KI im Projektmanagement: Wie – nicht ob! #kommenSiemit
Am 4. März 2025 zeigte Kai Wilhelm in der PMO-Ideenkiste der GPM Fachgruppe PMO auf: „KI ist keine Zukunftsfantasie, sondern ein strategisches Jetzt-Thema“. Der Vortrag verdeutlichte, KI wird das Projektmanagement verändern. Wir stehen noch am Anfang. Kommen Sie also mit auf die Reise und lernen Sie, die Tools zu nutzen.
5 Kern-Erkenntnisse aus dem Vortrag
1. #Mindset-Frage: „Wie, nicht ob!“
KI durchdringt alle Arbeitsschritte des Projektmanagements – von der Erstellung des Projektauftrags bis zur Kommunikation der Abschlussdokumentation. Der Schlüssel liegt im Umdenken:
„Es geht nicht darum, ob KI eine Aufgabe lösen kann, sondern wie Sie sie optimal einsetzen“ (Wilhelm, 03/2025).
Dieses Mindset ist entscheidend, um bestehende Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und Potenziale aktiv zu nutzen.
2. #KampfgegendasweißePapier: 20 % Zeitgewinn
Ein Praxisbeispiel aus dem Vortrag zeigt, dass KI in 30 Sekunden einen vollständigen, auf das Projekt passenden, Projektauftrag generieren kann. Die manuelle Nachbearbeitung einschließlich Formatierung spart mindestens 20 % der bisherigen Erstellungszeit. Dieser Zeitgewinn ermöglicht es, mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben freizusetzen.
3. #allesgeht: Artefakte im KI-Check
KI kann alle Artefakte im Projektmanagement unterstützen. Dazu gehören Projektaufträge, Risikomanagement, Statusberichte und vieles mehr. Jedes dieser Artefakte kann durch KI optimiert werden, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
4. #sprechtmitKI: Sprache als Turbo
Wilhelms Top-Tipp ist, Sprachbefehle zu nutzen, da sie schneller sind. Kontext schlägt hier (Prompt-)Struktur. Schreibfehler sind akzeptabel. Dies ermöglicht natürliche Workflows und beschleunigt die Interaktion mit KI-Systemen.
„Nutzen Sie Sprachbefehle – es geht einfach schneller.“
5. #KIinjedemSchritt: Der kumulative Effekt
„Der echte Gewinn entsteht, wenn Sie KI in ganze Arbeitsketten integrieren – nicht als Einzelschritt.“
Jeder automatisierte Teilschritt setzt Kapazitäten für strategische Aufgaben frei und führt zu einem kumulativen Effekt.
Roadmap zur Umsetzung in Unternehmen: Drei Aktionsachsen
1. Kompetenzen & Kultur
- Stakeholderspezifische Schulungen zur täglichen Anwendung von KI im PM (z. B. für Projektleitenden, PMO-Mitarbeitenden, Projektmitglieder oder Management-Rolle usw.)
- Aufbau und Betrieb interner KI-PM-Communitys zum Austausch von Erfahrungen und zur kontinuierlichen Verbesserung
2. Prozesse & Governance
- Identifizierung von Anwendungsfällen anhand der eigenen PM-Prozesse
- Einsatz von KI-Checkpoints bei jedem Projektphasenwechsel zur Sicherung der Qualität
3. Tools & Technik
- Pilotierung generischer KI-Tools für PM-Standardaufgaben
- Bedarfsgerechte Einführung spezialisierter Lösungen, um die Effizienz weiter zu steigern
Letzter Appell des Vortrags: #kommenSiemit
„Die Reise beginnt mit kleinen Schritten: Starten Sie heute mit einem Use Case Ihrer Wahl. Wer auf den perfekten Zeitpunkt wartet, verliert den Anschluss.“
Diese Botschaft unterstreicht die Dringlichkeit, jetzt zu beginnen und schrittweise Kompetenzen aufzubauen.
Fazit
KI ist kein Add-on, sondern ein integraler Bestandteil des modernen Projektmanagements. Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu erhöhen. Starten Sie heute – nicht morgen!
