Ein Mix aus klaren Regeln und Freiraum ist das Erfolgsrezept

Spätestens seit der Pandemie wissen wir: Die Zusammenarbeit in verteilten Teams ist gar nicht ohne. Mit dem pandemiebedingten Umzug ins Homeoffice haben sich viele Prozesse geändert und heute lässt sich die Uhr nicht mehr zurückdrehen. Fakt ist: Die Arbeitslandschaft hat sich verändert und immer öfter müssen Menschen, die an den unterschiedlichsten Orten sitzen, zusammenarbeiten. Damit das klappt, müssen einerseits gemeinsame Regeln aufgestellt werden und andererseits Freiraum für persönliche Gespräche erhalten bleiben.

Deshalb muss unbedingt ein themenunabhängiger Kommunikationskanal implementiert werden, der den „klassischen Flurfunk“ ersetzt, beispielsweise Slack. Alles, was allgemein zu besprechen ist, wird darüber abgebildet. Es hat sich als hilfreich erwiesen, dass innerhalb der Teams morgens jeder seine Pläne für den Tag kommuniziert und abends ein kurzes Review gibt. Dann weiß jeder Bescheid, wann er auf den anderen zugreifen kann und welche Optionen es gibt, sich gegenseitig bei den anstehenden Arbeiten zu unterstützen.

Für die aufgabenbezogene Kommunikation, also wenn es um konkrete Projekte geht, empfiehlt sich der Einsatz von „Meistertask“. Hierüber lässt sich sogar eine ganze Firma führen – konkret über das „Company Kanban Board“. Hier erhält jedes Thema und jedes Projekt eine übergeordnete „Karte“, also ein Ticket. Sämtliche Abstimmungen zu dem spezifischen Thema werden dort festgehalten. Das macht das Wiederfinden leicht, denn damit ist die Themenkarte die zentrale Anlaufstelle. Dort steht im Zweifel auch, wo weitere Informationen zu finden sind.

Das alles funktioniert nur dann, wenn es einen klaren Ablauf für die Regelkommunikation gibt. Als erfolgreich hat sich etwa erwiesen, sich einmal pro Monat abzustimmen und die Pläne für den nächsten Monat zu besprechen. Dann sollten auch Karten aus dem Bereich der Disposition in den Bereich Arbeit verschoben werden. So hat man die Gesamtanzahl der Karten im Blick und kann sich gleichzeitig fokussieren. Ohne die Regelkommunikation würden die „Kanban-Boards“ nicht funktionieren. Und überhaupt: Kanban ist einer der erfolgreichsten Ansätze, um die Zusammenarbeit in verteilten Teams zu organisieren.

Für die kleineren Aufgaben genügt das alles schon. Für größere Projekte braucht es zusätzlich noch eine projektbezogene Regelkommunikation. Dabei ist es wichtig, dass es sich um kurze Statusmeetings handelt; Diskussionen über Details sollten an anderer Stelle stattfinden.

Am besten organisiert das der Projektleiter je nach den individuellen Anforderungen; die Zuordnung sollte dann so gestaltet werden, dass ein Thema proaktiv vorangetrieben werden kann.  


Damit ein Thema vorankommt, braucht es grundsätzlich fünf elementare Dinge:

1. Ein Basisverständnis für die Ausgangslage und das zu lösende Problem

2.  Klare Ziele

3.  Eine strukturierte Übersicht der anstehenden Arbeit und Aufgaben

4.  Eindeutig definierte Rollen inkl. der damit verbundenen Erwartungen, Kompetenzen und Spielregeln 

5.  Regelmäßige Abstimmungen, die für den erforderlichen Vortrieb sorgen


Diesen Punkten kommt bei der Zusammenarbeit verteilter Teams eine viel stärkere Bedeutung zu. Ziele etwa sind die Grundlage für selbstständiges Arbeiten. Wo jemand im Homeoffice arbeitet, fallen sowohl Orientierung aufgrund des Handelns der Kollegen wie auch Feedback schwer. Je klarer ist, wohin die Reise führen soll, desto besser gelingt das unabhängige Wirken.

