Die Projektmanagement-Methode Kanban, ein Begriff aus dem Japanischen, der „Visuelles Signal“ oder „Karte“ bedeutet, hat sich zu einer effektiven Methode im agilen Projektmanagement entwickelt. Ursprünglich in der Automobilindustrie entstanden, wurde Kanban später von der Softwareentwicklung übernommen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. 

Definition

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, die darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu optimieren, die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz kontinuierlich zu verbessern. Kern dieser Methode ist die Visualisierung des Arbeitsflusses mit einem Kanban-Board. Dieses Board besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen, wie beispielsweise „Project“, „Progress“, „In Review“ und „Done“. Jede Aufgabe wird durch eine Karte oder ein Ticket dargestellt und über das Board bewegt, um den aktuellen Status zu verfolgen. Dabei gilt bei Kanban das „Pull-Prinzip“ – Aufgaben werden nicht zugewiesen, sondern von jedem Teammitglied bei Bedarf an sich genommen und bearbeitet. 

Die theoretischen Grundlagen von Kanban werden durch vier Grundprinzipien und sechs Praktiken beschrieben. 

Die 4 Prinzipien von Kanban

Die Prinzipien von Kanban dienen als Leitfaden und Rahmenwerk für den erfolgreichen Verlauf von Projekten. Sie bieten Orientierung und klare Richtlinien, damit das Team effektiv arbeiten, Probleme bewältigen und kontinuierlich Verbesserungen vornehmen kann. Durch die Anwendung dieser Prinzipien können Sie eine solide Grundlage schaffen, um Projekte effizient zu planen, umzusetzen und abzuschließen, während gleichzeitig Qualität und Erfolg der Arbeit sichergestellt wird. 

1. Starten Sie mit dem, was Sie gerade machen

Kanban kann, ausgehend von jedem anderen Vorgehensmodell, genutzt und iterativ verbessert werden. Dies bedeutet, dass Sie Kanban in Ihre bestehenden Prozesse implementieren und schrittweise Verbesserungen vornehmen können, anstatt einen vollständigen Umstieg, wie bei anderen Projektmanagement-Methoden, zu erzwingen. 

2. Streben Sie inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an

Kanban fördert kontinuierliche Verbesserungen und Veränderungen im Arbeitsprozess. Wenn Sie kleine inkrementelle Anpassungen vornehmen und deren Auswirkungen bewerten, können Sie den Prozess weiter optimieren. 

3. Respektieren Sie aktuelle Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel

Kanban respektiert die bestehenden Strukturen und Rollen in einem Team oder einer Organisation. Es zielt darauf ab, die bestehenden Prozesse zu verbessern, anstatt sie vollständig zu ersetzen, und ermutigt Teams, Verantwortung auf allen Ebenen zu übernehmen. 

4. Fördern Sie Führung und Verantwortung auf allen Ebenen der Organisation

Kanban regt dazu an, Führung und Verantwortung auf alle Teammitglieder zu verteilen. Jedes Teammitglied ist dafür verantwortlich, den Arbeitsfluss zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. 

6 Praktiken für Kanban

Die Praktiken für Kanban helfen Ihrem Team dabei, die Projektmanagement-Methode effektiv umzusetzen und Arbeitsabläufe zu optimieren. 

1. Machen Sie die Arbeit sichtbar

Verwenden Sie ein Kanban-Board in Form einer Pinnwand, eines Whiteboards oder einer Softwarelösung, um den Arbeitsfluss zu visualisieren. Dieses Board besteht aus Spalten, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses darstellen, und Karten, welche die einzelnen Aufgaben repräsentieren. Dadurch erhalten alle Teammitglieder einen klaren Überblick über den Status der Arbeit. 

2. Limitieren Sie die Menge angefangener Arbeit

Legen Sie Work In Progress (WIP)-Limits für jede Spalte auf dem Kanban-Board fest. Diese Limits bestimmen, wie viele Aufgaben gleichzeitig in jeder Phase des Arbeitsprozesses bearbeitet werden dürfen. Dadurch wird Multitasking und Überlastung vermieden und der Fokus auf die Bearbeitung wichtiger Aufgaben gelenkt. 

3. Messen und managen Sie den Fluss

Verwenden Sie Metriken wie Durchlauf- oder Zykluszeit, um die Leistung zu messen und Engpässe zu identifizieren. Analysieren Sie diese Metriken regelmäßig, um Schwachstellen im Prozess zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen. 

4. Machen Sie Prozessregeln explizit

Kanban stellt nur wenige festgelegte Regeln auf, ermutigt jedoch dazu, dass Teams ihre eigenen Regeln aufstellen und diese transparent im Team kommunizieren. Diese Regeln können verschiedene Aspekte des Arbeitsprozesses abdecken, einschließlich der Festlegung von Ort und Zeit für Besprechungen, der Methoden zum Anbringen, Ändern und Verschieben von Karten auf dem Kanban-Board, der Bewertung von Zwischenergebnissen und der Interaktion mit dem Auftraggeber sowie der Kommunikation innerhalb des Teams. 

5. Entwickeln Sie Feedback-Mechanismen

Durch Feedback-Mechanismen können Sie den Fortschritt des Projekts sowie die Effektivität der eigenen Arbeitsmethoden reflektieren. Der regelmäßige Austausch kann im Daily, Stakeholder-Meeting oder einer retrospektiven Sitzung stattfinden. 

6. Führen Sie gemeinschaftlich Verbesserungen durch

Die Erkenntnisse aus den Feedback-Mechanismen sollten im Team gemeinsam als Grundlage für die Planung und Umsetzung von Optimierungen genutzt werden. 

Fazit

Insgesamt bietet Kanban eine äußerst effektive Methode für das agile Projektmanagement, die durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit herausragt. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses, die Begrenzung der Arbeitsmenge und die kontinuierliche Verbesserung ermöglicht Ihnen Kanban, Engpässe zu identifizieren, die Produktivität zu steigern und eine hohe Qualität der Arbeit zu gewährleisten. 

Ein wesentlicher Vorteil von Kanban liegt in seiner Einfachheit und Anpassbarkeit. Es gibt keine festen Regeln oder starre Prozesse, sondern vielmehr die Möglichkeit für Teams, ihre eigenen Regeln zu entwickeln und kontinuierlich zu verbessern. Dadurch eignet sich Kanban für eine Vielzahl von Projekten und Arbeitsumgebungen, von Softwareentwicklung bis hin zu anderen Geschäftsbereichen.