Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Projektalltag. Während Tools wie ChatGPT bereits viele Aufgaben unterstützen, stoßen generische KI-Modelle schnell an Grenzen. Denn jedes Projektteam arbeitet anders, verwendet eigene Fachbegriffe und hat individuelle Anforderungen. Genau hier kommen sogenannte Custom GPTs ins Spiel. Mit ihnen lassen sich individuelle KI-Assistenten erstellen, die gezielt auf bestimmte Themen, Rollen oder Abläufe im Projektmanagement trainiert werden können.

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist ein individualisierter KI-Chatbot, der auf Basis von ChatGPT erstellt wird. Dabei wird das zugrundeliegende Sprachmodell mit eigenem Wissen, Anweisungen und gegebenenfalls Beispieldialogen ergänzt. Das Ziel ist ein GPT, das sich inhaltlich und im Tonfall exakt an die Anforderungen des Nutzers anpasst.

Im Gegensatz zu einem normalen Chat mit ChatGPT kann ein Custom GPT gezielt auf bestimmte Begriffe reagieren, relevante Hintergrundinformationen einbeziehen und seine Antworten strukturierter oder stilistisch angepasst formulieren. Für Projektteams bedeutet das einen KI-Assistenten, der die eigene Sprache spricht und konkrete Hilfestellung in wiederkehrenden Situationen gibt.

Warum sind Custom GPTs im Projektmanagement nützlich?

Projektmanagement lebt von klaren Abläufen, guter Kommunikation und dem Zugriff auf aktuelles Wissen. Gleichzeitig haben viele Teams mit Zeitdruck, Komplexität und Informationsflut zu kämpfen. Custom GPTs können hier als digitale Assistenten helfen, indem sie standardisierte Aufgaben effizient unterstützen, Fachbegriffe erklären, Vorlagen vorschlagen oder bei der Planung entlasten.

Typische Einsatzgebiete sind zum Beispiel:

• Ein GPT, das regelmäßig Projektstatusberichte erstellt
• Ein Assistent für das wiederkehrende Risikomanagement
• Ein GPT zur Unterstützung von Lessons Learned Workshops
• Ein Kommunikationsassistent, der wiederholte Abstimmungsformulare oder Protokolle formuliert

All diese Varianten lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und stehen anschließend jederzeit zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt zur eigenen GPT-Lösung

Um ein Custom GPT zu erstellen, benötigen Sie ein kostenpflichtiges ChatGPT Plus Konto. Anschließend wählen Sie in der linken Seitenleiste den Punkt „GPTs“ oder „Entdecken“ aus. Alternativ können Sie direkt die Seite https://chat.openai.com/gpts aufrufen. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Erstellen“, über die Sie direkt in den sogenannten GPT-Builder gelangen.

Dort werden Sie mit einer kurzen Nachricht und der Frage „What would you like to make?“ begrüßt. Sie können nun in einfacher Sprache beschreiben, welche Aufgabe Ihr GPT übernehmen soll. Alternativ wechseln Sie oben auf „Konfigurieren“, um gezielt alle Eigenschaften Ihres Custom GPTs festzulegen.

Im Konfigurationsbereich tragen Sie Folgendes ein:

• Name des GPTs: Vergeben Sie einen prägnanten Titel, zum Beispiel „Statusreport-Assistent“ oder „PM-Kickoff-Coach“
• Beschreibung: Halten Sie in wenigen Worten fest, was Ihr GPT leistet. Zum Beispiel: „Unterstützt bei der Erstellung von Projektstatusberichten für interne und externe Stakeholder“

• Hinweise: Hier definieren Sie das Verhalten des GPTs. Ein konkreter Prompt für dieses Feld könnte wie folgt lauten:

  „Du hilfst Projektleiterinnen und Projektleitern dabei, professionelle Statusberichte zu erstellen. Nutze eine klare, sachliche Sprache in der Sie-Form. Gliedere die Berichte in Fortschritt, Budget, Zeitplan, Risiken und offene Punkte. Stelle Rückfragen, wenn Angaben fehlen. Verwende keine Emojis. Halte dich an interne Berichtskonventionen, sofern eine Vorlage hochgeladen wurde.“

• Gesprächsaufhänger: Tragen Sie hier eine Beispiel-Frage ein, die Nutzer am Anfang stellen könnten, etwa: „Wie sieht ein Statusbericht für mein aktuelles Projekt aus?“
• Wissen: Laden Sie eine Statusbericht-Vorlage als PDF hoch, zum Beispiel aus Ihrer Projektmanagement-Toolbox oder dem PMO-Handbuch. Diese Inhalte bilden die Wissensgrundlage, auf die der GPT bei Bedarf zurückgreift.

