Verena Bergfors 

– 23.04.2021

ROI: Wie lassen sich Investitionen in die agile Transformation rechtfertigen?

Wenn man sich mit der Wirksamkeit der agilen Transformation beschäftigt, stößt man unweigerlich auf die Frage nach dem Return on Investment (ROI): Lassen sich mit Agilität wirklich die Produktivität verbessern, Risiken minimieren, Kosten senken und der Umsatz steigern?

Um dieser Fragestellung auf den Grund zu gehen, muss man sich mit diversen Branchentrends beschäftigen und hinterfragen, unter welchen Voraussetzungen sich ein Investment in die agile Transformation rechnet. Das Ergebnis: Es gibt einige Faktoren, die den ROI maßgeblich beeinflussen, aber eine Garantie, dass sich die agile Transformation rechnet, gibt es natürlich nicht.

Dennoch sollte man im Vorfeld einer agilen Transformation analysieren, welche Menschen, Prozesse und Technologien involviert sind und wie sie zu einem positiven Ergebnis beitragen können.

Steigerung der Produktivität

Gesteigerte Produktivität heißt, Firmen dabei zu unterstützen nicht nur ihre Produkte schneller an dem Markt zu bringen, sondern schneller für ihre Kunden Mehrwert zu generieren.

Dies erreichen Firmen durch Erhöhung der Sichtbarkeit, die Definition von Zielen sowie die Ausrichtung der Teams auf diese Ziele. Um das zu erreichen, ist es wichtig:

  • leistungsstarke Agile-Teams zu etablieren
  • Prioritäten eindeutig festzulegen und
  • die Arbeit an diesen Prioritäten auszurichten

Das sind die Kernpunkte des Agile Program Managements, das zudem über Mechanismen zur Team-Unterstützung verfügt – von der Planung bis zur Lieferung.

Neben der Visualisierung, Planung und Koordination der Arbeit ist Priorisierung von entscheidender Bedeutung. Es gilt: weniger ist mehr. Es ist besser, sich auf wenige Produkte zu konzentrieren, von denen man weiß, dass sie für das Unternehmen wichtig sind. Das sorgt dafür, dass die Teams die wichtigsten Arbeiten schneller erledigen und dem Unternehmen unmittelbarer bei der Wertschöpfung helfen können. So lässt sich auch die Markteinführungszeit beschleunigen.

Die Einsatz der richtigen Technologie ermöglicht es Unternehmen:

  • den Wertschöpfungsprozess, dessen Tempo sowie die Workflows innerhalb des gesamten Systems zu verstehen.
  • zu sehen, wie Arbeit geplant, priorisiert und umgesetzt wird.
  • Anomalien rechtzeitig zu entdecken.

Es ist schwer, echte Produktivitätssteigerungen zu realisieren, bevor das Team diese Prozesse verinnerlicht und gemeinsam getestet hat.

Verringern der Risiken

Um den Erfolg von Projekten, Initiativen u. ä. zu gewährleisten, muss das Risiko verringert werden. Durch die Visualisierung von Prioritäten, Kapazitäten und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben und der Ausrichtung des Teams auf strategische Prioritäten, lässt sich die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass Ziele nicht erreicht werden.

Konzentration auf das Wesentliche

Die versteckten Risiken eines Agile-Programms haben viele Gesichter. Oft kann man die richtigen Einblicke durch die wesentlichen Fragen bekommen: Arbeiten wir an den richtigen Sachen? Können wir die Prioritäten klar erkennen? Können wir die Arbeit sehen, die noch im Backlog, also nicht verpflichtend begonnen, ist? Ein großes Risiko, dem Teams immer wieder zum Opfer fallen, ist die Übernahme zusätzlicher Arbeiten, die keine hohe Priorität haben. Schlimmer noch ist es, wenn diese übernommen werden, ohne dass dafür die Mittel zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus müssen Teams ihre Kapazität verwalten und einen Projektplan erstellen, der die wahre Bandbreite – über den Planungshorizont hinweg – berücksichtigt. Tagtäglich müssen Teams ihre Kapazität einschätzen, um ihre WIP (work in progress) zu managen und sich auf die wichtigen Sachen konzentrieren zu können.  Die richtige Fokussierung macht dabei den Unterschied und minimiert das Risiko zu scheitern: Vielfach hilft es, bewusst einen Kompromiss einzugehen, Aufgaben hintenanzustellen (= „nicht jetzt“) und zuerst die Dinge mit größter Priorität abzuschließen.

Sichtbarkeit

Es gibt Themen, wie etwa die Koordination von Abhängigkeiten und das Beseitigen von Engpässen. In der Regel wird es sowohl auf Programmeben als auch Metaebene Abhängigkeiten geben, die erledigt werden müssen, um mit dem Rest der Arbeit vorankommen zu können.