Dasselbe gilt für die Aufgaben. Wer Aufgaben strukturiert, Verantwortung abstimmt und damit die einzelnen Rollen klärt, hat automatisch Klarheit darüber, wer für welche Ergebnisse verantwortlich zeichnet. Außerdem entsteht so ein für alle sichtbarer Kommunikationsplan: jeder sieht, wen er für welches Aufgabenpaket ansprechen kann. Das macht die direkte Abstimmung leicht.

Dann gilt es nur noch, bei der Regelkommunikation besonders auf Ergebnisse zu achten: Ist bei allen Aufgabenpaketen klar, auf welches Ergebnis hingearbeitet werden soll? Werden wirklich Ergebnisse erzielt und erfüllen diese die definierten „Abnahmekriterien“? An dieser Stelle kommt die Führungskraft ins Spiel. Wird sie zu jeder dritten oder vierten Regelkommunikation eingeladen (oder öfter), hat sie automatisch den aktuellen Status. Bei diesen Runden lohnt es sich, ein paar Minuten extra einzuplanen, um den Fragen des Auftraggebers und den Fragen an den Auftraggeber Raum zu geben.

Dass Meetings in verteilten Teams online stattfinden, muss nicht extra erwähnt werden. Eine gute Visualisierung ist dabei der Schlüssel, wie in einer Besprechung im Meetingraum auch.  Wer mag, kann dafür Mindmaps nutzen. Sie helfen, Struktur zu halten. 

Als Konferenzsoftware ist GoToMeeting eine gute Wahl, da die Applikation stabil ist und mit allen möglichen Endgeräten problemlos funktioniert. Weil auch die Einwahl mittels Telefon möglich ist, wird zudem die Internetleitung geschont. Zudem können Microsoft Teams oder Zoom eingesetzt werden. Bei der Wahl der Konferenzsoftware sollte man jedoch darauf achten, welchen Leistungsumfang man konkret für die Zusammenarbeit und Steuerung von Projekten benötigt. Aber auch die Visualisierung und die Sprachqualität sind wichtig, damit Online-Konferenzen nicht zu anstrengend werden.

In jedem Fall sind die technischen Möglichkeiten heute so vielfältig, dass die Zusammenarbeit auch über Länder-, Zeit- und Sprachgrenzen hinweg erfolgreich funktionieren kann. Wem es gelingt, dabei den richtigen Mix aus klaren Regeln und individuellem Freiraum zu gestalten, hat die besten Voraussetzungen dafür, dass die Zusammenarbeit der verteilten Teams nicht nur funktioniert, sondern auch von Erfolg gekrönt ist und Spaß macht.

6 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

1. Anstatt Flurfunk und für die themenunabhängige Kommunikation Slack samt gegenseitigem „Tagesbriefing"

3. Klarer Ablauf für Regelkommunikation allgemein und, wo sinnvoll, pro Projekt im Projektteam

4. Fünf elementare Dinge, damit Projekte gelingen, unter anderem mehr Fokus auf Ziele als Grundlage für selbstorganisiertes Arbeiten

5. Online Meetings immer mit guter Visualisierung, etwa über Mindmaps in iThoughts oder Xmind, und stabiler Leitung, etwa bei GoToMeeting, Microsoft Teams (aktuell kostenlos) oder Zoom, das auch virtuelle Gruppenarbeitsräume bietet – gelegentlich unterstützt durch ein gemeinsames Online-Whiteboard wie Miro

6. Auf gute Audioqualität von Online-Meetings und -Workshops achten, etwa mit Konferenzspinne oder Jabra 710 (Amazon-Affiliate-Link)

Weitere Informationen unter: www.projektmensch.com