What's big on Big Picture?

Big Picture – was genau ist das und wozu wird es gebraucht?

In der „Projektmanagement-Sprache“ übersetzen wir diesen Begriff gar nicht und bis vor Kurzem habe ich gedacht, dass jeder Projektmensch sich darüber das Gleiche vorstellt. Vielleicht liegt es daran, dass meine erste Begegnung mit „Big Picture“ viele Jahre zurück liegt (bei meiner ersten Zertifizierung nach Level B) und aus meinen Projekten dieses Instrument seitdem nicht wegzudenken ist!

Die Erfahrungen aus den Workshops in den letzten Zertifizierungsrunden haben mich eines anderen belehrt und dazu inspiriert, einige Gedanken zu „Big Picture“ in der Projektarbeit hier zusammenzustellen und zu teilen.

Was meint Google?

„Normale Sterbliche” im deutschsprachigen Raum kennen unter dem Begriff „Big Picture“ wahrscheinlich höchstens die Fernsehsendung Galileo Big Picture, in der jeweils spektakuläre, ungewöhnliche oder beeindruckende Bilder gezeigt und ihre Hintergründe erläutert werden. Diese Deutung kam beim Googeln auch an erster Stelle.

Also habe ich ausführlich weiter gegoogelt: 

Merriam-Webster sagt Bic Picture wäre „the entire perspective on a situation or issue”. Aha…

Schaut man im Google-Übersetzer nach, erfährt man, dass im Englisch sprechenden Raum „Big Picture“ generell als Bezeichnung für das große Ganze, den Gesamtzusammenhang bzw. das Gesamtbild verwendet wird.

Wenn man weiter googelt, kann man lesen, dass in Geschäftskreisen Big Picture eine umgangssprachliche Interpretation für das Gesamtbild einer Business Organisation, eines Prozesses oder einer Vision ist und meist von Unternehmern und Managern für die Visualisierung einer Idee, Vision oder eines komplexen Ziels für interne und externe Stakeholder verwendet wird. Es kann auch als Verkaufsinstrument oder visueller Prototyp verwendet, um Investoren oder Kunden zu gewinnen.

Also scheint Big Picture erst mal eine wertvolle Grundlage zu sein, um eine Idee oder Business Visionen zu visualisieren und ist auch hilfreich in internen und externen Verkaufsprozessen.

Aber – frei nach Goethe – warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute ist so nah!

Was meinen die Autoren von PM4?

Als nächstes habe ich mir die elektronische Ausgabe unseres wichtigsten Werkes der GPM „Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4)“ vorgenommen. Dort kann man sehr schön nach Begriffen recherchieren.

Was bedeutet also das Big Picure im Projektmanagement, wo setzen wir es ein und wie gehen wir damit um?

Die Autoren des PM4 meinen dazu Folgendes.

Kompetenzelement Führung: Erwin Weitlaner und Sonja Ellmann empfehlen Big Picture zum Delegieren von Aufgaben, um Transparenz über den Gesamtzusammenhang deutlich zu machen.

Kompetenzelement Teamarbeit: Dietmar Prudix erläutert die Rolle von Big Picture im Kapitel „Das Team zusammenstellen und entwickeln“ wie folgt:

„Spätestens im Start-Workshop müssen die Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der zu erledigenden Aufgabe entwickelt haben: Dem »Big Picture«, also der gemeinsamen Vision, müssen alle zustimmen.“

Kompetenzelement Vielseitigkeit: Yvonne Schoper und Andreas Frick sehen Big Picture als Methode zur ganzheitlichen Erfassung des Projektumfeldes und das Anwendungsgebiet der Technik Big Picture auch darin, sich einen guten Gesamtüberblick über die Situation aus unterschiedlichen Perspektiven zu verschaffen.

Kompetenzelement Projektdesign: Andreas Frick, Yvonne Schoper und Ralf Röschlein sehen Big Picture als Hilfsmittel zur Darstellung des Planungsansatzes, der Planungsergebnisse oder des Projektergebnises im Sinne eines Überblicks oder einer Architektur des Projekts.

