Was unterscheidet operative Projektarbeit von strategischer Projektsteuerung? Diese Frage stellt sich für viele Projektbeteiligte im Laufe ihrer beruflichen Entwicklung. Wer den nächsten Schritt gehen will, steht vor einem tiefgreifenden Rollenwechsel. Es geht nicht nur um andere Aufgaben, sondern um einen neuen Blick auf Projekte, Prioritäten und Verantwortung.

Perspektivwechsel: Vom Projektfokus zur Systemperspektive

Projektsteuerer tragen Verantwortung über mehrere Projekte hinweg. Sie treffen Entscheidungen mit langfristiger Wirkung, stehen im Austausch mit Lenkungsausschüssen und bewegen sich auf einer anderen Flughöhe als operative Projektmitglieder. Diese erweiterte Perspektive verlangt, das große Ganze im Blick zu behalten. Nicht mehr die Lösung einzelner Aufgaben steht im Mittelpunkt, sondern die Wirkung im Gesamtsystem.

Drei Aspekte sind dabei besonders relevant: 

1. ein aktives und wirksames Stakeholdermanagement
2. die Bereitschaft, auch unbequeme Entscheidungen zu treffen
3. ein gutes Gespür für die passende Flughöhe im Denken und Handeln 

Projektsteuerung heißt, Komplexität zu strukturieren und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben.

Verhaltensweisen für den Rollenwechsel

Der Schritt in die Steuerungsebene verlangt, sich von bestimmten Handlungsmustern zu lösen und neue Verhaltensweisen gezielt zu stärken.

Was behindert, was hilft?

Fachlich tief in einzelne Aufgaben einzusteigen, wird zunehmend hinderlich. Wer sich als Projektsteuerer profilieren will, sollte operative Verantwortung abgeben und die Versuchung vermeiden, in Mikromanagement zu verfallen. Fachliches Engagement bleibt wertvoll, darf jedoch nicht die strategische Arbeit überlagern. Projektsteuerung lebt vom Überblick, nicht vom Detail.

Was ablegen, was stärken?

Stattdessen gilt es, strategisches Denken auszubauen und das Projektumfeld aktiv mitzugestalten. Netzwerken und politisches Gespür helfen, tragfähige Beziehungen aufzubauen und Einfluss zu nehmen. Auch das bewusste Ausprobieren neuer Wege ist eine wertvolle Fähigkeit. Steuerung bedeutet, Unsicherheiten auszuhalten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Weniger zu planen kann dabei ein bewusster Schritt sein, um Handlungsspielräume offen zu halten.

Kommunikation als Führungsinstrument

Ein zentrales Element der Projektsteuerung ist die Kommunikation. Sie verändert sich grundlegend: Es geht nicht mehr allein um den Austausch von Informationen, sondern um die Moderation unterschiedlicher Perspektiven und Erwartungen. Wer Steuerungsverantwortung übernimmt, muss zuhören, Meinungen integrieren, Entscheidungen transparent machen und Orientierung geben, auch wenn keine eindeutige Lösung vorhanden ist.

Kommunikation wird zur Brücke zwischen strategischen Zielen und operativer Umsetzung. Sie entscheidet darüber, ob Projektteams eingebunden, Stakeholder überzeugt und Entscheidungen mitgetragen werden.

Haltung vor Funktion

Der Übergang in die Projektsteuerung beginnt nicht mit einem neuen Titel, sondern mit einer bewussten inneren Veränderung. Es geht darum, sich selbst neu zu verorten, Verantwortung übergreifend zu übernehmen und wirksam zu gestalten. Führung im Sinne von Steuerung entfaltet sich auf Augenhöhe, nicht über Weisungsbefugnisse.

Dieser Rollenwechsel erfordert Mut, Selbstreflexion und die Bereitschaft, eingefahrene Muster zu hinterfragen. Wer diese Haltung einnimmt und sich konsequent in Richtung strategischer Wirkung entwickelt, legt das Fundament für nachhaltige Projektverantwortung und langfristige Wirksamkeit im Unternehmen.

Die Inhalte dieses Beitrags basieren auf einer Session des BarCamps der GPM Fachgruppe Next Generation Leadership vom 22. Mai 2025.