische Vorgehensweisen geeigneter sind – differenziert nach Team-, Projekt- und Unternehmenskontext. Die sog. SICAR-Matrix erweitert die klassische RACI-Matrix um den Aspekt Kundenorientierung und schafft klare Verantwortlichkeiten. Für Priorisierungen eignet sich der Scored Shortest Project Fit (SSPF), der strategischen Beitrag, Dauer und Dringlichkeit in einem ausbalancierten Bewertungsmodell verknüpft. Weitere Methoden wie Lean Business Cases, Kanban-Boards oder Portfolio-Retrospektiven machen zentrale Prinzipien handhabbar und anschlussfähig für den Alltag.

Ein Rahmen für zukunftsfähiges Projektportfoliomanagement

LAUP² ist kein starres Modell, sondern ein Gestaltungsrahmen für Organisationen, die ihr Projektportfoliomanagement strategisch, adaptiv und menschenzentriert weiterentwickeln möchten. Es verbindet Prinzipienorientierung mit prozessorientiertem Denken und methodischer Flexibilität. Dabei wird nicht nur das Projektportfolio selbst gesteuert – auch das PPM-System als Ganzes ist Gegenstand kontinuierlicher, inkrementeller Weiterentwicklung. Erste Schritte sind z.B. der Aufbau bzw. die Weiterentwicklung des Projektantrags- und  Projektberichtswesens. Durch den modularen Aufbau, die mehrdimensionale Betrachtung und die integrierten Feedbackmechanismen wird Lean-Adaptive PPM zum wirksamen Steuerungsinstrument für eine dynamische Projektwelt.

Quelle: Hüsselmann, C. (2024): Lean-Adaptive Project Portfolio Management. Ein prozess- und prinzipienorientiertes Referenzmodell. 1. Auflage 2024, Schäffer-Poeschel, Freiburg (Reihe Systemisches Management)