Kompetenzelement Leistungsumfang und Lieferobjekte: Florian Dörrenberg und Karl-Wilhelm Freiherr von Rotenhan sehen in Big Picture auch vor allem ein Instrument zur Abstimmung des gemeinsamen Verständnisses:

„Als »Big Picture« wird der ganzheitliche »Helikopter-Blick« auf das Projekt aus verschiedenen abgestimmten Blickwinkeln verstanden. Ziel hierbei ist es, ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der Aufgaben, Leistungen, Schnittstellen, Lieferobjekte und Erfolgskriterien (bzgl. der späteren Abnahmefähigkeit) zu entwickeln. „

... und begründen dies wie folgt:

„In einem Projekt arbeiten oftmals Vertreter unterschiedlicher Abteilungen, Bereiche oder gar Organisationen zusammen. Nicht immer hat man bereits gemeinsame Einsatzerfahrungen gesammelt, repräsentiert man ähnliche Branchen oder hat kongruente fachliche Blickwinkel auf die Aufgabenstellung eines Projekts.“

Die meisten Autoren verweisen auf das Kapitel Ergebnisorientierung und hier wird Big Picture tatsächlich am ausführlichsten besprochen.

Kompetenzelement Ergebnisorientierung: Siegfried Haarbeck und Johannes Voss sehen Big Picture als „die Methode der Ergebnisorientierung

Sie stellen Big Picture als „die plakative Visualisierung der wichtigsten Aspekte und Zusammenhänge oder die Skizze einer bestimmten Fragestellung“ vor.

Die Autoren sehen auch die fortlaufende Nutzung eines Big Picture in der Projektarbeit:

„Im Entstehungsprozess eines Big Pictures ergibt sich in der Regel weiteres Material, das im Projektverlauf hilfreich und nützlich sein kann. Im Verlauf des Visualisierens werden weitere Aufgaben genannt und Stakeholder klassifiziert.

  • To-Do-Liste: Wer macht was bis wann?
  • Stakeholder Liste / Ansprechpartner
  • Liste offener Punkte (LOP)
  • Fachbegriffe oder Glossare
  • Terminskizze“

Fallbeispiele aus den Zertifizierungs-Workshops

Die Aufgabenstellung in einem Zertifizierungsworkshop für Level-C und -B verlangt die Darstellung eines Big Picture. Das ist schon seit Jahren so.

Mir ist in meiner Rolle als Assessorin in den letzten Zertifizierungs-Runden aufgefallen, dass das Big Picture gar nicht oder nur mit gewisser „Unlust“ ziemlich spät im Workshop-Verlauf vom Team angegangen und dann recht mühsam als eine Art Liste, Mindmap oder Projekt Canvas erstellt wurde. Und da hing es auch mehr oder weniger unbeachtet bis zum Workshop-Ende.

Das habe ich nicht verstanden!

Denn früher (bei den ICB3 Workshops) hatten wir jede Menge Spaß mit der kreativen Darstellung der Big Pictures!

Das Bild im Kopf dieses Blog-Beitrags stammt übrigens konkret aus so einer Runde und ich kann mich heute noch erinnern, worum es dabei ging, was das Team bei den einzelnen grafischen Elementen diskutiert und worüber es gelacht hatte. Das Bild wurde für die Umfeld- und Risikoanalyse, für Leistungsbeschreibung, Führung der Liste der Offenen Punkte, Kommunikation im Team und mit den Stakeholdern und für Verhandlungen eingesetzt – zusammenfassend für die fortlaufende Projektarbeit im Workshop!

Da wird die kreative und assoziative Gehirnhälfte in Anspruch genommen und die Erinnerung unterstützt. Und wie schon gesagt, wir hatten alle richtig viel Spaß dabei!

