Die Arbeitszeiterfassung zählt für viele zu den leidigen Themen unserer Zeit – und dies nicht erst seit den Neuerungen in der Gesetzgebung oder Corona. Nicht wenige Mitarbeiter empfinden die Dokumentation ihrer Arbeitszeit nach wie vor als Kontrolle – dabei ist längst erwiesen, dass eine elektronische Zeiterfassung mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Das gilt insbesondere für die Projektarbeit.

Fragt man Projektleiter danach, wo sie die größten Herausforderungen sehen, heißt es: beim Termine einhalten, auf Änderungen reagieren, Aufgaben und umsetzen, das Budget einhalten sowie auf unerwartete Risiken reagieren. Das hat zumindest eine Nutzerstudie von Capterra ergeben. Als meistverwendete Funktion von Projektmanagement-Anwendungen nannten die Befragten in der Studie das Zeitmanagement (24 Prozent). 

Zeitmanagement als strategische Planungskomponente

Wo wird für wen wie viel gearbeitet? Das ist die Kernfrage in den Unternehmen und Projekten. Welche Relevanz diese Frage hat und verdeutlicht ein Blick in die Prozesse des Maschinenbauers Mayer & Cie. Hier wissen die Mitarbeiter der Konstruktionsabteilung heute relativ präzise, welchen Zeithorizont sie einem Kunden für die Entwicklung einer neuen Maschine nennen können. Das war aber nicht immer so. Erst seit der Einführung einer Projektmanagement-Lösung lassen sich Konstruktionsprozesse und -projekte umfassend abbilden. Genutzt werden Funktionen vom Ressourcen- über das Dokumenten- bis hin zum Aufgabenmanagement – ergänzt durch eine digitale Zeiterfassung. 

So erhält der Maschinenbauer sowohl bei strategisch wichtigen Großprojekten als auch im Tagesgeschäft einen transparenteren Überblick. Dadurch gewinnt Mayer & Cie. Planungssicherheit. Die Manager können heute realistischer abschätzen, wie sich neue große Aufträge auf die Kapazität ihrer Mitarbeiter und auf andere Projekte auswirken. Darüber hinaus lassen sich weitere Zahlen, Daten und Fakten darstellen, etwa über die Dauer der Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen, oder ab wann bei Kapazitätsproblemen zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

Operative und betriebswirtschaftliche Vorteile

Überträgt man dieses Praxisbeispiel auf andere Branchen, etwa den Dienstleistungssektor, wo angefallene Arbeitsvolumina zum einen dokumentiert werden und zum anderen Grundlage für die Abrechnung sind, werden die Vorteile einer Projektmanagementplattform inklusive Zeiterfassung schnell deutlich. Derartige Tools sind hilfreich, weil sie die geleisteten Stunden direkt ermitteln, indem sie zum Beispiel Zeiterfassungslisten als Quelle heranziehen, in denen die Projektbeteiligten ihren tatsächlichen Aufwand bereits für die jeweilige Aufgabe hinterlegt haben.

Dass darüber hinaus die Projektmitglieder ihre Arbeitszeiten bei Bedarf auch mobil von unterwegs einbuchen können, ist für Firmen aus administrativen Gründen umso wichtiger, je mehr zum Teamergebnis Experten, Servicetechniker, Handwerker, Berater oder auch freie Mitarbeiter beitragen, die Außentermine wahrnehmen – ob auf einer Baustelle, in der freien Natur oder beim Kunden vor Ort.

Brückner Architekten, ein Generalplaner und Spezialist für hochwertigen Innenausbau, nutzt zum Beispiel sein Projektmanagement-Tool für das wirtschaftliche Controlling, um festzustellen, wie viel Zeit für welche Aufgabe und wann in der jeweiligen Leistungsphase aufgewendet wurde. Da das Architekturbüro zum Teil auch auf Honorarbasis abrechnet, wird das Tool auch zur Dokumentation für die Weiterberechnung von Zeithonoraren an die Auftraggeber eingesetzt, um den benötigten Nachweis über erbrachte Tätigkeiten zu liefern. Aufgrund des digitalisierten Zeitmanagements kann das Büro so komplexe Projekte wie etwa ein Penthouse in der Elbphilharmonie oder das Münchner Headquarter eines globalen IT-Anbieters planen und ein hohes Projektvolumen mit relativ wenigen Mitarbeitern umsetzen.

Man kann nur steuern, was man weiß

Eine projektbezogene Zeiterfassung wird von Beschäftigten in den meisten Branchen inzwischen akzeptiert – sofern sie nicht überwacht werden. Mit einem anderen, tiefergehenden Ansatz können die Unternehmen für sich selbst und auch für ihre Mitarbeiter nachhaltige Vorteile erzielen. Indem sie die Daten aus der Zeiterfassung verwenden, um die Rahmenbedingungen in den Projekten zu verbessern. 

Wenn sämtliche Mitarbeiter ihre Zeiten in einem Projektmanagementsystem erfassen, lassen sich diese entsprechend verbuchen. So wird u.a. erkennbar, wie es um die unsichtbaren Zeitaufwände steht. Sie sind oftmals Grund für Verzögerungen, wobei selbst Projektleiter nicht genau angeben können, auf welche Aufgaben sich diese Zeit verteilt hat. 

Dieses »Eisberg-Phänomen« stellt in Projekten ein großes Problem dar, weil die Verantwortlichen solche versteckten Zeitaufwände weder einkalkulieren können noch wissen, welchen Anteil sie am Gesamtaufwand ausmachen. Wird dieser »Eisberg« identifiziert, lässt sich außerdem der Überlastung von Mitarbeitern entgegenwirken, da die Aufwände für Projekte und Aufgaben realistischer kalkuliert werden können.

Darüber hinaus kann die Zeiterfassung die Gruppendynamik im Projektteam positiv beeinflussen. Die meisten Mitglieder sind motivierter, wenn sie wissen, dass ihr Beitrag am Arbeitsergebnis für die Führungskraft ersichtlich ist. Ist dies nicht der Fall, kann es vorkommen, dass leistungsstarke Teammitglieder ihr Engagement zurückschrauben. Gerade bei einfacheren ungeliebten Routinetätigkeiten, wie Dokumentieren oder Berichte zusammenstellen, wird so eine mögliche »innere Kündigung« vermieden, wenn die transparente Projektzeiterfassung ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand und unterstützt durch entsprechende Software möglich ist.