Bei einem Assessment nach dem Project Excellence Modell spielen die sogenannten „Nachweise“ und „Belege“ eine große Rolle. Warum ist das so und was bedeuten diese Begriffe eigentlich genau?

Exzellente Projekte sind nicht nur Zufallstreffer, sondern Resultat eines professionellen Projektmanagements. Sie entstehen aus einer Haltung der kontinuierlichen Reflexion und Verbesserung, aus Geist, Mut und dem richtigen Team. Das Project Excellence-Modell selber macht allerdings keinerlei Vorgaben, wie dieses Projektmanagement aussehen soll, oder welchen Standards oder Lehren es folgt. Und auch die Assessoren des Deutschen Project Excellence Awards haben keine feste Erwartung oder Checklisten im Kopf; sie besuchen herausragende Projekte und wollen sich beeindrucken und begeistern lassen. Das PE-Modell beschreibt dazu ausschließlich einige Betrachtungswinkel, von denen aus die Leistung eines Projektes sichtbar wird. Das Ziel eines Assessments nach dem PE-Modell ist es, eben diese Leistungen zu beschreiben und explizit zu machen. Die DPEA Assessoren erleben es bei ihren Reviews häufig, dass ein Projekt hervorragende Ansätze und brillante Vorgehensweisen hatte, ohne sich derer selber bewusst zu sein. Sie sind deshalb darauf gebrieft, für jedes Teilkriterium klare Nachweise und Belege zu finden.

Beide Begriffe beschreiben, dass eindeutige Informationen zu dem Projekt vorliegen. Im Fall von Nachweisen, sind das glaubhafte Schilderungen: Der Projektleiter, sein Team, oder andere Stakeholder berichten und beschreiben dabei einen Sachverhalt rund um das Projekt und die Assessoren erachten diese Darstellung als glaubhaft. Bei Belegen ist es im Grunde dieselbe Situation, nur dass noch ein Dokument oder sonstiger unabhängiger Beleg für die Schilderungen existiert.

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum solche Belege notwendig sind, um hohe Punktzahlen in einem PE-Assessment zu erlagen. Zum einen ist es Ziel des gesamten Assessments, die Erfolgsfaktoren und Best-Practices eines Projektes zu identifizieren und auch zu sichern. So soll neues Wissen für zukünftige Projekte gehoben und verfügbar gemacht werden. Zum anderen geht es um Fairness, denn nicht jeder Projektleiter ist ein geborener Verkäufer und Präsentator. Durch das Erfordernis von Belegen kommt es also im Assessment nicht nur darauf an, die Assessoren persönlich zu begeistern und überzeugen, sondern auch darauf, neutrale Belege für das Vorgehen des Projektes vorlegen zu können.

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass es bei einem PE-Assessment nicht um Dokumentenwut und Bürokratie geht. Im Gegenteil, es geht um die passenden Belege und die müssen nicht ausufernd und umfangreich sein und auch nicht zwangsläufig auf Papier.

Gesucht sind „dokumentierte Informationen“ und die DPEA Assessoren sind erfahrene Praktiker mit viel Verständnis dafür, was praktikabel und sinnvoll ist. Beispielsweise kann ein intensiver Teamworkshop zur Identifikation von Zielen auch mit Schnappschüssen aus dem Smartphone eines Teilnehmers belegt werden, der Beleg für kontinuierliche Projektüberwachung per Burn-Down Chart und Kanban Board kann ebenso ein Foto sein. Die DPEA Assessoren sind keine Buchprüfer, sondern kollegiale Experten, die Belege für die Methoden des Projektes suchen. Dabei lassen sie Augenmaß und Menschenverstand walten – in ihren Guidelines sind sie sogar dazu angehalten, sich über die Regeln für das Assessment hinwegzusetzen, sollte es ihnen im Weg stehen, um hervorragende Leistungen auch als solche zu bewerten. Die Belege sind also neutrale Dokumente im Sinne von Informationsformaten, die die Methoden und Ergebnisse des Projektes erkennen lassen.

Im Rahmen eines DPEA Assessments können Belege noch während des Vor-Ort-Besuchs vorgelegt werden. Die DPEA Assessoren bereiten diesen ohnehin mit einer langen Liste an Fragen vor und haben meist eine gute Ahnung, an welcher Stelle sie noch nachsehen müssen, um ihre Einschätzung mit Belegen zu unterfüttern. Es ist also nicht notwendig – und oft auch nicht möglich – schon bei der Selbstbewertung im PE-Portal alle denkbaren Belege anzufügen. Vieles ergibt sich auch erst im Verlauf des Assessments und aus der Zusammenarbeit mit dem Assessorenteam.

Mehr Informationen zum Deutschen Project Excellence Award unter www.gpm-ipma.de/DPEA.