In der vierteiligen Beitragsserie „Die Last mit der Last“ beschäftige ich mich mit dem Lastenheft. Hier, bei der „Geburt“ eines Projekts, legen Auftraggeber und Auftragnehmer den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Alle Artikel auf einen Blick

Die Last mit der Last – Teil 1: Warum die Investition in ein ausgereiftes Lastenheft in Ihrem Projekt Geld spart

Die Last mit der Last – Teil 3: Wie die Projektrealität aussehen kann und wie man Lasten richtig formuliert

Die Last mit der Last – Teil 4: Beispiele für Lastenheft-Gliederungen für unterschiedliche Projekte

Ziel eines jeden Projektstarts sollte sein, auf der Basis ausgereifter Anforderungen in einem Lastenheft zu arbeiten.

Welche Lasten/Anforderungen sollten betrachtet werden?

Das Bild zeigt, dass am Ende des Projekts ein Fachergebnis stehen wird: Haus, Anlage, Produkt, neue Organisation, Software, Hardware oder Sonstiges. Also werden Anforderungen an das Fachergebnis benötigt, genannt System-/Sachziele. Diese beschreiben Funktionen, Leistungen, Qualität und technische Schnittstellen.

Auf dem Weg zum Fachergebnis werden Abwicklungs-(Vorgehens-)ziele benötigt. Anforderungen an Termine, Finanzierung, Aufwand, Kosten, Transparenz, Ablauf (Meilensteine) und Ressourceneinsatz. 

Als drittes Element sollen die Randbedingungen dargestellt werden, also die bestehenden Einflussfaktoren wie Kapazität, Konventionen, Gesetze, Patente, Sprache, Normen, Umweltschutz, Standort, Richtlinien und andere.

Das sind die drei Bereiche, die der Auftraggeber zu liefern hat. Aus der Sicht des Auftragnehmers kann die Frage „Weshalb machen wir das Projekt?“ gestellt werden. Hier können Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterwünsche, Gewinnmarge, Prozessverbesserung, Ressourcennutzung, Know-how-Aufbau, Stückzahlen wie Marke (Buy)-Vorstellungen in die sog. Managementziele einfließen.

Wie die Lasten nun abklären?

Die auf dem Tisch liegenden Lasten seitens des Auftraggebers sind auf Klarheit, Vollständigkeit, Machbarkeit und Messbarkeit zu prüfen. Vage Anforderungen wie z. B. „Gute Wartbarkeit“ sind durch Fragetechnik wie „Wie erreicht man gute Wartbarkeit“ zu konkretisieren. Die Antwort darauf wie „Leichte Änderbarkeit“ ist weiter zu hinterfragen „Was zeichnet leichte Änderbarkeit aus?“ So entsteht das folgende Bild:

Neben der Detaillierung ist die Messbarkeit zu klären. Auch Widersprüche sind zu untersuchen und auszumerzen. Auch ist es hilfreich, bei der Fülle der Anforderungen eine Priorisierung der Lasten herbeizuführen. Im ersten Schritt kann nach „Muss“ und „kann“ unterschieden werden. Umgekehrt kann betrachtet werden, was ausgeschlossen ist, als die Darstellung des Nicht-Geforderten. Dies hilft sehr stark zu einem ausgereiften Lastenheft zu kommen. 

Im nächsten Beitrag werden verschiedene Situationen im Umgang mit dem Lastenheft erörtert und die genaue sprachliche Formulierung der Last dargestellt.