Digitale Kommunikations- und Organisationstools bieten einen Mehrwert in der Projektzusammenarbeit: im Ehrenamt, bei standortübergreifenden Projekten oder auch innerhalb des Unternehmens. Der erste Schritt zur Verwendung dieser Dienste benötigt oftmals etwas Überwindung. Aber der Schritt lohnt sich.

Der interaktive Vortrag zur Nutzung der kollaborativen Tools Slack und Trello, bildete den vorläufigen Abschluss, der von der Regionalgruppe Frankfurt / Rhein-Main der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. organisierten und von Marianne Windelband konzipierten Veranstaltungsreihe: „Digitalisierung, Projektmanagement, Arbeit 4.0“.

Als Referentinnen eingeladen waren aktive Mitglieder der GPM Nachwuchsorganisation „Young Crew“. Sabina Lammert, von der Young Crew München und Management Consultant bei borisgloger consulting GmbH und Dora Slemmer, von der Young Crew Stuttgart und Projekt Managerin bei der DST Consulting GmbH teilten ihre Erfahrungen mit den kollaborativen Tools Slack und Trello. Grundidee des Abends war, dass die „alten Hasen“ auch von den „Jungen“ lernen können.

Gesponsert wurde die Veranstaltung von borisgloger consulting, einem Vorreiter für agiles Arbeiten nach Scrum und der Begleitung von agilen Transformationen von Unternehmen,

Zunächst stellten die Referentinnen das Zusammenarbeitsmodell der GPM Young Crew vor. Das Besondere dabei: Es handelt sich um ein bedarfsgerecht angepasstes Scrum Modell, das für die ehrenamtliche Organisation des diesjährigen Young Crew Workshops eingesetzt wurde.

Um den Teilnehmern ein Gefühl für den Mehrwert, durch die mit Scrum verbundene kontinuierliche Verbesserung zu vermitteln, ging es dann in den ersten interaktiven Teil. Gemeinsam wurde das „Ball Point Game“ gespielt, das mithilfe von einfachen Regeln den Deming-Zyklus „Plan-Do-Check-Act“ vermittelt, nach dem auch agile Methoden wie Scrum, Kanban oder Design Thinking ablaufen. Auch wenn die Prozessoptimierung im Laufe des Spiels aufgrund der späten Uhrzeit noch Potenzial nach oben aufwies hatte, hat es an zwei Sachen nicht gemangelt: Motivation und Spaß.

Trello: Das interaktive Taskboard

Anschließend stellten die Referentinnen Sabina Lammert und Dora Slemmer das Organisationstool Trello vor. Trello ist ein interaktives Taskboard, das Ordnung in einem Haufen von Post-Its zaubert und ein Projekt grafisch in Workflows abbildet. Die Grundeinstellung von Trello ist das bekannte Kanban-System „ToDo – Doing – Done“. Je nach Produkt und Ablauf kann dieses Verfahren angepasst werden. Ganz häufig wird in der IT z.B. „Testing“ zum Vorgang zugefügt. Das Workshopteam hat sein Board mit der Spalte „Hindernisse“ bzw. „Blocked“ ergänzt.

Slack – Searchable Log for All Conversation and Knowledge – ist eine Kommunikations- und Informationsplattform, mit der Einbindungsmöglichkeit diverser Dateiformate und sonstiger Plattformen, wie GoogleDrive, Dropbox oder Twitter. Slack besteht aus diversen „Channels“, bei denen es sich um Chaträume handelt. Diese Chaträume können thematisch, organisatorisch oder nach einem beliebigen gewählten Prinzip angelegt werden. Die Channels können öffentlich oder geschlossen eingestellt werden. Daneben besteht die Möglichkeit, private Chaträume mit bestimmten Personen oder Gruppen zu gründen. Emoticons und bunte Symbole runden die Plattform optisch ab und machen die Kommunikation lebendiger. Suchfunktion und der „Slackbot“ als Supportroboter unterstützen den User. Daneben kann der Anwender diverse zusätzliche Apps wie „Polly“ für Umfragen herunterladen.

In Slack hat das Organisationsteam des Young Crew Workshops seine Channels thematisch geordnet. So entstand für das Daily ein eigener Channel. Hier posten die Mitglieder ihren Arbeitsfortschritt. In weiteren Channels, wie „Workshop“ oder „Locations“, diskutiert das Organisationsteam des Young Crew Workshops beispielsweise über die Themenauswahl für die Workshoptage, oder den Veranstaltungsort der abendlichen Gala.

Einsatz von kollaborativen Tools ist auch im Unternehmenskontext möglich

Am Ende des Vortrags wurde insbesondere die Verwendbarkeit der kollaborativen Tools Slack und Trello im professionellen Umfeld diskutiert. Microsoft Teams wurde dabei als Alternative für Slack genannt ebenso wie die Kombination aus JIRA und Confluence für die Visualisierung und Dokumentation des Arbeitsfortschrittes in einem Scrum Team. – Letztendlich hängt es vom jeweiligen Unternehmenskontext ab, welches Tool, sich für welches Vorhaben am besten eignet.

Mehrheitlich waren die Besucher des interaktiven Vortrags insbesondere von der überzeugenden Optik und der einfachen Bedienbarkeit der vorgestellten Tools angetan und sie quittierten den von den beiden Referentinnen Sabina Lammert und Dora Slemmer engagiert gestalteten, interaktiven Abend mit deutlichem Applaus. Die Diskussion ging dank des Sponsors borisgloger noch in einen informellen Austausch mit Speis und Trank über.

Sabina Lammert und Dora Slemmer bedanken sich für die Möglichkeit, ihre Erfahrungen mit der GPM Regionalgruppe Frankfurt zu teilen und freuen sich bereits auf den zukünftigen Austausch.

Weite Informationen über den GPM Young Crew Workshop im Blogbeitrag:
SCRUM in ehrenamtlichen Projekten – Ein Praxisbeispiel