Stationen der GPM Reise durch die VUCA-Welt – in die Zukunft

Menschen machen Projekte und es sind Menschen, die Zukunft gestalten. Im Zuge der digitalen und agilen Transformation beschäftigt uns bei der GPM nicht nur die Frage, wie wir zukunftsfähig aufgestellt sein müssen und wollen, sondern auch, welche Haltung wir zu bestimmten Zukunftsthemen einnehmen.

Den Antworten auf diese Fragen nähern wir uns über die Initiative „Disrupt the GPM“. Deren Ziel ist es, die GPM mit disruptiven Ansätzen zu konfrontieren und dadurch weiterzuentwickeln. Unterstützt und gefördert wird das Vorhaben durch den GPM Präsidenten, Prof. Dr. Helmut Klausing, und den Vorsitzenden des Präsidialrats, Clemens Drilling.

Der Startschuss zur Initiative fiel im April 2018 auf der der jährlich stattfindenden GPM Aktiv, dem Treffpunkt für alle ehrenamtlich aktiven Mitglieder. In einer Open-Space-Werkstatt mit dem Arbeitstitel „Kill the GPM“ wurden dort Ideen für die Weiterentwicklung der GPM gesammelt. Anfang Juli 2018 trafen sich die Teilnehmer erneut zu einem zweitägigen Workshop, um die im April gewonnenen Ansätze weiterzudenken und zu entwickeln. In diesen zwei Tagen wurde methodisch experimentiert und erste Ansätze für disruptive Entwicklungen gefunden.

Auf Grund der gesammelten Erfahrungen und Ergebnisse lud Frank Urban, Lead Assessor und Mitglied des Finanzausschusses der GPM, im November 2018 zu einem zweitägigen Design Thinking Workshop ein. Ziel war es, disruptive Ideen mit Innovationskraft kreativ zu entwickeln, um Zukunftspotentiale für die GPM zu generieren und diese aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln.

Nach welchen Kriterien wurden die Workshop-Teilnehmer ausgewählt? Wie verlief der zweitägige Zukunftsworkshop? Was sind die Workshop-Ergebnisse? Und wie geht es nun weiter?

Antworten auf diese Fragen gibt Workshop-Leiter Frank Urban im Interview.

Nadia Saoudi: Frank, nach welchen Kriterien hast du die Teilnehmenden für den Zukunftsworkshop ausgewählt?

Frank Urban: Uns war es besonders wichtig maximale Freiräume für Kreativität zu schaffen. Deshalb haben wir einen Green-Field-Ansatz, unterlegt mit Design-Thinking-Methoden, für den Workshop zugrunde gelegt.

Die Kreativität, die wir hierfür brauchen, lebt auch von der Diversität der Teilnehmenden, denn je vielfältiger die Gruppe, umso zahlreicher die Blickwinkel auf unsere Aufgabenstellungen. Dabei können Ideen vielfältiger Art entstehen; von Produktideen über Services zu neuen Formaten oder Organisationsformen im Verband.

Um eine selbstlernende Organisation zu initiieren, war von Beginn an klar, nicht nur Ideen zu skizzieren, sondern diese auch aktiv weiterzuentwickeln. Ein kritischer Erfolgsfaktor für unsere Initiative waren dabei die Teilnehmenden. Diese sollten intrinsisch motiviert und dazu bereit sein, Ideen aufzugreifen und sie nach dem Workshop voranzutreiben. Darüber hinaus suchten wir interessierte, unvoreingenommene Menschen unterschiedlichen Alters und Geschlechts. Teilnehmen sollten Mitglieder und Nichtmitglieder, Berufserfahrene und Anfänger (Studenten/Young Professionals) bis hin zu langjährig in Projekten Tätigen. Auch wollten wir eine möglichst hohe Vielfalt in den PM-Einsatzgebieten abdecken: Von verschiedenen wirtschaftlichen Branchen und Unternehmensgrößen bis hin zum sozialen Bereich, der öffentlichen Verwaltung und der Forschung.

Vor diesem Hintergrund haben wir Interessierte dazu aufgerufen, kurz ihr berufliches Umfeld, ihre PM-Erfahrungen und ihre Motivation für die Teilnahme zu skizzieren und uns dies per E-Mail zukommen zu lassen.

