In vielen Unternehmen stoßen interne und externe Stakeholder regelmäßig Veränderungen an – sei es durch neue Anforderungen, gesetzliche Vorgaben oder strategische Impulse. Doch was passiert dann? Häufig fehlt eine strukturiertere Vorgehensweise zur Überprüfung, Bewertung und gegebenenfalls Anpassung der bestehenden Abläufe und der zugehörigen Dokumentation.

Das Ergebnis, wenn es keine geeignete Vorgehensweise gibt: Prozesse bleiben veraltet, Dokumentationen stimmen nicht mehr, und wertvolle Chancen zur Optimierung werden verpasst

Mit unserem Ansatz der Impactanalyse zeigen wir Ihnen, wie Sie Prozessänderungen methodisch angehen und klar kommunizieren. Denn viele Unternehmen verfügen über kein einheitliches Vorgehensmodell für Veränderungen – mit spürbaren Folgen.

Wir als Fachgruppe Qualität und Projekte geben Ihnen mit dieser Vorgehensweise praxisnahe Impulse mit einer besonderen Form der Impact-Analyse. Damit behalten Sie nicht nur kritische Auswirkungen im Blick, sondern auch die Ressourcenplanung.

Prozessänderungen bringen oft Unsicherheit mit sich – besonders, wenn ihre Auswirkungen nicht systematisch bewertet werden. Genau hier setzt eine modifizierte Form der Impact-Analyse an, die ursprünglich aus dem Business Continuity Management stammt.

In Branchen wie der Finanzwelt oder der IT ist die klassische Business-Impact-Analyse längst etabliert. Sie identifiziert Risiken, die durch Störungen oder Ausfälle entstehen können, und hilft dabei, kritische Geschäftsprozesse abzusichern. Ziel ist es, auf Basis dieser Analyse eine belastbare Wiederherstellungsstrategie zu entwickeln.

Doch was viele nicht wissen: Dieses Tool lässt sich hervorragend auf Prozessänderungen übertragen – in einer angepassten, praxistauglichen Form.

Die modifizierte Impact-Analyse: Ein strukturierter Lösungsansatz

Wir stellen Ihnen eine Methode vor, mit der Sie Prozessänderungen nicht nur nachvollziehbar, sondern auch ressourcenschonend gestalten können. Die Analyse erfolgt in drei Phasen:

A) Impulse aufnehmen:

Veränderungen entstehen durch interne oder externe Anstöße. Diese gilt es zunächst bewusst wahrzunehmen und zu dokumentieren.

B) Beteiligte einbeziehen:

Stakeholder und Prozessverantwortliche werden frühzeitig informiert und aktiv in die Analyse eingebunden. So entsteht Transparenz und Akzeptanz.

C) Die Analyse in 7 Schritten durchführen:

1. Identifizieren der von der Änderung betroffenen Prozesse
2. Benennen von möglichen Risiken & Chancen & Herausforderungen
3. Berücksichtigen von Wechselwirkungen zu anderen Prozessen
4. Priorisieren der Prozessänderungen anhand ihrer kritischen Auswirkungen
5. Planen der Änderung und der Ressourcen (Entscheidung über ein Projekt)
6. Planen der Übergangsphase (inkl. Kommunikation zu und Einbeziehung der Beteiligten)
7. Starten der Umsetzung der Änderungen gemäß Priorisierung und Risikobetrachtung mit anschließender Nachverfolgung und Wirksamkeitsprüfung

Ein klar strukturierter Ablauf hilft dabei, Auswirkungen systematisch zu erfassen – inklusive Risiken, Abhängigkeiten und Ressourcenbedarf.

Diese Vorgehensweise schafft nicht nur Sicherheit bei Veränderungen, sondern fördert auch eine nachhaltige Prozesskultur im Unternehmen.

Haben wir Sie neugierig gemacht, dann kontaktieren Sie uns gerne unter qualitaet-und-projekte@gpm-ipma.de oder besuchen Sie uns auf der GPM Website.

Verfasser: Karin Hänsch, Gabriela Zimmermann, Sandra Pichler, Thomas Schreiber, Patricia Spannagel, Sebastian Dressler