Dabei kommt es auf die Sichtbarkeit an. Um dies zu unterstützen und Risiken zu reduzieren, müssen zwei Dinge erreicht werden:

  • 1. Teams müssen ihre Arbeit konsequent planen und priorisieren, dabei aber immer die vorhandenen Kapazitäten bedenken
  • 2. Die Teamleitung muss Verantwortung für ihr eigenes Backlog-Management übernehmen

Es ist auch wichtig, dass man in der Lage ist, im Notfall die Richtung zu ändern, etwa wenn das Risiko zu groß ist oder die gewünschten Ergebnisse ausbleiben. Eine Enterprise-Agile-Planning-Lösung kann an dieser Stelle helfen, für die nötige Transparenz zu sorgen, die für ein ordnungsgemäßes Risikomanagement erforderlich ist.

Die richtige Technologie ermöglicht es der Organisation:

  • zu verstehen, wo sich innerhalb von Plänen Risiken verbergen.
  • über diese Risiken zu diskutieren und die Verantwortung dafür auf Team- oder Führungsebene zu übernehmen, um angemessen reagieren zu können.
  • ein Gefühl für die Gesamtsituation zu entwickeln, nach und nach Trends zu erkennen und zu interpretieren.

Die Übernahme und Implementierung der richtigen Technologie kann dabei helfen, Risiken zu reduzieren und die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen.

Senkung der Kosten

Die Senkung der Kosten ist nicht zwingend das Hauptziel einer agilen Transformation. Allerdings ist sie ein natürlicher Effekt, denn die Transformation zu einer agilen Struktur setzt in der Regel Verbesserungen der Unternehmensleistung in Gang. Das wird erreicht, indem Projekte anhand der verfügbaren Ressourcenkapazität ausgerichtet werden, die richtigen Teammitglieder den Projekten gemäß ihrer Fähigkeiten zugewiesen werden und die Projektleistung transparent gemacht wird.  All das hat unmittelbare Auswirkungen auf das Ergebnis eines Unternehmens und kann dazu beitragen, den agilen ROI zu maximieren.

Die richtige Technologie ermöglicht es Unternehmen:

  • die finanziellen Auswirkungen bestimmter Entscheidungen durch Was-wäre-wenn-Szenarien zu bewerten.
  • die richtigen Initiativen auszuwählen, um aus monetärer Sicht das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Umsatzsteigerung

Wie kann Agilität dazu beitragen, den Umsatz eines Unternehmens zu steigern und den angestrebten agilen ROI zu erreichen? Dies kann erreicht werden, indem Teams dabei unterstützt werden, die Kosten gering zu halten, anstehende Aufgaben zu priorisieren oder, falls nötig, zu stoppen.

Bei Agilität geht es darum, strategisch zu denken und die Pläne mit den Teams zu verbinden, die die Arbeiten ausführen, die den meisten Mehrwert für den Kunden schaffen. Agilität beinhaltet aber auch die Fähigkeit, sich auf Marktveränderungen einzustellen oder auf Grundlage sich verändernder Kundenbedürfnisse anzupassen.

Folgende Fragen helfen im Umgang mit dem Thema Agilität und des agilen ROI.

  • Welche strategischen Ergebnisse müssen erreicht werden, einschließlich der Ziele (OKRs)?
  • Welche zusätzlichen Unternehmensinitiativen sind erforderlich, um nicht nur die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, sondern auch, um das Business an sich voranzubringen?
  • Auf welche KPIs kommt es an?
  • Woran wird festgemacht, dass ein Ziel erreicht wurde?

Märkte verändern sich ständig und schnell. Die richtige Technologie kann dazu beitragen, dass das gesamte Unternehmen effektiv planen und reagieren kann. Sie kann helfen, dass Pläne und daraus folgenden Arbeiten an strategische Unternehmensziele gebunden sind und dass die Arbeit teamübergreifend auf allen Ebenen der Organisation abgestimmt werden.

Die richtige Technologie ermöglicht es Unternehmen:

  • sich leichter auf ihre Mission und Ziele zu fokussieren.
  • die Auswirkungen von Strategieänderungen zu bewerten und Pläne zu entwickeln, mit denen sich die definierten, finanziellen Ziele erreichen lassen.
  • echte Erkenntnisse zu gewinnen, so dass Teams ihren Erfolg nachhaltig sichern können.

Kurz gesagt: Der Prozess der agilen Transformation ist eine Reise – in der Menschen, Technologien und Prozesse eine wichtige Rolle spielen. Wer sich das bewusst macht und sich einerseits auf Agilität einlässt, andererseits seine Projekte konsequent steuert, hat die Chance, von einem schnellen ROI dieser Transformation zu profitieren.

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Verena Bergfors

Verena Bergfors leitet bei Planview seit über 4 Jahren das Marketing EMEA. Bergfors hat in Konstanz Wirtschaftssinologie studiert, danach 7 Jahre in Shanghai gearbeitet und lebt seit über 10 Jahren in Stockholm.


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Verena Bergfors

Verena Bergfors leitet bei Planview seit über 4 Jahren das Marketing EMEA. Bergfors hat in Konstanz Wirtschaftssinologie studiert, danach 7 Jahre in Shanghai gearbeitet und lebt seit über 10 Jahren in Stockholm.