Warum alle an einem Strang ziehen müssen und wie ein Projektfahrplan auch in Krisenzeit hilft, das Schlimmste zu verhindern

Auch wenn Unternehmen in den letzten Jahren ihre Projekte immer flexibler und agiler umgesetzt haben, ist eine solide Basisplanung nach wie vor Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung einer neuen Software. Arbeiten die Projektbeteiligten dann noch von verschiedenen Orten – ob im Büro oder von Zuhause – und überwiegend virtuell zusammen, gewinnt der strukturierte Projektfahrplan noch mehr an Bedeutung. Deshalb sollte vor Beginn der Softwareeinführung nicht nur festgelegt werden, bis zu welchem Zeitpunkt der Rollout spätestens erfolgt sein muss, sondern auch welche Unternehmensbereiche bzw. Personen involviert sind. Diese und weitere Voraussetzungen müssen unbedingt bedacht werden, wenn man die Software sowohl erfolgreich einführen als auch deren Nutzung forcieren möchte.

Grundsätzlich hängt die Dauer eines Software-Einführungsprojekts davon ab, wie es um den Projektmanagement-Reifegrad eines Unternehmens bestellt ist und welche Strukturen eventuell betroffen sind. Je besser die Planung des Einführungsprojektes, desto reibungsloser und schneller läuft es ab. Beispielhaft sei das Projekt eines Kunden aus der Medizintechnik genannt. Dieses veranschaulicht sehr gut, wie elementar der Umgang des Unternehmens mit Projektstrukturen ist. Dieses medizintechnische Unternehmen benötigte vom Erstellen des Anforderungskatalogs bis zum Ende der Testphase gerade mal acht Wochen und das, obwohl nur ein kleines Team involviert war. Der Ursache lag darin, dass die Teammitglieder im Umgang und mit der Abwicklung von Projekten sehr vertraut waren – also die Organisation einen hohen Reifegrad im Projektmanagement besaß.  

Danach lief der Testbetrieb schrittweise in allen Abteilungen an, Feedback wurde zentral an den Projektverantwortlichen gegeben und in enger Abstimmung mit dem CIO das Set-up der Software, das Handbuch sowie die Infrastruktur angepasst. Der Produktivbetrieb startete flächendeckend nach 4 Monaten. Mit dem Tag des Livebetriebs wurden neue Projekte dann auch ausschließlich mit der neuen Software geplant und alte bzw. laufende Projekte sukzessiv eingepflegt. Nach sechs Monaten war das Projekt erfolgreich abgeschlossen und auch die Arbeit mit der Software war zur Selbstverständlichkeit geworden.

Die so gesammelten Erfahrungen, fasste man zusammen und brachte sie in das nächste Projekt ein. So sorgt das Unternehmen für eine kontinuierliche Optimierung im Projektmanagement - abteilungsübergreifend und hinauf bis zum verantwortlichen CIO.

Experten-Tipp: Im Nachgang zu jedem Projekt sollte man sich die Mühe machen, die gesammelten Erfahrungen zu notieren. Vor Beginn des nächsten Projekts gilt es dann diese „Learnings“ noch einmal zu lesen, um den Projektverlauf noch besser zu gestalten.

Sicherlich ist es hilfreich, wenn man darüber hinaus auch schon intensiver mit dem Einsatzbereich, für den die Software gedacht ist, Erfahrungen gemacht hat. Im Kontext einer Projektmanagement-Software bedeutet das, dass es hilfreich ist, wenn ein interner Projektmanager für die Einführung verantwortlich ist. Dieser kann auf ein entsprechendes Knowhow zurückgreifen und benötigt keine Schulung oder gar Zertifizierung, um die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen einer Projektmanagement-Software einzuschätzen. Zudem wird ein interner Projektmanager automatisch zum Ansprechpartner der Kollegen und kann so subtil zur maximalen Akzeptanz der neuen Software beitragen.

Experten-Tipp: Wenn möglich sollte man sich „verbündete Fachleute“ suchen, die unternehmensintern geschätzt werden und so indirekt zum Gelingen des Projekts beitragen. Ob in der Mittagspause oder auf dem Sommerfest – sie können helfen, dass die neue Software angenommen und genutzt wird und so ihre ganze Schlagkraft entfalten kann. Das ist allerdings in Krisenzeiten, in denen die digitale Zusammenarbeit dominiert, nicht so einfach. Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, dass sich langjährige Mitarbeiter mit neuen Kollegen vernetzen – denn nur so lässt sich die notwendige Vertrauensbasis aufbauen.

Doch unabhängig von all diesen Überlegungen können Unterlagen genutzt werden, die die Hersteller und Implementierungspartner von Software-Lösungen zur Verfügung stellen, um die Einführung ihrer Lösung zu erleichtern. Das gilt nicht nur in Bezug auf die persönliche Betreuung in Form von Beratung, Schulung etc., sondern auch hinsichtlich vorhandener Materialien. Unternehmen bieten etwa neben Hilfe-Artikeln auch individuelle Guidelines an, in denen die Kunden und Anwender eine ganze Menge Tipps und Tricks erfahren. Wenn gewünscht, kann man auch eine moderierte Diskussion zu den Regeln und Einsatzszenarien haben. Auch in Ausnahmesituationen muss nicht auf diese Zusatzangebote verzichtet werden. Es hat sich gezeigt, dass besonders Unternehmen aus dem IT-Bereich sehr schnell alternative digitale Angebote auf die Beine stellen können.

Zusatz-Tipp: Es ist wichtig, im Vorfeld das Datenkonzept zu durchdenken. Das betrifft die Zugriffsrechte, Dokumentenablage und die Projektdaten insgesamt – wo sollen diese liegen und wie werden sie gesichert.

Fazit: Alles, was hilft, dass die Beteiligten am gleichen Strang ziehen, ist erlaubt – insbesondere in Krisenzeiten, wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus zusammenarbeiten. Aber auch kritische Meinungen dürfen nicht unterbunden, sondern müssen gehört werden. Eine Diskussion sollte als Chance und nicht als Hindernis verstanden werden, denn vielleicht gelingt es ja sogar, den ein oder anderen Kritiker umzustimmen und ihn in den Erfolg des Software-Einführungsprojekts einzubinden.

Hier geht es zu Teil I und Teil II der Blogserie.