Projektmanagement und Digitalisierung Teil 1

Projektmanagement-Aufgaben sind in den letzten Jahren vielfältiger und spezifischer geworden. Dies hängt einerseits damit zusammen, dass Unternehmen und Organisationen auf allen Ebenen immer mehr Projekte durchführen und andererseits ihre Geschäftsprozesse immer weiter digitalisieren, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Damit geht einher, dass Produkte, Dienstleistungen und Wertschöpfungsprozesse einen stetig größer werdenden Anteil an IT und Software umfassen, und dass Unternehmen sich auch untereinander immer stärker vernetzen. Sich ausbreitende Internet of Things-Anwendungen, die smarte Nutzung von Daten und Techniken wie KI dürften diese Entwicklung noch weiter vorantreiben.

Aus Sicht von InLoox haben sich im Hinblick auf die Digitalisierung einige Erkenntnisse herauskristallisiert, zu denen sich folgende Thesen formulieren lassen:

1) Individuelle Lösungsansätze sind notwendig

Externe Faktoren wie die Marktdynamik sorgen zusätzlich für eine wachsende Vielfalt an Projektmanagement-Aufgaben. Dabei ist die Digitalisierung derzeit der maßgebliche Wettbewerbsfaktor und zugleich ein Katalysator, der einerseits auf alle Unternehmen einer Branche einwirkt und den andererseits jedes Unternehmen für sich nutzen kann.

Wer von der digitalen Transformation profitieren will, sollte das Know-how seiner Mitarbeiter verbessern, organisatorische, kulturelle sowie technische Anpassungen vornehmen und die Veränderungen managen können. Da sich Unternehmen hinsichtlich Branche, Zielen und Geschäftsmodell stark voneinander unterscheiden, treffen sie auch auf sehr verschiedenartige Anforderungen. Zum Beispiel wird ein globaler Automobilzulieferer aus einer völlig anderen Ausgangssituation starten und daher ganz andere Ansätze verfolgen als vielleicht ein Handelsunternehmen oder eine Fluglinie. Bei einem Produktanbieter spielen andere Faktoren eine Rolle als bei einem Dienstleister. Und je verschiedener die Ausgangslage und Anforderungen sind, desto unterschiedlicher werden die Lösungswege. Da Unternehmen bei der digitalen Transformation unterschiedliche Schwerpunkte setzen und auch auf verschiedene Weise vorgehen, wird sich kaum eine einheitliche Vorgehensweise herauskristallisieren. Jede einzelne Unternehmung sollte individuelle Lösungsansätze verfolgen, um mit Projektmanagement ihren Digitalisierungsprozess zu unterstützen.

Es gibt demnach auch keinen idealen 10-Schritte-Plan, der für jedes Unternehmen passt und zur erfolgreichen digitalen Transformation führt. Der Weg dorthin ist höchst individuell, mitunter kann er lang, mühsam und teuer werden, aber er wird dringend notwendig sein.

2) Vernetzung und cross-funktionale Zusammenarbeit einzelner Teams statt Silostrukturen

In einem dynamischen Markt bedarf es mehr denn je der Vernetzung und cross-funktionalen Zusammenarbeit einzelner Teams. Mit der Zeit etablieren sich in Organisationen immer wieder Strukturen und Hierarchien, die zu ineffektiven Silos führen, welche es zu überwinden gilt.

Diese Ineffektivität haben zum Beispiel Unternehmen bereits insofern erfahren müssen, als dass ihre Projektergebnisse zusammengeführt keine Lösung brachten, die tatsächlich funktionierte. Aufgrund der Digitalisierung hatte der Markt einen größeren Handlungsspielraum als die Unternehmen erlangt. Die Bedürfnisse der Kunden ließen sich in einem dynamischen, komplexen, volatilen Markt nicht mehr mit den starren Strukturen in Unternehmen befriedigen.

Auf Effizienz optimierte „Silos“ in Vertrieb, Marketing, Einkauf, Logistik, Produktion oder Entwicklung hatten die Sicht auf den Kunden verstellt. Sie blockierten den Fluss im Wertstrom. Um den Wandel weg vom Silo-gesteuerten Projektmanagement zu schaffen, hat zum Beispiel der Business-Intelligence-Bereich der OTTO Group einen individuellen Weg gefunden. BI@OTTO hat die Prinzipien „agil“, „lean“ und „Produkt“ umdefiniert und auf seine wertstromorientierte Problemlösungsstrategie angepasst, die auf die Kunden ausgerichtet ist.

Auch wenn dies eine sehr spezifische Vorgehensweise ist, um die digitale Transformation umzusetzen, so lässt sich im Hinblick auf ein Problem eine Parallele zu anderen Unternehmen ziehen. Es ist das Spannungsfeld zwischen Team- und Organisationszielen, das es zu überwinden gilt:

3) Auflösung des Konflikts zwischen Team- und Organisationszielen

Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, sollte ein Unternehmen einen Weg finden, das Spannungsfeld erfolgreich zu gestalten, welches zwischen der Freiheit und Entscheidungsautonomie im agilen cross-funktionalen Team einerseits und dem Sicherheitsbestreben sowie dem Ziel der Risikominimierung in der Organisation andererseits besteht.

Eine Möglichkeit besteht darin, den Teilbereich eines Unternehmens, der als erster die digitale Transformation durchläuft, auszulagern und dort die Digitalisierung auszuprobieren. Manche Unternehmen bezeichnen dies als digitales Labor.

Im zweiten Teil dieses Beitrags wird es darum gehen, dass Unternehmen bei der digitalen Transformation Kombinierte Top-down und Bottom-up-Strategien benutzen, auf Fünf Softskills setzen und Hybride Ansätze verfolgen sollten.