Geht in der Wirtschaft die Digitalisierung schon nicht so schnell voran wie erhofft, so ist es um den Digitalisierungslevel im öffentlichen Sektor umso schlechter bestellt. Zwar sind die Behörden laut Online-Zugangsgesetz (OZG) seit Anfang 2023 dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten – aber was darüber hinaus passiert, hängt in erster Linie von Innovationsbereitschaft der Behördenleitung ab. Dies gilt nicht nur aber insbesondere für interne Abläufe. Kein Wunder also, dass die digitale Projektarbeit hier eher einem Flickenteppich als einer homogenen Landkarte gleicht.

Wie groß die Herausforderungen sind, davon kann auch Johannes Schurrein Lied singen, Bürgermeister der im Osten von Baden-Württemberg liegenden Gemeinde Spraitbach. Für Schurr sind es aber vor allem zwei Aspekte, welche die Digitalisierung in den Behörden ausbremsen: Zum einen die seit jeher viel zu komplexen Prozesse und zum anderen die weitverbreitete Angst, vor einer konsequenten Digitalisierung. Dabei kann er sich selbst nicht wirklich beklagen, denn in seiner Gemeinde hat man in Sachen Digitalisierung schon einiges erreicht. Gemäß seiner Maxime, dass man selbst vorleben muss, was man von seinen Mitarbeitern erwartet und dass man seine Mitmenschen vor allem für die gute Sache – also die Digitalisierung – begeistern muss, hat er unter anderem eine digitale Projektmanagement-Plattform eingeführt.

Das große Ziel dahinter: Die interne Zusammenarbeit zu vereinfachen und vor allem den Datenaustausch zu optimieren. Denn der gemeinsame Zugriff auf Informationen ist nach wie vor etwas, was die Workflows im Behördenalltag erschwert. Deshalb hat der Bürgermeister die Prozesse und vor allem die Strukturen, die schon Jahrzehnte alt sind, auf den Prüfstand gestellt. Sein Fazit: Wenn diese Prozesse nicht zielführend sind, müssen sie – inklusive der Arbeitsweisen – neu ausgerichtet werden. Dieses Umdenken in einer Gemeindeverwaltung anzustoßen und umzusetzen ist jedoch ein anhaltender Prozess. Und auch wenn die Bediensteten in Spraitbach regelmäßig im Homeoffice arbeiten und eine hybride Arbeitssituation seit der Corona-Pandemie zur Normalität gehört, muss immer wieder das Automatisieren und Digitalisieren in den Fokus genommen werden.

Denn effiziente interne Abläufe in den Behörden sind die Voraussetzung, um Leistungen für die Bürger erbringen zu können. Sie haben nicht nur ein Recht darauf, dass Online-Dienstleistungen bereitstehen, sondern auch auf verschiedene Kommunikationswege, zum Beispiel Termine telefonisch vereinbaren, persönlich wahrnehmen oder als einen virtuellen Termin online buchen zu können.

Dank seiner Hartnäckigkeit ist es Bürgermeister Schurr gelungen, sowohl intern als auch extern das Digitalisierungsniveau anzuheben. In der Verwaltung selbst hat die Projektmanagement-Lösung InLoox eine großen Anteil daran, dass Prozesse schneller geworden sind, der Austausch von Daten vereinfacht wurde, Projekte zügiger umgesetzt werden, so dass die Aufgaben in der Verwaltung effizienter gelöst werden.

Bedauert wird jedoch, dass das föderalistische System bei weitreichenderen Digitalisierungsprojekten eher hinderlich denn förderlich ist. Hier verlässt man sich darauf, dass der Spielraum, den die kommunale Selbstverwaltung der Gemeinden einräumt, ausreicht, um die Digitalisierung zu forcieren. Die Krux dabei: Wenn Kommunen beispielsweise ihre Prozesse nicht digitalisieren können, so sind heute schon damit überfordert, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, zu erfüllen. Dies wird sich verschärfen, so dass sie künftig dazu noch weniger in der Lage sind. Außerdem sollten sie von übergeordneten Behörden und Gebietskörperschaften mehr Unterstützung erfahren, weil ihnen zugleich immer mehr Aufgaben übertragen werden.

Ergo: Es braucht den unbedingten Willen, das nötige Budget und die Unterstützung der Mitarbeiter, wenn die Digitalisierung einer öffentlichen Einrichtung erfolgreich sein soll. Nur wenn sich Verantwortliche proaktiv und in ihrer Vorbildrolle den Digitalisierungsaufgaben stellen, besteht die Chance, dass die Transformation gelingt. Die Einführung einer unkomplizierten Projektmanagement-Software, mit der sich Erfolge schnell und effizient Quick-Wins erzielen lassen, kann hierzu Wesentliches beitragen.