Lessons Learned sind ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements, um aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Projekte effizienter zu gestalten. Projekte sind oft durch enge Zeitpläne, hohe Anforderungen und wechselnde Rahmenbedingungen geprägt. Dabei können wertvolle Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten verloren gehen, wenn sie nicht systematisch erfasst werden.

Herausforderungen bei der Umsetzung von Lessons Learned

Die systematische Reflexion hilft, bewährte Methoden zu identifizieren und wiederholt auftretende Probleme frühzeitig zu vermeiden. Doch in der Praxis gibt es häufig Herausforderungen: Oft fehlt die Zeit, Lessons Learned bewusst zu dokumentieren, oder es gibt keine geeigneten Prozesse zur Umsetzung der Erkenntnisse. Zudem können unklare Verantwortlichkeiten oder eine fehlende Fehlerkultur dazu führen, dass Lessons Learned zwar gesammelt, aber nicht angewendet werden.

Erfolgsfaktoren für die Nutzung von Lessons Learned

Wenn Lessons Learned jedoch erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden, können Unternehmen und Teams ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern. Durch den Austausch von Erfahrungen wird das kollektive Wissen gefördert, Fehlerquellen reduziert und eine nachhaltige Weiterentwicklung sichergestellt. Neben klassischen Methoden wie Retrospektiven oder After-Action-Reviews gibt es eine Vielzahl einfacher Tools, die sich flexibel in den Projektalltag integrieren lassen. 

Methoden zur Umsetzung von Lessons Learned

Ein effektives Lessons Learned-Management erfordert den Einsatz geeigneter Methoden, die sowohl strukturiert als auch einfach umsetzbar sind. Je nach Teamgröße, Projektumfang und Reflexionsziel gibt es verschiedene Ansätze, um Erfahrungen zu dokumentieren und in zukünftige Projekte zu übertragen.

1. Die 5-Finger-Methode

Diese Methode ermöglicht eine strukturierte Reflexion anhand der fünf Finger einer Hand. Jeder Finger steht für eine Frage, die das Team beantwortet:

• Daumen: Was lief gut?
• Zeigefinger: Was sollten wir beibehalten?
• Mittelfinger: Was hat nicht funktioniert?
• Ringfinger: Was nehme ich mit?
• Kleiner Finger: Was kam zu kurz?

Die 5-Finger-Methode eignet sich besonders für schnelle Reviews am Ende einer Projektphase oder nach einzelnen Meetings. Sie ist leicht verständlich und benötigt keine vorbereitenden Materialien.

2. Die Starfish-Methode 

Diese Methode basiert auf einer fünfteiligen Kategorisierung von Erkenntnissen und eignet sich besonders für eine detaillierte Analyse:

• Start doing: Was sollten wir neu einführen?
• More of: Was hat sich bewährt und sollte verstärkt werden?
• Less of: Was sollten wir reduzieren?
• Stop doing: Welche Aktivitäten haben sich als ineffektiv erwiesen?
• Keep doing: Was sollten wir unverändert fortführen?

Durch diese klare Struktur wird ein systematischer Blick auf Verbesserungspotenziale ermöglicht. Die Methode kann auf einem Flipchart oder in einer digitalen Whiteboard-Umgebung visualisiert werden.

3. Die 4L-Methode 

Mit der 4L-Methode werden Projekterfahrungen in vier Kategorien unterteilt:

• Liked: Was hat gut funktioniert?
• Learned: Welche neuen Erkenntnisse wurden gewonnen?
• Lacked: Was hat gefehlt oder wurde nicht ausreichend berücksichtigt?
• Longed for: Was wurde vermisst oder hätte das Projekt verbessert?

Diese Methode ist besonders gut für individuelle Reflexionen oder kleinere Teams geeignet, da sie eine persönliche Perspektive auf den Projektverlauf ermöglicht.

4. One Word/One Sentence 

Bei dieser Technik fasst jedes Teammitglied seine wichtigste Erkenntnis aus dem Projekt in einem einzigen Wort oder Satz zusammen. Diese Methode ist besonders effektiv, wenn es darum geht, zentrale Erkenntnisse kompakt zu formulieren und eine schnelle Zusammenfassung von Erfahrungen zu ermöglichen.

5. Mad-Sad-Glad-Methode 

Diese Methode erfasst die emotionale Komponente eines Projekts und hilft dabei, Herausforderungen und Erfolge gleichermaßen zu reflektieren. Die Kategorien lauten:

• Mad: Was hat zu Frustration geführt?
• Sad: Was war enttäuschend?
• Glad: Was war positiv und motivierend?

Diese Methode ist hilfreich, um neben sachlichen Erkenntnissen auch emotionale Aspekte eines Projekts zu berücksichtigen, die oft übersehen werden.

Fazit

Lessons Learned sind nur dann wertvoll, wenn sie systematisch erfasst und in zukünftige Projekte einbezogen werden. Die vorgestellten Methoden bieten verschiedene Ansätze, die je nach Teamgröße und Projektphase flexibel eingesetzt werden können. Während einige Methoden eine detaillierte Analyse ermöglichen, eignen sich andere für eine schnelle und unkomplizierte Reflexion. Entscheidend ist, dass die gewonnenen Erkenntnisse nicht nur dokumentiert, sondern aktiv in den Projektalltag integriert werden, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.