In dieser Artikelserie werden die sechs wichtigsten Softskills im Projektmanagement erläutert. Anhand von Expertentipps können Sie Ihre Skills vertiefen, mit einer Checkliste überprüfen und zugleich auch Ihre Fortschritte verfolgen. Zu jedem Softskill gibt es eine kurze Reihe von Checkpunkten, mit denen Sie Ihren Status und ihre Fortschritte verfolgen können. Am Ende der letzten Folge der Artikelserie wird die komplette Checkliste noch einmal zusammengefasst. 

Softskills im Projektmanagement 

Ein Projekt wird als erfolgreich bezeichnet, wenn es die geforderte Qualität sowie den vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen einhält. Die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement¹ hat eine GPM-Studie im Jahr 2015 erstmals empirisch untersucht. Als Ergebnis der Studie wurden insgesamt 14 Praktiken bzw. Kriterien ermittelt, die für den Projekterfolg wirklich wirksam und relevant sind. Unter den Top 8 Erfolgsfaktoren fanden sich allein vier Führungskompetenzen: Konfliktlösung, Kommunikation, Entscheidungsfindung sowie Teamwork.

Da mehr Aufgaben in Projekten organisiert werden, steigen die Anforderungen an Projektmanager. So ist in Projekten und speziell bei der Produktentwicklung der Anteil von Aufgaben, die IT- bzw. Software betreffen, stark gewachsen. Zugleich ist es aufgrund des Paradigmenwechsels von der Wasserfall- zur Agile-Methode² für Projektmanager wichtiger denn je geworden, mit vielen involvierten Personen effektiv zusammenarbeiten zu können.

In Ihrer Rolle als Projektmanager müssen Sie: 

1. mit Personen interagieren, die über keine umfassenden IT-Kompetenzen verfügen, 
2. Ihre Entwicklungs- und QA-Teams koordinieren, 
3. als Schnittstelle zwischen Projekt-Team und Management fungieren. 

Kommunikator zwischen all diesen Personen zu sein, erscheint wie eine große Herausforderung. Doch mit den richtigen Softskills und der notwendigen Sozialkompetenz werden Sie diese Rolle ausfüllen.

Was sind Softskills?

Softskills sind nicht-technische Fähigkeiten. Sie beziehen sich darauf, wie Sie mit anderen Menschen arbeiten, interagieren und umgehen. Manchmal werden sie auch als Führungsqualitäten, soziale Fähigkeiten, emotionale Intelligenz oder interaktive Fähigkeiten bezeichnet. Zu den Softskills gehören unter anderem Aspekte wie Kommunikation, Aktives Zuhören, Entscheidungsfindung, Konfliktlösung, Teamwork und Zeit-Management. Diese Fähigkeiten werden wir nun der Reihe nach betrachten und dazu erläutern, wie Sie diese für Ihr nächstes Projekt ausbauen können.

Kommunikation

„Kommunikation ist die Sprache des Leaderships.“ 

James Humes, ehemaliger Redenschreiber für fünf amerikanische Präsidenten – von Eisenhower über Nixon, Ford, Reagan bis hin zu George H.W. Bush sen.

Damit deutet Humes treffend an, dass Kommunikation mehr ist als nur der Austausch von Informationen – Kommunikation ist eine Kunst, wie der Personalberater Anthony Gregg analysiert und beschreibt³: Eine gute Führungskraft muss in der Lage sein, eine Botschaft klar und deutlich zu vermitteln und die Bedeutung und die Absicht hinter dem, was andere Menschen sagen, zu verstehen. Wenn Sie Ihr Team inspirieren und einen echten Wandel herbeiführen wollen, müssen Sie sich zunächst auf die Art und Weise konzentrieren, wie Sie kommunizieren.

Dass gute Kommunikation sowohl eines der drei wichtigsten Kriterien für den Erfolg im Projektmanagements darstellt und dass umgekehrt schlechte Kommunikation auch maßgeblich zum Misserfolg beiträgt, hat die empirische Studie Erfolg und Scheitern im Projektmanagement⁴ herausgefunden. Sie wurde im Jahr 2008 gemeinsam von der GPM und PA Consulting Group veröffentlicht und zählt zu den Klassikern auf diesem Gebiet. 

Die Bedeutung von Kommunikation für Sie als Projektmanager

Wenn Sie ein Projekt leiten, geht es bei der Kommunikation darum, für Ihr Team da zu sein, einen Überblick über die Herausforderungen des Projekts zu haben, alle Probleme innerhalb Ihres Teams zu verstehen und auch die Probleme der Projekt-Stakeholder nachvollziehen zu können.

Für eine erfolgreiche Kommunikation gibt es eine Reihe von Orientierungspunkten. Laut CIO⁵ sind dies:

• Transparenz
• Präzision
• Objektivität und Fairness
• Selbstbewusstsein
• Glaubwürdigkeit

Checklistenpunkte zur Kommunikation

Ihre Kommunikationsfähigkeiten können Sie anhand von drei Aspekten überprüfen.

Die Mitentscheider 

Es kommt nicht nur darauf an, wie Sie Ihre Botschaft vermitteln, sondern auch darauf, den richtigen Moment auszumachen, um Ihre Idee vorzutragen. Dabei spielt das Lesen der Körpersprache eine zentrale Rolle. Sie müssen merken, wann Sie Ihre Präsentation etwas beschleunigen oder ein Thema weiter vertiefen sollten. Dazu müssen Sie den oder die Mitentscheider im Raum identifizieren und sich an diesen orientieren. 

