Sechs Monate nach dem Lockdown – die Welt befindet sich nach wie vor im Krisenmodus. Das Corona-Virus und die damit verbundenen Maßnahmen der Bundesregierung haben uns alle von einem auf den anderen Tag vor sehr große Herausforderungen gestellt. Wie ist die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. mit dieser Ausnahmesituation umgegangen? Wie sah das Krisenmanagement der GPM aus?

Über eine Vielzahl an gut durchdachten Maßnahmen – entlang der einzelnen Handlungsfelder – ist es dem Präsidium gelungen die GPM über die vergangenen sechs Monate sukzessiv aus dem Notbetrieb in einen eingeschränkten Regelbetrieb zurückzuführen.

Die Handlungsfelder und die wichtigsten dazugehörenden Maßnahmen

• Das Handlungsfeld „Gesundheit“ hat oberste Priorität und verfolgt das Ziel, die Gesundheit aller GPM Mitglieder, Mitarbeitenden und Partnern zu schützen.
  
  

Um die Gesundheit Aller zu schützen, wurden bereits im März sämtliche Dienstreisen bis auf weiteres untersagt und Präsenzveranstaltungen abgesagt. Von Beginn der Corona-Krise an findet zum Schutz von allen, die Arbeit soweit möglich im Home-Office statt. Nahezu die komplette Belegschaft arbeitet noch immer „remote“. Außerdem wurde ab Mitte April ein Pandemieplan für die GPM Geschäftsstellen erarbeitet, dieser befindet sich seit Juni in der Umsetzung.

• Das Handlungsfeld „Liquidität und Finanzen“ verfolgt das Ziel, die Rücklagen der GPM möglichst lange zu schonen und in unsicheren Zeiten alle Kosten vorausschauend zu steuern; d.h. alles wofür keine vertragliche Verpflichtung besteht und was nicht der Betriebssicherung dient, wird ausgesetzt.
  
  

Konkret bedeutete das, dass nur die Projekte aus dem Portfolio im ursprünglichen Rahmen weiter vorangetrieben werden, die entweder hochpriorisiert wurden, vertraglichen Verpflichtungen unterliegen oder kurz vor dem Abschluss stehen. Durch ein aktives Stornomanagement konnten viele Veranstaltungen kostenschonend storniert werden.

Durch den reduzierten Geschäftsbetrieb gingen ab Ende April große Teile der GPM Mitarbeitenden in die Kurzarbeit. Bereits im Juni konnten die Kapazitäten einiger Kolleginnen und Kollegen wieder aufgestockt werden und im September konnten große Teile der Belegschaft aus der Kurzarbeit geholt werden. Ausschreibungen und Nachbesetzungen bleiben jedoch weiterhin ausgesetzt. Um auf Veränderungen schnell reagieren zu können, wird dieses Handlungsfeld durch engmaschiges Controlling und Liquiditätstracking begleitet und durch regelmäßige Forecasts unterstützt.

• Das Handlungsfeld „Innovation“ verfolgt das Ziel, die GPM durch innovative Vorhaben zukunftssicher aufzustellen oder die Auswirkungen der Krise durch proaktive Maßnahmen abzumildern.
  
  

Das Veranstaltungsjahr der GPM wurde vollständig überarbeitet. Bedingt durch die Absage der Präsenzveranstaltungen wurden digitale Formate geprüft und umgesetzt. Auch in den Regional- und Fachgruppen ist ein Großteil des Austausches seit Anfang April ins Netz umgezogen. Die Beteiligung an den Regional- und Fachgruppenveranstaltungen hat sich durch die Online-Formate deutlich erhöht – Teilweise gibt es Veranstaltungen mit mehr als 250 Teilnehmenden.

Um die Funktionsfähigkeit des Vereins in der Krisenzeit zu gewährleisten und weiterhin mit Mitarbeitenden, Mitgliedern und Partnern in Verbindung zu bleiben, spielt die IT eine bedeutende Rolle. Sichere Remote-Funktionen und reibungslose Netzwerkzugriffe hatten oberste Priorität. Mit der Einführung von Microsoft Teams und Office 365 konnten die Kommunikationswege sichergestellt und die Remote-Zusammenarbeit verbessert werden.

Nach Klärung des Datenschutzes ist das flächendeckende Rollout von Office 365 und Teams für den gesamten ehrenamtlichen Bereich der GPM noch für dieses Jahr geplant. Mithilfe eines zügig eingesetzten und sehr agilen Projektes konnte innerhalb weniger Wochen das Zertifizierungsangebot digitalisiert werden. So ist die PM-ZERT, die Zertifizierungsstelle der GPM seit Ende Mai in der Lage, digitale Prüfungen ohne Präsenzpflicht anzubieten und durchzuführen.

Weitere Projekte, die für die GPM als zukunftssichernd eingestuft wurden und vorangetrieben werden, sind: Das Projekt „Mitgliederentwicklung 2020“ sowie die Produktweiterentwicklung ICB4 – zur Konsolidierung und Qualitätssicherung der Weiterbildungsprodukte.

• Das Handlungsfeld „Kommunikation“ verfolgt das Ziel, alle relevanten Stakeholder der GPM, intern und extern, möglichst transparent zu informieren.
  
  

Dieses Handlungsfeld spannt sich wie eine Klammer um die anderen drei Handlungsfelder. Denn alle Maßnahmen müssen zielgruppenspezifisch, proaktiv, zeitnah und transparent über die passenden GPM Kanäle kommuniziert und der Wissenstransfer über alle Anspruchsgruppen hinweg gewährleistet werden. So hat die GPM eine Reihe an Kommunikationsmaßnahmen eingeleitet und die Kommunikation als einen zuverlässigen Wegbegleiter in Zeiten des Wandels etabliert. 

Das Krisenmanagement des Präsidiums ist bisher gut aufgegangen – die eng gestaffelten Forecasts sehen die GPM zwar deutlich unter dem ursprünglich geplanten Wirtschaftszielen, aber auf einem stabilen Kurs. Das Präsidium dankt dem Corona Beirat mit seinen Vertretern aus Präsidialrat, Finanzausschuss und Personalausschuss für seine unterstützende Beratung bei den Entscheidungen in den letzten Monaten. Dieses zusätzliche ehrenamtliche Engagement in dieser besonders herausfordernden Zeit, ging weit über die eigentlichen Aufgaben der Gremien hinaus und trägt zu einem großen Teil zum Erfolg des Krisenmanagements der GPM bei.

Es ist davon auszugehen, dass die GPM bei Aufrechterhaltung der eingeleiteten Maßnahmen in den kommenden Monaten sukzessive in einen Regelbetrieb zurückfinden kann. Allerdings kann auch davon ausgegangen werden, dass dieser Regelbetrieb ein anderer sein wird als vor der Krise – hier unterscheidet sich die GPM nicht von anderen Unternehmen oder Organisationen, die ihre Geschäftsmodelle und Abläufe an das „Neue Jetzt“ anpassen müssen. Aktuell sprechen die Zeichen dafür, dass die GPM die Krise nicht nur meistern, sondern gestärkt aus ihr hervor gehen wird.