SCRUM in ehrenamtlichen Projekten – Ein Praxisbeispiel
SCRUM hat sich in den vergangenen Jahren als bekanntestes agiles Vorgehen in Projekten aus den unterschiedlichsten Branchen etabliert. Projektmanager nutzen inzwischen konventionelle und agile Methoden gleichermaßen. Ziel des hybriden Einsatzes ist die Erzeugung einer Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle. Bei SCRUM steht man hierbei täglich im Austausch.
Ehrenamtliche Projekte zeichnen sich oft dadurch aus, dass Akteure wechseln oder lediglich nebenberuflich ihr Ehrenamt wahrnehmen. Ein hundertprozentiger Einsatz und tägliche Kommunikation ist schwer möglich. Es stellt sich daher die Frage, wie in solchen Projekten mit SCRUM gearbeitet werden kann.
Die GPM Young Crew in München ist gerade dabei dies herauszufinden. Das ehrenamtliche Team organisiert den jährlich stattfindenden nationalen Young Crew Workshop in diesem Jahr mit SCRUM und lädt dazu Teilnehmer und Trainer aus ganz Deutschland vom 11. bis 14. Oktober nach München ein.
Wer ist die GPM Young Crew
Die GPM Young Crew ist eine Special Interest Group, die sich an Studierende und (Young) Professionals unter 35 Jahre richtet. Die Gruppe hat ein Interesse am Projektmanagement und möchte sich neben dem Studium und/oder dem Beruf austauschen. Regelmäßige Treffen und die Organisation verschiedener Veranstaltungen auf lokaler und nationaler Ebene bieten der Young Crew dabei eine Spielwiese, auf der neue Methoden und Tools für Projektmanagement ausprobiert werden können.
In dem Organisationsteam für den nationalen Young Crew Workshop 2018 sind, neben lokalen Mitgliedern aus München, auch Mitglieder aus anderen Städten wie Stuttgart oder Frankfurt zu finden.
Wie SCRUM zur Methode der Wahl wurde
Nachdem feststand, dass der Workshop 2018 in München stattfinden wird, erstellte das Team eine gemeinsame Projektvision. Als diese greifbar wurde, herrschte zunächst Unsicherheit über die Wahl einer geeigneten Methode. Die lokale Gruppe in München war zu diesem Zeitpunkt bereits gleichberechtigt, selbstorganisiert und demokratisch aufgestellt, weshalb die Schaffung einer hierarchischen Projektorganisation nicht mehr in Frage kam. Nach längeren Diskussionen kam es zur Übereinkunft, den Young Crew Workshop 2018 mit SCRUM zu organisieren. Eine flexiblere Wissensverteilung im Team, schnellere Feedbackschleifen und das Bedürfnis etwas Neues zu lernen, waren dabei die Motivation.
Dem Team war bewusst, dass die empfohlenen Regeln des SCRUM Guides nicht auf dieses ehrenamtliche Organisationsprojekt angewendet werden konnten. Vielmehr musste die Methode auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So wurde entschieden, in den ersten Sprints verstärkt die Vorgehensweise und das gemeinsame Miteinander auszuarbeiten. In dieser Zeit entstanden unter anderem die Definition of Done, Definition of Ready, Spielregeln, die das Miteinander regeln sollten, und eine Möglichkeit für die Ermittlung der Verfügbarkeiten, die angemessen für eine ehrenamtliche Tätigkeit sind.
Seit Ende letzten Jahres ist der adaptierte SCRUM-Ansatz im Organisationsteam des Young Crew Workshops im Einsatz und hat sich seither sehr bewährt.
Der adaptierte SCRUM-Ansatz
Die Länge der Sprints des adaptierten SCRUM-Ansatzes beträgt zwei Wochen. Die Sprints beginnen dabei jeden zweiten Mittwoch mit der Schätzung der Storys mit Story Points und der Planung (Planning1 & 2) des Sprint-Backlogs des neuen Sprints unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Teammitglieder. Ist die Planung des Sprints abgeschlossen, startet der Sprint und die Bearbeitung der Storys kann beginnen.
Um während der gesamten Laufzeit des Sprints eine Kommunikation aufrecht erhalten zu können und auch den Status der anderen Teammitglieder zu erfahren, wird ein regelmäßiges Daily durchgeführt. Da dieses in dem ehrenamtlichen Team jedoch nicht mit Präsenz oder telefonisch möglich ist, einigte sich das Team, den Status alle zwei Tage auf Slack zu posten. Das dabei einzuhaltende Raster ermöglicht eine schnelle Erfassung des Arbeitsstatus anderer Teammitglieder. Ebenso werden somit Hindernisse sowie notwendiges Feedback schnell sichtbar. Ist während eines Sprints eine intensivere Zusammenarbeit nötig, werden mehrstündige Arbeitstreffen organisiert. In diesen werden meistens größere oder sehr wichtige Storys gemeinsam bearbeitet.
Nach zwei Wochen Laufzeit wird der Sprint mit einem Review und einer Retrospektive abgeschlossen.
Kommunikation im Team
Um die Kommunikation im Team zu gewährleisten, werden Slack und Trello genutzt.
Slack wird als zentrale Kommunikationsplattform verwendet. In unterschiedlichen Channels (z.B. Location, Trainer und Sponsoring) findet man den aktuellen Stand zu den einzelnen Themen. Für die Posts aus Dailys wird ein separater Channel genutzt.
Über Trello ist in einem virtuellen Board der Status einzelner Storys einsehbar. An dem aktuellen Status (z.B. Sprint-Backlog, in Progress oder Done) erkennt man den Bearbeitungszustand jeder einzelnen Story. Auch ist ersichtlich, welches Teammitglied die Bearbeitung vornimmt.
Rollen
Die Young Crew München arbeitet mit dem aus dem SCRUM Guide bekannten drei Rollen: Product Owner, SCRUM Master und Team. Aufgrund der Rahmenbedingungen, die ein ehrenamtliches Projekt mit sich bringt, führte das Team Besonderheiten ein. Die Rolle des Product Owners wird von zwei Personen ausgefüllt, die als „Sparring-Partner“ agieren und sich beispielsweise gemeinschaftlich um die Erstellung und Priorisierung der Storys kümmern. Entgegen der Empfehlung aus dem SCRUM-Guide arbeiten sowohl der SCRUM Master als auch die beiden Product Owner gemeinsam mit dem restlichen Team an den Storys. Oberste Priorität hat jedoch die Erfüllung ihrer primären Aufgaben als SCRUM Masters beziehungsweise Product Owner.
Fazit
Experimentieren lohnt sich! Das Organisationsteam des Young Crew Workshops 2018 ist mit dem adaptierten SCRUM-Ansatz sehr zufrieden. Es handelt sich hierbei nicht um ein starres System. Kleinere Anpassungen an die sich ändernden Bedingungen im Team oder zum Ausprobieren von neuen Methoden werden regelmäßig vorgenommen.
Das Team ist davon überzeugt, dass auch andere ehrenamtliche Projekte mit diesem angepassten SCRUM-Vorgehen erfolgreich durchgeführt werden können. Bei Rückfragen können Sie sich gerne jederzeit an die Young Crew München wenden (muenchen@youngcrew.de).
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