Wer schon einmal mit der Tube, der Londoner U-Bahn, unterwegs war, kennt das Problem: Zwischen der Bahnsteigkante und dem Zug gibt es eine etwas größere Lücke, auf die man beim Einsteigen unbedingt achten muss, wenn man nicht unter die Räder kommen will. Mit dem Warnhinweis „Mind the gap“ werden die Fahrgäste darauf hingewiesen, aufzupassen.

„Mind the gap“, möchte ich am liebsten auch viele Unternehmen warnen, denn sie stehen ebenfalls vor der Aufgabe, eine Lücke zu überwinden – und zwar die zwischen den Generationen. In den meisten Unternehmen arbeiten Mitarbeiter, die sich in unterschiedlichen Lebensphasen befinden und damit auch verschiedene Herangehensweisen an neue Technologien haben. Das birgt enormes Konfliktpotential – insbesondere im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung.

Dazu muss man wissen, dass in Deutschland etwa 22% der Gesamtbevölkerung zwischen 18 und 39 Jahre alt sind. Für diese Altersgruppe sind neue Technologien ganz selbstverständlich, und sie sind diejenigen, die in Zukunft das Sagen haben – in der Gesellschaft und in den Unternehmen. An ihrem Arbeitsplatz allerdings treffen sie häufig auf ältere Kollegen bzw. Vorgesetzte, die sich mit den neuen Technologien nicht mehr auseinandersetzen, sondern lieber so weiterarbeiten möchten wie bisher.
Die Projektarbeit mit ihren Schwankungen, der Komplexität, Unsicherheit und Mehrdeutigkeit ist von diesen unterschiedlichen Herangehensweisen besonders betroffen. Doch unabhängig davon fordern die Unternehmen immer kürzere, aber hoch-produktive Zyklen, um auf Marktveränderungen reagieren zu können. Sie erwarten deshalb konstruktive Projektergebnisse, egal wie ein heterogenes Projektteam diese erreicht.

Vorteile der Digitalisierung nutzen

Dass hierbei nur eine zentrale Projektmanagement-Plattform helfen kann, ist für die meisten 18- bis 39-jährigen eine Selbstverständlichkeit, weil sie die Vorteile der Digitalisierung bereits aus ihrem privaten Umfeld kennen. Die Funktionen, die uns WhatsApp, Google und Social Media & Co. aber bieten, vermissen wir oft in unserem Arbeitsumfeld. Wenn jetzt zur Forderung nach einer digitalen Plattform für die Teamarbeit der Wunsch nach Vernetzung der Projektdaten mit relevanten Daten aus anderen Systemen hinzukommt, stoßen viele der Digital Natives auf Widerstand. Warum?

Ein Projektmitarbeiter der Generation 50+ hat in den 80er Jahren die Markteinführung von Microsoft Project und Excel erlebt – Lösungen, die damals für die Umsetzung von Projekten genutzt wurden. Mit der Einführung von Microsoft Outlook in den 90er Jahren spürt er erstmals eine enorme Dynamisierung seiner Arbeitswelt, weil der bis dahin übliche Postweg und das Fax durch den elektronischen Versand von Mails mehr oder weniger abgelöst wurden. Parallel dazu entwickelte sich das Internet weiter, und mit dem Siegeszug der Smartphones in den 2000er Jahren erfolgte nochmals eine weitreichende Veränderung der Arbeitsweise. Ein Projektmitarbeiter, der derartig sozialisiert wurde, tritt modernen Cloud-Lösungen zwangsläufig anders gegenüber, als jemand, der schon als Jugendlicher einen eigenen Mailaccount hatte, dessen Kommunikation grundsätzlich zuerst über Chat-Apps erfolgt und für den Online-Shopping die Regel und nicht die Ausnahme ist. Wie aber lassen sich diese gegensätzlichen Erfahrungswerte in einem Team zusammenführen und zu einem erfolgreichen Projektmanagement entwickeln?

Bei der Einführung neuer Technologien sollten wir nicht davon ausgehen, dass jeder deren Mehrwert sofort erkennt, zumal in den Medien häufig Horror-Szenarien gemalt werden, in denen diese Technologien Arbeitsplätze vernichten – vom kompletten Wegfall einzelner Berufsgruppen ganz zu schweigen. Wie also lässt sich die Projektarbeit mit den Mitteln der Digitalisierung so gestalten, dass alle zufrieden sind? Bestimmt nicht, indem man einfach eine beliebige Projektmanagement-Plattform einführt und die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen stellt.

Die Angst vor der Veränderung nehmen

Haben Sie schon mal ein neues Smartphone gekauft und dann das Betriebssystem gewechselt – von Android auf iOS oder umgekehrt? Wenn ja, dann können Sie sich bestimmt daran erinnern, wie viel Zeit und Nerven es Sie gekostet hat, sich an neue App-Symbole, Einstellungen oder Bedienungshilfen zu gewöhnen.

Vielleicht haben Sie sich Hilfe bei Ihren Kindern, einem Bekannten oder im Handy-Shop erhofft, aber lediglich den Satz gehört: „Spiel einfach ein bisschen herum, mit der Zeit gewöhnst du dich schon dran.“ Dazu hatten Sie privat vielleicht sogar Zeit, aber im Berufsalltag ist es nicht zielführend, zuerst einmal mit der neuen Software „zu spielen“. Hier ist ein geführtes Training der Königsweg.

An einem Strang ziehen

In Deutschland, einem von Dienstleistung und Industrie geprägten Land, hat Wissen einen sehr hohen Stellenwert. Über dieses Wissen verfügt in der Regel nicht die Masse an Menschen, sondern eine Minderheit. Dasselbe gilt auch für Projekte. Deshalb ist es wichtig, dass das vorhandene Wissen der Experten mit den anderen Projektmitgliedern ausgetauscht wird – idealerweise über eine zentrale Projektmanagement-Plattform, denn nur so wird dieses Wissen demokratisiert. Das führt aber dazu, dass diejenigen, die sich in der digitalen Welt auskennen, vom Wissen der anderen profitieren, während diese sich weiterhin schwertun mit den neuen Technologien und das Gefühl haben, dass die Digital Natives ihr Wissen zwar brauchen, sie selbst aber geringschätzen. Deshalb geht es darum, beide Seiten einzubinden, sprich zu vernetzen. Das geht am besten, indem jene mit dem Fachwissen, das Erfahrung und Prozesswissen einschließt, und jene mit dem digitalen Know-how zusammen die Digitalisierung und Vernetzung im Team, der Abteilung oder gar dem Unternehmen planen und steuern.

Die Digitalisierung und Vernetzung innerhalb von Projekten ist nicht ganz trivial und sollte daher auch strukturiert angegangen werden, idealerweise mit einem Kick-off, in dem die Erwartungshaltung konkret definiert wird. Dann sollte ein Konzept erstellt werden, das nicht nur die Auswahl und Einführung einer Projektmanagementlösung umfasst, sondern auch die Anpassung bestehender Workflows und Verantwortlichkeiten. Wichtig ist, dass dabei nicht über andere hinweg entschieden wird, sondern, alle Beteiligten ihre Stärken einbringen – die Digital Natives ihr Technologie-Verständnis und die Best Ager ihre Fachkompetenz. In diesem Sinne: Digital Natives und Technik-Verteufler, springt über euren Schatten und überwindet die Lücke zwischen den Generationen, denn zusammen habt Ihr beste Chancen, Eure Projekte erfolgreich umzusetzen – doch im Alleingang werdet Ihr scheitern.