Verena Bergfors 

– 19.09.2022

Leitfaden: Projekte abteilungsübergreifend ausführen

Wer kennt das nicht: Sie haben ein Projekt initiiert, einen detaillierten Plan aufgestellt, die Zustimmung der Stakeholder eingeholt und dann geht es an die Umsetzung. Und jetzt? Klar weiß jeder Projektmanager, dass die Projektausführung die schwierigste Phase ist – aber in dieser hybriden Welt im Remote-Modus ist alles noch schwieriger. Nicht selten bricht die Kommunikation zusammen oder es treten Engpässe auf bzw. werden Fristen verpasst.

Das muss nicht so sein. Dieser Leitfaden schlüsselt auf, wie Projekte abteilungsübergreifend ausgeführt werden können und wie sich Effizienz und Ergebnisse verbessern lassen.

Hier finden Sie 7 Schritte, die bei der reibungslosen Durchführung abteilungsübergreifender Projekte helfen.  

1. Erwartungen managen


Um ein Projekt erfolgreich durch die Ausführungsphase zu steuern, müssen die Erwartungen der Stakeholder während des gesamten Projekts bedacht werden. Das bedeutet, den Projektumfang, das Budget und die Ressourcenkapazität zu skizzieren und gleichzeitig Wege zu finden, sie regelmäßig zu stärken. Verständigen Sie sich frühzeitig mit Ihren Stakeholdern darüber, wie oft Sie sich austauschen, wie schnell Sie auf Änderungswünsche reagieren, welche Änderungen sie berücksichtigen und welche sie ablehnen sollen. 

Tipp: Daten aus vergangenen und aktuellen Projekten können helfen, Ihre Vorstellungen zu untermauern. Zudem können moderne PMM-Lösungen helfen, Workflows und Prozesse zu steuern und verwalten. 

2. Verwalten der Ressourcenkapazität


Oft stehen Kapazitätsengpässe der Umsetzung im Weg. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Arbeitslast eines Projekts konsequent an die vorhandenen Ressourcen anzupassen. Um das zu tun, muss jederzeit eine klare Sicht auf die Ressourcenkapazität bestehen. Auch hier sorgen PPM-Lösungen für Erleichterung: Sie bilden realistische Zeitpläne ab, weisen Teammitgliedern, je nach Fähigkeit, die entsprechenden Aufgaben zu und unterstützen mit ihren Berichten und Dashboards für Klarheit und einfaches Priorisieren. 

Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, anhand der vorhandenen Informationen Vorhersagen für die Zukunft abzuleiten, um etwaigen Kapazitätsengpässen frühzeitig entgegenzuwirken.

3. Prioritäten setzen und Abhängigkeiten identifizieren


Die Priorisierung und Identifizierung von Abhängigkeiten ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Als Leiter eines Projekts sollten Sie deshalb eine priorisierte Aufgabenliste erstellen, damit Sie die wichtigste Arbeit den richtigen Personen und Teams zuweisen können. Dabei ist die Identifizierung von Abhängigkeiten von entscheidender Bedeutung, denn hieraus ergibt sich die Erledigungsreihenfolge. Ein Beispiel: So muss eine Firmenpräsentation für den Vertrieb, die die Zustimmung der Stakeholder benötigt, erst freigegeben sein, bevor Sales damit arbeitet. 

Tipp: Bilden Sie die Abhängigkeiten über Teams und Abteilungen hinweg ab. So haben sie einen besseren Überblick und können Schwachstellen schneller identifizieren. Und bedenken Sie: Sie können nur steuern, was Sie sehen.

4. Mit ausreichend Puffer planen


Selbst die besten Pläne können schiefgehen. Damit das nicht passiert, sollten realistische Meilensteinpläne erstellt werden. Rechnen Sie immer mit Verzögerungen. Diese können durch eine unerwartete Krankmeldung eines wichtigen Teammitgliedes, oder einen verspäteten Zulieferer passieren. Indem Sie einen gesunden Zeitpuffer in den Meilensteinplan einbauen, vermeiden Sie, in Verzug zu geraten. Die Einführung agiler Arbeitsmethoden kann auch bei der realistischen Planung helfen. Indem Sie Projekte in Sprints unterteilen, werden Sie besser einschätzen können, wie lange bestimmte Aufgaben dauern und die Zeitpläne entsprechend anpassen. 

