Das Arbeiten im Homeoffice hat viele Herausforderungen mit sich gebracht. Für die Planung und Umsetzung von Projekten hatte die Tatsache, dass der berühmte Flurfunk entfiel, weitreichendere Folgen als man denken mag. Übergeordnete Plattformen und integrierte Tools haben geholfen, dieses Problem zu lösen. Ein Learning, dass sich positiv auf die Zukunft auswirken wird.

Herausforderungen durch Homeoffice – an Anwender und Admins

Nachdem der Flurfunk und die Kommunikation über den Schreibtisch hinweg für lange Zeit obsolet war, war es für die Anwender umso wichtiger, ihre Prozesse und Projekte zu dokumentieren; jeder sollte den Überblick haben, wissen, wer gerade an was arbeitet und wie weit der Projektfortschritt ist. Wichtig: Informationen mussten schnell verfügbar sein, ohne dass man sich umständlich durch Programme klicken musste. Gefordert waren Tools, die möglichst ohne Einarbeitung bedient werden konnten.

Ein weiterer Aspekt war, dass Admins eine vollständige Arbeitsumgebung für das Remote-Working bereitstellen mussten. Das machte teilweise eine umfassende Modernisierung der Infrastruktur bzw. den Wechsel auf Cloud-Lösungen erforderlich. Dabei sollte die Anzahl der bereitgestellten Tools so gering wie möglich sein – ebenso wie der Wartungsaufwand. Tools, die einen möglichst breiten Funktionsumfang abdecken und sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren, waren und  sind deshalb die beste Wahl.

Voraussetzungen und Beispiele für integrierte Projektarbeit

Was bedeutet das für die Projektarbeit? Wie funktioniert eine integrierte Zusammenarbeit? Idealerweise, indem die Projektplattform unmittelbar in die tägliche Arbeitsumgebung, beispielsweise Outlook, integriert wird. Das vereinfacht die Prozesse und reduziert die Komplexität. Damit das gelingt, müssen diese vier Funktionen miteinander verknüpft sein: Aufgaben, Termine, E-Mails und Kontakte. Wichtige Projektelemente, wie zum Beispiel Meilensteine, sollten sich zudem mit dem Outlook-Kalender synchronisieren lassen. Zum Beispiel kann eine in Outlook integrierte Projektmanagement-Lösung die Outlook-Kalendereinträge direkt als Arbeitszeit im Projekt verbuchen; idealerweise werden in der Lösung auch alle wichtigen Informationen im Hintergrund automatisch abgeglichen.

Der Vorteil einer solchen Integration: Egal wo sich die Nutzer in Outlook befinden, sie können nun jederzeit im Tool eine Aufgabe erstellen, eine E-Mail als Dokument ablegen, ihre Zeit erfassen und auf die zuletzt genutzten Projekte zugreifen. All diese Vorteile konnten in der Homeoffice-Situation perfekt ausgespielt werden.

Konkretes Beispiel: Für effizientere Arbeitsabläufe lassen sich unmittelbar aus dem Mailprogramm neue Projekte oder Aufgaben generieren und Dokumente ablegen. Als Produktivitätsbeschleuniger hat sich zudem erwiesen, dass sich benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen sowohl in Outlook als auch im Projektmanagement-Tool nutzen lassen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

USPs dieser integrierten Projektarbeit – für Anwender und Admins

Eine in Outlook integrierte Projektmanagement-Lösung (oder Outlook-Add-In) ergänzt die klassischen Arbeitsabläufe der-E-Mail-Lösung und erweitert Outlook zu einer vollständigen Projektplattform. Dazu gehören die Kommunikation und die Projektplanung, -organisation und -steuerung. Dadurch, dass kein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Programmen nötig ist, werden die Projektabläufe und Prozesse schneller und nachvollziehbarer. Weil Outlook an sich schon eine hohe Nutzerakzeptanz hat und das Projektmanagement-Tool in diese, bereits bekannte Nutzeroberfläche integriert ist, finden sich die Anwender allein zurecht. Dadurch sind zum einen die Anwender motiviert, und zum anderen wird die IT entlastet, da keine Supportanfragen auflaufen. Vorteilhaft ist zudem die vergleichbare Arbeitsweise etwa mit Registerkarten, Vorgehensweisen zum Erstellen neuer Elemente, etc. Hinzu +kommt eine mobile Version der Software. So können auch über die App Projektaufgaben flexibel und ortsunabhängig umgesetzt werden.

Next Step: Nach dem Integrierten Arbeiten kommt die Unterstützung durch Automatisierung

Und was bedeutet das für die klassische Arbeitssituation? Auch hier profitieren die Anwender von der nahtlosen Integration. So etwa lässt sich die tägliche E-Mail-Flut, unter der zahlreiche Büroangestellte leiden, besser in den Griff bekommen. Bedenkt man, dass laut einer BITKOM-Studie Berufstätige pro Tag im Schnitt 21 E-Mails (30 Prozent der Berufstätigen sogar mehr als 30 E-Mails) erhalten, und die Bearbeitung einer E-Mail durchschnittlich drei Minuten dauert – also jeden Tag über eine Stunde in die Bearbeitung von E-Mails gesteckt wird – wird das Potenzial deutlich.

Blickt man in die Zukunft kann man sagen, sich durch das enge Zusammenspiel der Tools für den Anwender viele Vorteile ergeben. Und für den Administrator, denn wenn es sich bei den integrierten Lösungen auch noch um Cloudlösungen handelt, gibt es für den Admin nicht viel zu tun. Betrachtet man dann noch die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz und von Machine Learning, ist klar, dass das erst der Anfang ist. Es ist lediglich eine Frage der Zeit, wann sich Workflows durch weitere größere Automatisierungsmöglichkeiten weiter verschlanken und der Mensch sich weniger um administrative Aufgaben kümmern muss, sondern sich voll und ganz den wirklich wichtigen Dingen widmen kann.