Effektives Projektmanagement in der Umweltplanung

Wie TNL-Umweltplanung von standardübergreifendem Ressourcen- und Kapazitätsmanagement profitiert

TNL-Umweltplanung bietet eine Vielzahl an Dienstleistungen an – von Artenschutzprojekten über eine ökologische Baubegleitung bis hin zu Verträglichkeitsstudien. Kunden sind zumeist öffentliche Auftraggeber aus dem Energiesektor. Die Projekte, die TNL umsetzt, reichen etwa von Baumhöhlen- oder Gebäudekontrollen, über Renaturierungsmaßnahmen bis hin zu Großprojekten wie Umweltfachplanungen von Stromtrassen oder Windkraftanlagen. Aufgrund des enormen Bedarfs im Bereich der Umweltplanung ist das Unternehmen in den letzten Jahren stark gewachsen - von 30 auf insgesamt 100 Mitarbeiter. Das hatte unter anderem Auswirkung auf das Erstellen von Angeboten. Generell ist der Dienstleister durch eine dynamische Arbeitsweise geprägt. Mit nun weitaus mehr Beschäftigten musste die Akquise-Phase im Vergleich zu früher besser strukturiert werden, statt sich – wie früher – nur auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Konkret geht es darum, wer, wann und wofür zuständig ist.

TNL beschäftigt überwiegend Akademiker, wobei diese aus 20 verschiedenen Disziplinen stammen, etwa Biologie, Geografie, Geologie etc. – entsprechend vielfältig sind auch die verschiedenen Fachabteilungen wie etwa Flora, Fauna, Bodenkunde und Kartografie.

Die Auslastungsfrage ist das A und O

Werden Angebote für Großaufträge erstellt, deren Volumina mehrere Millionen Euro umfassen, ist es für TNL wichtig zu wissen, ob die Aufträge überhaupt zu schaffen sind, wer eingebunden ist, welche Ressourcen einzuplanen sind und was verschoben werden kann, falls es nötig sein sollte. Diese Einschätzung wurde in der Vergangenheit aus dem Bauch heraus vorgenommen. Da sich dieses Vorgehen allerdings als riskant und fehleranfällig erwies, entschied man sich für die Einführung einer Projektmanagement-Lösung, mit der sich vor allem das Ressourcenmanagement besser in den Griff bekommen lässt. Ziel war es, möglichst realistisch einschätzen zu können, welche Ressourcen in den nächsten sechs Monaten bzw. dem nächsten Jahr benötigt werden. Hinzu kam, dass viele Kunden bereits bei der Angebotserstellung im Detail wissen wollten, welche Mitarbeiter im Projektteam sind.

In Outlook integrierte und skalierbare Lösungen

Heute setzt TNL bei der Ressourcenplanung auf InLoox. Der Grund: Erstens ist diese Projektmanagement-Lösung in Outlook integriert und intuitiv nutzbar – eine Tatsache, die der dynamischen Arbeitsweise der TNL sehr entgegenkommt. Zweitens war und ist es entscheidend, dass die Lösung nach der Projektgröße skalierbar ist. Denn zum Beispiel können während der Spitzenzeiten bei großen Projekten – etwa einzelnen Losabschnitten für Stromtrassen – durchaus bis zu 75 Prozent aller TNL-Beschäftigten eingebunden sein und in einem unterschiedlichen Ausmaß an diesem Projekt mitarbeiten.

Gleichzeitig lassen sich aber auch die kleinen Projekte im System berücksichtigen. Hier können die Projektverantwortlichen etwa in Kanban für das jeweilige Projekt drei bis vier Aufgaben anlegen, um das Angebot zu erstellen. Indem die Abteilungsleiter oder Projektverantwortlichen die Ressourcen den jeweiligen Aufträgen zuteilen, lässt sich für jeden Auftrag ein abteilungsübergreifender Prozess zusammenfassen. Laut Anton Kohl, Geschäftsführer des Standortes Buttenheim, hat das Planungsbüro stets rund 140 Projekte laufen, an denen etwa 70 Anwender arbeiten. Mithilfe der Ressourcenplanung der Projektmanagement-Lösung kann sich die TNL einen Überblick über die Auslastung, die betroffenen Fachbereiche und die Anzahl der eingebundenen Mitarbeiter verschaffen.

Überblick über die Auslastung, transparentere Prozesse

Da sich die Ressourcenplanung in Vorgang und Arbeitsauftrag strukturieren lässt, behält die TNL-Geschäftsführung standortübergreifend den Überblick, wer von den Mitarbeitern an welchen Themen arbeitet.  Es lassen sich grundlegende Fragen im Hinblick auf jedes Angebot beantworten: Wer zum Beispiel macht, wann und wie das Angebot, das einen Arbeitsauftrag von 16 Stunden umfasst. So ist im Hinblick auf den Auslastungsgrad schnell ersichtlich, wie intensiv eine Person in den nächsten drei Wochen ausgelastet sein wird.

Derartige Erkenntnisse kann TNL auch für weitere Entscheidungen nutzen, die für die Mitarbeiter und das Unternehmen gleichsam vorteilhaft sind. Ein Benefit ist beispielsweise für die Mitarbeiter, dass sie ihre Überstunden geringhalten können. Etwaige Arbeitsüberlastungen lassen sich vermeiden, sofern Spitzenbelastungen absehbar sind. Auch die Urlaubsplanung lässt sich leichter standortübergreifend umsetzen. In dem Maße, wie die Auslastung bekannt ist, kann die TNL-Geschäftsführung ihren Mitarbeitern rechtzeitig, langfristig und verlässlich die jeweiligen Urlaubszeiten zusichern. „Mittlerweile zeigt sich, dass die Entscheidungen im Akquise-Prozess wesentlich transparenter geworden sind“, sagt Kohl, der zudem Lerneffekte für das Controlling sieht. „Wir können im Controlling feststellen, ob unsere Kalkulationen stimmen oder ob wir sie ändern müssen, falls etwa die Stundenzahlen exorbitant gestiegen sind. Sofern wir unrealistische Annahmen treffen sollten, müssten wir diese dann bei der Kalkulation anpassen und korrigieren.“

Vorlagen für eine modulare Angebotserstellung und standardisiertes Reporting mit Dashboards

Inzwischen arbeitet TNL nicht nur mit der Projekt- und Ressourcenplanung, sondern nutzt auch die weitreichenden Möglichkeiten der Vorlagenerstellung. Damit lassen sich vor allem neue Projekte schneller aufsetzen und Angebote fokussierter erstellen. Aus rund 150 Angebots-Templates können die Anwender inzwischen auswählen. Zukünftig soll auch der Einsatz von Dashboards weiter ausgebaut werden. Projektverantwortliche sowie Abteilungsleiter sollen damit jeweils in einem einheitlichen Format Informationen über die Auslastung und die Mitarbeiterplanung an die Geschäftsführung von TNL-Umweltplanung berichten können.