Gutes Zeitmanagement ist für einen reibungslosen Projektablauf unerlässlich. Leider wird Zeitmanagement abseits des Projektmanagements oft vernachlässigt – was dazu führt, dass Routinearbeiten und das Alltagsgeschäft unkoordiniert und ineffizient erledigt werden. Zwei einfache Maßnahmen helfen, hier genauso effektiv und produktiv zu arbeiten wie in Projekten.

Eine der effektivsten Maßnahmen ist eine Priorisierung Ihrer Aufgaben und Routinearbeiten. Auf Projektebene wird die Priorisierung vom Projektleiter oder einer darüber liegenden Entscheider-Ebene festgelegt. Innerhalb des Projekts werden die einzelnen Phasen und Meilensteine ebenfalls priorisiert, was in einem Gantt-Diagramm zum sogenannten Kritischen Pfad führt: jene Phasen und Meilensteine, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, um eine Eskalation zum Beispiel der Kosten zu vermeiden und das Enddatum des Projektes einhalten zu können.

Wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben im Arbeitsalltag genauso termintreu meistern möchten, eignet sich die Priorisierung mit der sogenannten Action Priority Matrix. Es handelt sich dabei um ein Diagramm, mit dessen Hilfe Sie Ihre To-Dos anhand von vier Kategorien priorisieren.

Vormittags sollten Sie vier Stunden mit zwei kurzen Pausen für Schnelle Erfolge und Schlüsselprojekte blocken. Damit schöpfen Sie aus der ersten und intensivsten Hochphase Ihrer Leistungskurve. Verwenden Sie Ihre Energie auf jene Aufgaben, die von Ihnen Kreativität, Kontenzentration und Zahlenverständnis erfordern und den meisten Mehrwert bringen. Danach gönnen Sie sich mindestens eine halbe Stunde Mittagspause. Tanken Sie Kraft an der frischen Luft, füllen Sie Ihre Energiereserven mit einem ausgewogenen Mittagessen auf und klinken Sie sich kurz aus dem Arbeitsalltag aus.

Allgemein ist das Leistungsniveau nach dem Mittagessen in der Zeit zwischen 13 Uhr und 15 Uhr am niedrigsten. Das heißt aber nicht, dass Sie diese Zeit nicht sinnvoll nutzen können. Schalten Sie bewusst einen Gang runter und lassen Sie Ihre Gedanken wandern. Gute Ideen kommen oft auch im lockeren Austausch mit anderen. Nutzen Sie also diese Zeit für kurze Besprechungen, die keine schwierigen oder komplexen Entscheidungen von Ihnen verlangen. Auch Routinearbeiten, Telefonate oder E-Mails können nun erledigt werden. Dies ist also die ideale Zeit, um die Lückenfüller abzuarbeiten.

Ab 15 Uhr steigt die Leistungskurve wieder an. Besonders das Langzeitgedächtnis und Ihre motorischen Fähigkeiten funktionieren sehr gut. Wichtige Inhalte oder Tätigkeiten können leichter verinnerlicht werden. Auch diese Zeit sollten Sie also für hoch priorisierte Aufgaben reservieren und dazwischen kurze Pausen einplanen.

Am Ende des Tages fällt die Leistungskurve ab. Machen Sie in dieser Phase Sport und lassen Sie den Tag Revue passieren. Genießen Sie die Zeit vor dem erholsamen Schlaf um sich bewusst zu regenerieren.

Gelassen Arbeiten

Wenn Sie diese Maßnahmen einige Zeit konsequent umsetzen, werden Sie merken, dass Sie durch ein stressfreieres Arbeiten mehr Energie für Ihre Projekte haben. Projektmenschen neigen dazu, die Aufgaben, die nichts mit Ihren Projekten zu tun haben, als lästig anzusehen. Indem Sie jedoch diesen Aufgaben dieselbe disziplinierte und strukturierte Arbeitsweise zukommen lassen, reduzieren Sie den unnötigen Stress, den Ihnen diese bereiten.