Nadia Saoudi: Wie viele Personen haben dann letztendlich mitgemacht?

Frank Urban: Auf Grund der Räumlichkeiten, war die Teilnahme am zweitägigen Zukunftsworkshop am 17. und 18. November auf maximal 30 Personen begrenzt. Es hat mich sehr überrascht, auf wieviel Resonanz meine Einladung gestoßen ist. Letztendlich haben 180 Personen ihr Interesse an dem angebotenen Workshop bekundet. Die Auswahl zu treffen, fiel mir sehr schwer. Allen, die nicht am Workshop teilnehmen konnten, habe ich aber versprochen, sie über den Verlauf und die Entwicklung der Initiative zu informieren. Als Plattform für die Fortschreibung des Workshops und seiner Ergebnisse habe ich den GPM Blog gewählt.

Nadia Saoudi: Gestaltete sich der Workshop so, wie du es dir vorgestellt hast?

Frank Urban: Der Workshop war für mich ein voller Erfolg. Das Vorgehen mit einer Design-Thinking-Methodik zu unterlegen, hat den Teilnehmern geholfen, viele Ideen zu generieren, die die GPM voranbringen können. Sechs Ideen sind am Ende per Pitch ausgewählt worden, die aktuell in der weiteren Umsetzung sind. Trotz der intensiven Kreativarbeit mit vielen Diskussionen hatten alle Teilnehmer sehr viel Spaß am Workshop. Dabei sind auch neue Kontakte und nachhaltige Vernetzungen entstanden.

Nadia Saoudi: Kannst du die Einzelinitiativen näher beschreiben? Was haben sie mit Disrupt zu tun? Hätten die Initiativen nicht auch ohne Disrupt entstehen können und was ist das Besondere daran?

Frank Urban: Die sechs entstanden Einzelinitiativen sind das Ergebnis eines kreativen Vorgangs. Manche dieser Ideen sind dabei mehr disruptiv als andere. Sie wurden ausgewählt, da sie nach Einschätzung der jeweiligen Teams einen disruptiven Ansatz enthalten – ob dies dann tatsächlich so ist, muss noch ausgearbeitet werden. Damit sind wir aktuell beschäftigt.

Zeigt sich eine Idee im Verlauf als nicht disruptiv, birgt aber trotzdem einen signifikanten Mehrwert für das Projektmanagement oder die Projektmanager in sich, dann möchten wir sie dennoch weiterverfolgen.

Nadia Saoudi: Wie geht es nun weiter?

Frank Urban: Die sechs Themen werden jetzt von uns bearbeitet. Wir haben uns vorgenommen die Umsetzung mit Scrum anzugehen. Mal sehen, ob das auch im Rahmen einer ehrenamtlichen Mitarbeit funktioniert. Hier probieren wir bestimmt viele Dinge aus.

Nadia Saoudi: Werden weitere Workshops stattfinden?

Frank Urban: Der erste Sprint endet Anfang März. Alle Teams treffen sich zu einem Review- und Retro Meeting am 9. März 2019. In dem Meeting werden wir über die inhaltlichen Ergebnisse diskutieren und festhalten, was in der bisherigen Umsetzungsarbeit gut gelaufen ist und was uns behindert hat. Danach gehen wir in den zweiten Umsetzungssprint.

Alles, was wir bisher erarbeitet haben, und unsere Erfahrungen daraus werden wir auf der GPM Aktiv Ende März 2019 miteinbringen. Dadurch bieten wir den Teilnehmenden vor Ort, die Möglichkeit sich unsere Ergebnisse anzuschauen und mit uns über das weitere Vorgehen und die inhaltliche Weitergestaltung in die Diskussion zu gehen und in den Dialog zu treten. Durch viel Transparenz und Offenheit möchten wir alle Interessenten mitnehmen, um die GPM gemeinsam voranzubringen.

Wie es mit der Initiative „Disrupt the GPM“ weitergeht und welche Einzelinitiativen sich in der Umsetzung befinden, können Sie in den kommenden Beiträgen hier auf dem GPM Blog lesen.