Quellenangabe:
Vortrag „KI im Projektmanagement: Vision und Anwendungsfälle“ – Kai Wilhelm, PMO-Ideenkiste (04.03.2025)
Dr. Jörg Klein
Dr. Jörg Klein ist Experte für Projektmanagement, Organisationsentwicklung und Nachhaltigkeit. Nach seiner Promotion in Chemie an der Universität Cambridge hat er umfangreiche Erfahrung in verschiedenen Führungspositionen gesammelt. In seinen derzeitigen Rollen als Interims-Manager, Leiter der Fachgruppe PMO der GPM und Mitglied des Aufsichtsrats der GPM hilft er Organisationen, die Projektwelt zu gestalten und Strategie in nachhaltiges Wachstum zu überführen. https://interim-pmo.eu/
Kai Wilhelm
Kai Wilhelm ist Senior Manager bei Campana & Schott, einer PM-Beratung, und leitet die Practice Unit „Implementation and PM Strategy“, die sich u. a. mit der Weiterentwicklung von Projektmanagement in Organisationen beschäftigt. Seine Beratungsschwerpunkte sind Projektportfoliomanagement und das Einführen und Weiterentwicklung von PMOs. Bei der GPM hat er zweimal den Deutschen Studienpreis gewonnen und ist IPMA Level C zertifiziert.
Nicole Malso
Nicole Malso ist zertifizierte Projekt- und Changemanagerin. In ihrer aktuellen Funktion als Leiterin der Stabsstelle Projekt- und Programmmanagement bei der Bundesstadt Bonn beschäftigt sie sich mit Aufbau und Weiterentwicklung der PMO-Services. Neben ihrem beruflichen Alltag engagiert sie sich ehrenamtlich bei der GPM und leitet seit 2024 die Fachgruppe PMO.
Dr. Jörg Klein
Dr. Jörg Klein ist Experte für Projektmanagement, Organisationsentwicklung und Nachhaltigkeit. Nach seiner Promotion in Chemie an der Universität Cambridge hat er umfangreiche Erfahrung in verschiedenen Führungspositionen gesammelt. In seinen derzeitigen Rollen als Interims-Manager, Leiter der Fachgruppe PMO der GPM und Mitglied des Aufsichtsrats der GPM hilft er Organisationen, die Projektwelt zu gestalten und Strategie in nachhaltiges Wachstum zu überführen. https://interim-pmo.eu/
Kai Wilhelm
Kai Wilhelm ist Senior Manager bei Campana & Schott, einer PM-Beratung, und leitet die Practice Unit „Implementation and PM Strategy“, die sich u. a. mit der Weiterentwicklung von Projektmanagement in Organisationen beschäftigt. Seine Beratungsschwerpunkte sind Projektportfoliomanagement und das Einführen und Weiterentwicklung von PMOs. Bei der GPM hat er zweimal den Deutschen Studienpreis gewonnen und ist IPMA Level C zertifiziert.
Nicole Malso
Nicole Malso ist zertifizierte Projekt- und Changemanagerin. In ihrer aktuellen Funktion als Leiterin der Stabsstelle Projekt- und Programmmanagement bei der Bundesstadt Bonn beschäftigt sie sich mit Aufbau und Weiterentwicklung der PMO-Services. Neben ihrem beruflichen Alltag engagiert sie sich ehrenamtlich bei der GPM und leitet seit 2024 die Fachgruppe PMO.
26.03.2025 – 10:15
Gemünden
GPM und KI
Am Puls der Zeit - aktiv in der Vorauswirtschaft
Wenn wir die großen Sondervermögen, die wir in den nächsten Jahren in Projekte investieren werden, nicht dazu verwenden die am besten geeigneten Projekte gut zu managen, damit sie echte benefits bewirken und einige davon relativ rasch, damit Vertrauen zurück gewonnen wird, dann werden wir unseren Nachkommen nur einen größeren Berg an Schulden hinterlassen.
Damit dies gelingt müssen wir produktiver werden - und KI kann dazu beitragen!
Es gibt zwei Arten von Stressfaktoren: Challenges und Hindrances. Challenges bewältigen heißt mehr Verantwortung übernehmen, mehr und härter arbeiten, unter Zeitdruck gute Ergebnisse liefern. Das stresst - und braucht auch Ausgleich und Pausen - aber es schafft auch Leistungen und Ergebnisse, die befriedigen. Hindrances wie überbordende Bürokratie, mangelnde Abeitsplatzsicherheit, unklare Rollen und überbordende Ressortegoismen behindern gute Zusammenarbeit in Projekten und hinterlassen nachhaltigen Frust und Gefühle der Ohnmacht oder Wut…
Wir brauchen andere Arbeitskulturen und auch andere politische Kulturen, welche den Distress abbauen… KI kann unsere Verwaltungstätigkeit produktiver machen, sie kann auch das Erfinden und Implementieren verbessern - aber das Zwischenmenschliche: die gemeinsamen Ziele, das gegenseitige Verständnis und die gegenseitige Wertschätzung und das gegenseitige Unterstützen - das braucht menschliches Handeln - mehr denn je.