Zusätzlich können Sie Funktionen wie Internetsuche, Bildgenerierung oder Code-Interpreter mit Datenanalyse aktivieren, wenn diese für Ihre GPT-Nutzung sinnvoll sind.

Sobald Sie auf „Vorschau erstellen“ klicken, testen Sie den GPT direkt im Chatfenster. Formulieren Sie dort eine erste Eingabe wie:

„Das Projekt X liegt aktuell zwei Wochen hinter dem Plan. Die Ursache ist ein Ressourcenengpass im Entwicklungsteam. Risiken bestehen bei der externen Abnahme. Bitte generieren Sie einen strukturierten Statusbericht für das Steering Committee.“

Wenn der GPT Ihre Eingaben korrekt verarbeitet und die gewünschten Antworten liefert, können Sie oben rechts auf “Erstellen” klicken. Danach steht er Ihnen dauerhaft zur Verfügung. Sie haben die Wahl, ob Sie ihn nur selbst nutzen oder auch anderen im Team zur Verfügung stellen möchten. Änderungen sind jederzeit möglich. Sie können den GPT bei Bedarf überarbeiten, neue Hinweise einfügen oder weitere Dateien hochladen. So lässt sich der Assistent Schritt für Schritt verbessern und an neue Anforderungen anpassen.

Worauf Sie achten sollten

So hilfreich Custom GPTs sein können, sie ersetzen kein professionelles Projektmanagement. Sie unterstützen bei wiederkehrenden Aufgaben, bieten Orientierung und sparen Zeit. Die Verantwortung für Entscheidungen und deren Auswirkungen liegt jedoch weiterhin beim Menschen.

Achten Sie außerdem auf den Schutz sensibler Daten. Laden Sie keine vertraulichen Dokumente hoch, es sei denn, der Datenschutz ist im Unternehmen geregelt und der Einsatz von KI-Tools wurde ausdrücklich freigegeben.

Auch die Qualität der Anweisungen spielt eine große Rolle. Je klarer Sie Ihrem GPT sagen, wie er antworten soll, desto besser werden die Ergebnisse. Es lohnt sich, Zeit in die Formulierung der Instructions zu investieren, insbesondere bei Aufgaben, die regelmäßig und teamübergreifend auftreten.

Ausblick: KI-Assistenz als neuer Projektstandard?

Mit der zunehmenden Verbreitung von KI-Werkzeugen stellt sich die Frage, ob Custom GPTs in Zukunft zum festen Bestandteil professioneller Projektarbeit gehören. Denkbar ist, dass Projektteams künftig für verschiedene wiederkehrende Aufgaben unterschiedliche GPTs einsetzen. Ein GPT könnte die wöchentliche Statuskommunikation unterstützen, ein weiterer die Dokumentation von Lessons Learned übernehmen und ein dritter bei der Vorbereitung von Steering Committee Meetings helfen.

Die technische Hürde ist niedrig, der Nutzen potenziell groß. Wer früh beginnt, kann eigene Erfahrungen sammeln, Feedback im Team einholen und die GPTs gezielt weiterentwickeln. So entsteht eine neue Form der digitalen Unterstützung, die nicht nur Aufgaben übernimmt, sondern auch Wissen konserviert und zugänglich macht.

Auch für Organisationen mit mehreren Projekten gleichzeitig bietet sich die Chance, Wissen zentral zu bündeln und in Form von GPTs zur Verfügung zu stellen. Dabei wird aus Projektwissen nutzbares Handlungswissen, das langfristig verfügbar bleibt.

Was bedeutet das für Projektleiterinnen und Projektleiter?

Projektleitungen müssen sich nicht zu KI-Entwicklern weiterbilden. Doch ein grundlegendes Verständnis für die Möglichkeiten von Custom GPTs ist sinnvoll. Wer weiß, wie sich solche Tools einrichten und trainieren lassen, kann gezielt entscheiden, wann und wie sie im Projekt eingesetzt werden.

Die Fähigkeit, die richtigen Prompts zu formulieren, relevante Inhalte bereitzustellen und das GPT-Verhalten zu steuern, entwickelt sich zunehmend zur Schlüsselkompetenz. Custom GPTs entfalten ihre Wirkung vor allem dann, wenn Menschen sie sinnvoll einbetten, testen und kontinuierlich verbessern.

Fazit

Die Arbeit mit Custom GPTs eröffnet neue Wege, Projektarbeit effizienter, strukturierter und zugänglicher zu gestalten. Was heute noch als technisches Experiment wirkt, kann morgen zum festen Bestandteil digital unterstützter Projektpraxis werden. Wer sich früh mit den Möglichkeiten auseinandersetzt, schafft Klarheit, spart Zeit und legt die Grundlage für eine KI-unterstützte Arbeitsweise, die nicht ersetzt, sondern ergänzt.