In der heute startenden vierteiligen Beitragsserie „Die Last mit der Last“ beschäftige ich mich mit dem Lastenheft. Hier, bei der „Geburt“ eines Projekts, legen Auftraggeber und Auftragnehmer den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Die weiteren Teile folgen.

Alle Artikel auf einen Blick

Die Last mit der Last – Teil 2: Wie eine Anforderungshierarchie für das Projekt entsteht

Die Last mit der Last – Teil 3: Wie die Projektrealität aussehen kann und wie man Lasten richtig formuliert

Die Last mit der Last – Teil 4: Beispiele für Lastenheft-Gliederungen für unterschiedliche Projekte

Projekte starten sehr unterschiedlich. Eine Kundenanfrage kommt über den Vertrieb an die Auftragsabwicklung, im Führungskreis wird ein Problem identifiziert und eine Abteilung wird beauftragt, das Problem zu lösen oder aus dem betrieblichen Verbesserungswesen kommt ein Vorschlag, der umgesetzt werden soll. Dennoch haben alle diese Projektgeburten etwas Gemeinsames: Der Auftraggeber oder der Kunde sagt, was er will – mal genau – mal vage. Dies ist die Last, die in einem Dokument, dem Lastenheft schriftlich niedergelegt sein soll. Und damit beginnt das Drama. Vom Auftraggeber kommen in der Regel ungenaue Aufforderungen (Lasten) oder nur eine unpräzise Aufgabenstellung. Der Auftragnehmer nimmt sich nicht die Zeit, den Auftrag eindeutig und klar zu klären. Schließlich ist dieser Abschnitt der Auftragsklärung noch unbezahlt. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass in Studien immer wieder die unklare Aufgabenstellung neben den Kommunikationsdefiziten als eine der Hauptursachen für gescheiterte Projekte bzw. für das Überschreiten von Terminen und Kosten genannt wird. 

Soll das Dilemma gelöst werden, dann muss der Auftraggeber entweder selbst für ein klares und präzises Lastenheft sorgen oder er beauftragt den Auftragnehmer als technisches Gewissen, mit ihm den Auftrag gegen Bezahlung zu klären. Unrealistisch? 

Auf den ersten Blick ja. Auf den zweiten Blick lohnt es sich aber, mal die möglichen Kosten zusammenzutragen, die durch mangelhafte Lastenhefte entstehen:

• Doppelarbeiten
• Höhere Aufwände durch unvollständige Pläne
• Hoher Änderungsaufwand
• Hoher Kommunikationsaufwand durch hohen Klärungsbedarf

Dies sind sicherlich nicht alle Kosten, aber diese wenigen Posten zeigen schon, dass sehr viel Geld verbrannt wird, wenn man die Lasten nicht frühzeitig präzise mit dem Auftragnehmer klärt. Das Erstellen eines Lastenheftes kostet dagegen nur einen Bruchteil von den oben genannten Kosten. Dennoch handeln die Akteure in der Regel gegen die Vernunft. Hier kommt die Zeit ins Spiel. Der Auftraggeber will schnell Ergebnisse sehen und der Auftragnehmer gibt diesem Zeitdruck nach und steigt in das Finden der technischen Lösung ein, das in einem Angebot mündet. Da je nach Branche bei zehn abgegebenen Angeboten nur maximal ein bis drei Aufträge (Verträge) folgen, versucht hier der Auftragnehmer wirtschaftlich zu handeln. 

Auch hier führt der Zeitdruck zu ähnlichen Effekten wie bei den Kosten. Unklare Lasten führen entweder zu aufwendigen Klärungen während des Projekts oder die gewünschten Termine und Kosten werden nicht eingehalten. 

Deshalb seien Sie als Auftraggeber oder als Auftragnehmer bitte vernünftig. Liefern Sie ausgearbeitete Lastenhefte oder sorgen Sie als Projektleitung dafür, dass erst auf der Basis ausgearbeiteter Anforderungen das Projekt begonnen wird. Lieber ein Schrecken mit Ende als ein Ende mit Schrecken.