Jedes Projekt hat auch ein Umfeld

Projekte sind ein bewährtes Instrument, um besondere Herausforderungen und größere Veränderungen zu bewältigen. Diese anspruchsvollen Aufgaben sind naturgemäß immer mit gewissen Risiken behaftet. So verwundert es nicht sehr, dass auch heute noch viele Projekte trotz inzwischen gut entwickelter Methoden und Kompetenzen scheitern.

Mit diesem Beitrag starte ich eine dreiteilige Serie, die sich mit dem Projektumfeld beschäftigt. Ich beginne mit der Projektumfeldanalyse, es folgen je ein Beitrag zur Stakeholder- und zur Risikoanalyse.

Über erfolgskritische Faktoren im Projektmanagement wird schon lange intensiv diskutiert. Ein einfaches, aber sehr wirkungsvolles Mittel wird dabei ein wenig unterschätzt: eine solide und systematische Analyse des Projektumfeldes. Zuweilen mag die die Projektaufgabe selbst so herausfordernd und einnehmend sein, dass darüber dem Projektumfeld (zu) wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Nachdem die Umfeldfaktoren identifiziert sind, müssen die von Ihnen ausgehenden Einflüsse auf das Projekt abgeschätzt werden. Dies können sowohl das Projekt unterstützende als auch das Projekt beeinträchtigende oder gar gefährdende Einflüsse sein. Um die Einflüsse und ihre Auswirkungen frühzeitig abzuschätzen und geeignete Maßnahmen zur Beeinflussung des Umfeldes einzuleiten, sind nun weitere Projektmanagement-Instrumente erforderlich. Wie in der Abbildung oben bereits angedeutet wird, sollten die identifizierten sachlichen Faktoren in einer Risikoanalyse weiter betrachtet werden, während die sozialen Umfeldfaktoren die Basis für eine Stakeholderanalyse bzw. das Stakeholdermanagement darstellen. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein die Stakeholder und die sachlichen Umfeldfaktoren mit separaten Kodierungen zu versehen, z. B. S1 bis Sn für die Stakeholder und U1 bis Un für die sachlichen Umfeldfaktoren.

Im zweiten Teil gehe ich auf die Stakeholderanalyse ein, danach folgt ein Beitrag zur Risikoanalyse.

Literatur zum Thema Projektumfeldanalyse:

Hillebrand N (2000): Projektumfeldanalyse effizient gemacht – Checklisten für die Projektumfeldanalyse, in: PMaktuell – Heft 2/2000, Seite 26-31 (http://www.pmaktuell.org/PMAktuell-200002/034-Wissen-Hillebrand1-Public),
Tiemeyer E (2002): Projekte erfolgreich managen. Methoden, Instrumente, Erfahrungen, Beltz 2002,
Cronenbroeck W (2011): Training kompakt: Projektmanagement – Standards, Projektdurchführung, Kommunikation, Cornelsen, ISBN 978-3589239320,
Patzak G, Rattay G (2004): Projektmanagement – Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen, 4., wesentlich überarbeitete und ergänzte Auflage, Linde Verlag Wien 2004

Die Umfeldfaktoren wirken in vielfältiger Art und Weise auf das Projekt ein. Zwischen dem Projekt und seinem Umfeld bestehen also vielfältige Wirkungs- und Wechselwirkungsbeziehungen. Mit diesen muss das Projektteam und insbesondere der Projektleiter in geeigneter Weise umgehen.

Wichtig ist vor allem, dass die wesentlichen, für das jeweilige Projekt relevanten Umfeldfaktoren überhaupt identifiziert werden, damit eine Einschätzung der Wirkungen und der Chancen und Risiken überhaupt möglich wird. Vielfach wird zu sehr auf die Kernaufgaben eines Projekts geschaut und wesentliche Rahmenbedingungen übersehen. Soll z. B. eine große Anlage errichtet werden, ist nicht nur der Anlagenbau selbst eine Herausforderung. Die einzelnen Komponenten müssen ja auch zum geplanten Standort transportiert werden. Daher wäre in diesem Beispiel schon im Rahmen der Umfeldanalyse darauf zu achten, welche Transportmöglichkeiten und Verkehrsanbindungen verfügbar sind. Zuweilen ist eine Anbindung z. B. in Form einer Straße zwar verfügbar, aber nicht ausreichend geeignet, weil die Tragfähigkeit für Schwerlasten nicht ausreicht. Werden solche Fakten erst kurzfristig erkannt, führen sie zu massiven Problemen im Projekt. Werden sie dagegen frühzeitig im Rahmen einer Umfeldanalyse identifiziert, kann man geeignete Alternativen suchen oder Maßnahmen zur Problembeseitigung ergreifen.

Daher sollten die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projekts systematisch im Rahmen einer Projektumfeldanalyse identifiziert und aufgelistet werden. Bewährt hat sich dabei vor allem die bereits angesprochene Gliederung in soziale und sachliche Umfeldfaktoren. Als weitere Gliederungsmöglichkeiten bieten sich z. B. eine Aufteilung in unternehmensinterne oder -externe oder direkt bzw. indirekt wirkende Faktoren. Die Abbildung unten zeigt beispielhaft den typischen Aufbau einer Projektumfeldanalyse:

Was gehört nun eigentlich zum Projektumfeld? Da ein Projekt ein komplexes sozio-technisches System darstellt, kann man das Umfeld recht gut in sachliche und soziale Umfeldfaktoren aufteilen. Zu den Sachfaktoren zählen dabei das natürliche bzw. physische, technische, ökonomische, organisatorische, gesellschaftliche und rechtliche Umfeld, zum sozialen Umfeld die sogenannten Stakeholder, also alle Personen und Personengruppen die ein berechtigtes Interesse am Projekt oder seinen Ergebnissen haben. (Quellen: Ellmann S, Behrend F, Hübner R, Weitlaner E: 1.02 Interessengruppen/Interessierte Parteien, in: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (2009): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline V. 3.0, 1. Aufl., Nürnberg, S. 88 sowie Motzel, E.: Lexikon Projektmanagement, Wiley-VCH, Weinheim 2006, S. 211)

Dr. Jörg Seidl

Dr. Jörg Seidl ist Zertifizierter Senior Projektmanager (IPMA Level B). Er leitet die GPM Fachgruppe Multiprojektmanagement, ist PM-ZERT Assessor und Fachtrainer in der GPM Berater-Ausbildung. Er berichtet insbesondere zu Fragen des Multiprojektmanagements sowie aktuellen Themen aus der Projektpraxis.

Dr. Jörg Seidl

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