O Finden Sie die Mitentscheider in Ihrem Unternehmen

Mitentscheider sind Personen in Ihrem Unternehmen, an die sich Ihr Chef wendet, wenn Dinge unklar sind. Wenn Sie diese Personen nicht auf Ihre Seite bringen, sieht es für Ihre Idee schlecht aus. Machen Sie sich dazu zunächst zu folgenden Punkten Gedanken: 

Finden Sie vor Ihrer Ideenpräsentation heraus, wer die Mitentscheider sind und binden Sie diese entsprechend ein. 

Auch wenn Sie sehen, dass kein Mitentscheider im Raum ist, sollten Sie sich den Personen zuwenden, die mit Ihrem Chef in engerem Kontakt stehen. 

Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie sich mit dem Thema einer erfolgreichen Ideenpräsentation⁶ eingehender beschäftigen möchten. 

Interesse schlägt Konfrontation

Wenn es zu Meinungsverschiedenheiten kommt, sind Sie gut beraten, statt auf Konfrontation auf Interesse zu setzen. So lassen sich Spannungen vermeiden. Häufig reicht dazu eine Frage wie „Könnten Sie mir Ihren Standpunkt nochmals genauer erläutern? Einfach damit ich Ihre Sicht der Dinge besser verstehen kann.“

O Wenden Sie die oben genannte Präzisierungsfrage oder eine ähnliche verständigungsorientierte Frage in drei Situationen an, um Ihr Interesse zu zeigen. 

Diesen Punkt können Sie abhaken, wenn Sie drei Situationen erlebt haben (privat oder beruflich), in denen es zu einer Meinungsverschiedenheit gekommen ist, bei der Sie eigentlich energisch reagieren wollten, sich dann aber eher für eine Rückfrage zum Standpunkt Ihres Gegenübers entschieden haben. 

Interesse erweckt meist Gegeninteresse. Ihr Gegenüber wird sich mit Ihnen auf eine Stufe stellen wollen und ebenfalls wissen wollen, was Ihre Beweggründe sind. 

Ein konstruktives Gespräch ist nur möglich, wenn man bereit ist, Kompromisse einzugehen. Wenn Sie erwarten, dass am Ende alle derselben Meinung sind, werden Sie meist eines Besseren belehrt. 

Fragen zur Strukturierung Ihrer Agenda

Manchmal sind Besprechungen schon von Beginn an zum Scheitern verurteilt, da ihnen Struktur fehlt. Sie werden eher zum Schwatzen genutzt als zur eigentlichen Zielverfolgung. Mit Ihrer Agenda steht und fällt Ihre Besprechung. Wenn Sie Ihre Agenda-Punkte statt als einfache Stichpunkte als Fragen ausformulieren, ist es einfacher, Teilnehmer aktiv in das Meeting einzubinden. So wird sich dieses ganz von selbst effizienter gestalten. 

O Erstellen Sie für vier Besprechungen eine Agenda mit Fragen statt Stichpunkten

Diesen Punkt können Sie abhaken, wenn Sie für vier Besprechungen eine Agenda mit Fragen erstellt haben. Machen Sie sich dazu zunächst zu folgenden Punkten Gedanken: 

Es sollten nur Teilnehmende dabei sein, die die Fragen auch beantworten können. 

Versenden Sie die Agenda frühzeitig, damit sich die Teilnehmenden Gedanken über die Fragen machen können. 

Wenn Ihnen keine Fragen einfallen, ist das Meeting möglicherweise bereits im Vorhinein hinfällig. In diesem Artikel zum Meeting Management⁷ finden Sie mehr über dieses Thema. 

Steven G. Rogelberg schildert darin, wie man anstelle einer Liste von Tagesordnungspunkten diese stattdessen als Fragen formuliert und welche Vorteile dies bietet. 

Quellenangaben / Vertiefende Literatur

[1] GPM, Hochschule Koblenz, Heupel Consultants (2015) Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Studie zur Ermittlung evidenzbasierter und relevanz-orientierter Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. https://www.process-and-project.net/studien/studien-download-prozess-teil-2/studienbericht-erfolgsfaktoren-im-projektmanagement-download/. Siehe z.B. die Rangfolge der Erfolgsfaktoren in der Tabelle im Ergebnisbericht auf Seite 135.

[2] SpinDance (2021) Feedback: The Key Ingredient to Agile Software Development https://www.iotforall.com/feedback-the-key-ingredient-to-agile-software-development

[3] Anthony Gregg Partnership (2018) “The art of communication is the language of leadership” – What does this mean for business leaders? https://www.anthonygregg.com/insights/the-art-of-communication-is-the-language-of-leadership/

[4] Engel, Tamdjidi, Quadejacob (2008) Ergebnisse der Projektmanagement Studie 2008 – Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – gemeinsame Studie der GPM und PA Consulting Group, vgl. Seite 8. https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Wissen/Studien/ergebnis-erfolg-und-scheitern-im-pm-studie-2008.pdf

[5] Moira Alexander (2015) 11 Communication Skills of Effective Project Leaders. https://www.cio.com/article/251232/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html

[6] Grant T. Harris (2020) How to Brief a Senior Executive https://hbr.org/2020/11/how-to-brief-a-senior-executive

[7] Steven G. Rogelberg (2020) Meeting management: How to Create the Perfect Meeting Agenda https://hbr.org/2020/02/how-to-create-the-perfect-meeting-agenda

[8] Weiterführende Informationen zum Thema Kommunikation im Projektmanagement haben wir für Sie hier zusammengestellt. [[https://de.planisware.com/resources/resource-centre?title=Kommunikation&field_tags_target_id=All]]