Resümee:

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte, weil wir Menschen müheloser Inhalte von Bildern erfassen, interpretieren und erinnern können – ganz im Gegensatz zur mentalen Anstrengung, die das Durchdringen von Texten oder Zahlen erfordert.

Bei einer kreativen Visualisierung erstellt das Projektteam mit dem Big Picture nicht nur eine nützliche Darstellung der Projektsituation, die als Kommunikations-Instrument fortlaufend in der Projektarbeit genutzt werden kann, sondern hat auch noch in der Regel viel Spaß!

In diesem Sinn – seien Sie kreativ, haben Sie Spaß und man wird Sie besser verstehen!

Anmerkung: alle oben aufgeführten Zitate der Autoren zum Thema Big Picture stammen aus dem Werk der GPM, Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4)

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Dr. Sandra Bartsch-Beuerlein

Dr. Sandra Bartsch-Beuerlein ist seit 20 Jahren PM-ZERT Assessorin für die Zertifizierung der Projektmanager und seit 10 Jahren IPMA Assessorin für Zertifizierung der PM-Berater und der Organisationen nach dem IPMA Delta Model. Sie hatte über 30 Jahre lang eine Informatik-Beratung mit integriertem Projektmanagement Know-How Center und führte im Laufe der Jahre Projekte für namhafte internationale Unternehmen durch und einige PMOs ein. Sie war Gast-Dozentin für Projektmanagement an der Uni Bamberg und ist Autorin von zahlreichen Fachpublikationen. Derzeit ist sie GPM Delegierte für Bayern und Mitglied des GPM Personalausschusses.


Kommentare

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17.02.2020 – 17:21

Friederike von der Gönna

Liebe Sandra, danke für diese interessanten Ausführungen. In meiner Arbeit bei der evang. Kirch in Bayern haben wir "Big Pictures" verwendet unter den dt. Begriff "Prozesslandkarte". Viele Grüße

Friederike

16.02.2020 – 07:00

Thor Möller

Liebe Sandra,

vielen Dank für die tolle "Aufklärungsarbeit" mit vielen Denkanreizen. Das ist ein großer Schritt zum Schaffen eines einheitlichen Verständnisses in Theorie und Praxis.

Wie in Deinem Resümee beschrieben, sehe ich im Big Picture vor allem auch ein wichtiges Kommunikationsinstrument über den gesamten Projektverlauf mit nahezu allen internen und externen Stakeholdern.

Thor

14.02.2020 – 19:43

Dietmar Prudix

Hallo Sandra,

das ist ja ein Zufall, gerade heute habe ich besprochen, wie man ein Big picture analog und symbolhaft nutzen kann. Es kamen Ideen, wie: Fluss, Strasse, Berganstieg, Rakete, Brücke etc.

Vielen Dank für Deine Thematisierung. Big Picture haben die Fähigkeit, auf einer Seite alles wesentliche darzustellen. Menschen haben eine Sehnsucht, wesentliche Infos auf einer Seite zu sehen: Projektsteckbrief, MTA, Phasenplan. Ein Big Picture gehört zweifelsfrei auch dazu.

Sandra, gut erläutert und motivierend, hier mutig Bilder zu nutzen.

Vielen Dank

Dietmar

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Dr. Sandra Bartsch-Beuerlein

Dr. Sandra Bartsch-Beuerlein ist seit 20 Jahren PM-ZERT Assessorin für die Zertifizierung der Projektmanager und seit 10 Jahren IPMA Assessorin für Zertifizierung der PM-Berater und der Organisationen nach dem IPMA Delta Model. Sie hatte über 30 Jahre lang eine Informatik-Beratung mit integriertem Projektmanagement Know-How Center und führte im Laufe der Jahre Projekte für namhafte internationale Unternehmen durch und einige PMOs ein. Sie war Gast-Dozentin für Projektmanagement an der Uni Bamberg und ist Autorin von zahlreichen Fachpublikationen. Derzeit ist sie GPM Delegierte für Bayern und Mitglied des GPM Personalausschusses.