Tipp: Wenn Sie eine PPM-Lösung mit einem zentralen Projektzeitplan verwenden, werden Sie sehen, wie Ihr Projekt voranschreitet und wo Anpassungen erforderlich sind, um auf Kurs zu bleiben.

5. Befähigen Sie Teams, ihr Bestes zu geben


Es mag für einige Projektmanager schwierig umzusetzen zu sein, aber wer seinen Teammitgliedern die Autonomie gibt, selbst zu entscheiden, wie sie ihre Arbeit angehen möchten, wird positiv überrascht sein, wie sich das auf Qualität und Geschwindigkeit des Outputs auswirkt. Ein Teil dieser Autonomie besteht darin, Teams in ihrer individuellen Arbeitsweise zu unterstützen – von traditionellem Projektmanagement über Lean-Agile-Arbeiten bis hin zu einem hybriden Mix aus Beidem.

Tipp: Unabhängig davon, wie Teams arbeiten, sollten die Prozesse und Ergebnisse visualisiert werden - einschließlich Fristen, Abhängigkeiten, Budget etc. Das gibt den Teams die Möglichkeit, ihre Vorgehensweise anzupassen und sich über Hindernisse oder Probleme schnell auszutauschen.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt


Effektives Projektmanagement bedeutet, die Teammitglieder bei ihren Aufgaben, engagiert zu unterstützen. Sie können dies tun, indem Sie den Status Ihres Projekts mit Dashboards und Berichten über den Status Ihrer wichtigsten KPIs und OKRs verfolgen.

Tipp: Weniger ist mehr. Fragen Sie nur die Informationen ab, die Sie benötigen, um den Status Ihres Projekts auf einen Blick zu sehen. Es geht ausschließlich darum, zu verstehen, wo Engpässe entstehen können – und wo nicht.

7. Den Wandel planen


Jeder fürchtet sich vor unerwarteten Veränderungen. Leider sind aber gerade Abweichungen ein unvermeidlicher Teil eines jeden Projekts. Wenn es zu Rückfällen, Verzögerungen und potenziellen Engpässen kommt, hilft die Aufrechterhaltung einer agilen Denkweise: Passen Sie die Pläne an und halten Sie die Dinge auf Kurs. Es gibt nichts Schlimmeres als einen stagnierenden Plan. 

Tipp: Seien Sie anpassungsfähig - nicht reaktiv. Etablieren Sie frühzeitig einen Bewertungsprozess für Change Requests, um schnell die beste Alternative zu ermitteln.

Alles zusammenbringen


Die abteilungsübergreifende Durchführung eines Projekts in einer Welt der hybriden Arbeit muss also nicht unbedingt eine Herausforderung sein. Wenn Sie die Tipps in diesem Beitrag befolgen, können Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden. Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner PPM-Lösungen. Sie sorgen für genau die Transparenz, die Sie benötigen, um abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten, Kapazitäten zu planen, Arbeit zu priorisieren und Ihre Teams zu stärken.

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Verena Bergfors

Verena Bergfors leitet bei Planview seit über 5 Jahren das Marketing EMEA und ist sowohl Certified SAFe® 5 Agilist als auch zertifizierte Projektmanagerin. Bergfors hat in Konstanz Wirtschaftssinologie studiert, danach 7 Jahre in Shanghai gearbeitet und lebt seit über 10 Jahren in Stockholm.


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Verena Bergfors

Verena Bergfors leitet bei Planview seit über 5 Jahren das Marketing EMEA und ist sowohl Certified SAFe® 5 Agilist als auch zertifizierte Projektmanagerin. Bergfors hat in Konstanz Wirtschaftssinologie studiert, danach 7 Jahre in Shanghai gearbeitet und lebt seit über 10 Jahren in Stockholm.