In dieser Artikelserie werden die wichtigsten Softskills erläutert, über die Sie als Projektmanager verfügen sollten. In Teil 6, dem letzten dieser Reihe, geht es um Zeit-Management. Die Teile 1, 2, 3, 4 und 5 behandelten jeweils Kommunikation, Aktives Zuhören, Entscheidungsfindung, Konfliktlösung und Teamwork. Wie in allen Artikeln der Serie können Sie auch hier anhand von Expertentipps Ihre Skills vertiefen, entlang von Checkpunkten überprüfen und zugleich auch Ihre Fortschritte verfolgen sowie in den ergänzenden Hintergrundinformationen recherchieren. Am Ende dieses Beitrags finden Sie einen Überblick über die Checkliste für alle sechs Softskills noch einmal zusammengefasst.

Zeit-Management

„Wie kann sich ein Projekt um ein Jahr verzögern? Einen Tag nach dem anderen.“

Frederick Brooks,²¹ Software-Entwickler und Informatiker. Sein Buch The Mythical Man-Month enthält auch eine viel zitierte Aussage, die als Brooks’sches Gesetz bekannt wurde.

Da die Verwaltung von Projekten eine Vielzahl von Aspekten umfasst (Budget, Ressourcenzuteilungen, Terminplanungen usw.), müssen Projektmanager über ein ausgezeichnetes Planungsvermögen verfügen.

Projektmanager, die gut planen können, sparen dem Unternehmen viel Zeit und Geld.

Wie lässt sich also das Zeit-Management verbessern? Folgende 15 Punkte helfen dabei:

1. Priorisierung
2. Strukturiertes Arbeiten
3. Delegierung 
4. Einhaltung der Deadlines
5. Zielsetzung
6. Selbstreflektion
7. Multitasking
8. Stressmanagement
9. Lösungsorientiertheit
10. Strategische Planung
11. Strategisches Denken
12. Planung & Management der Ressourcen
13. Puffer 
14. Dokumentation
15. Analyse

Nach Murphys Gesetz wird alles schief gehen, was schief gehen kann. Um Schaden abzuwenden, ist ein möglichst genaues Zeit-Management daher Gold wert.

Checkliste zum Zeit-Management

Wann und wo arbeiten Sie am besten?

Zeit-Management-Tools allein bringen meist nicht den gewünschten Effekt, wenn sie nicht mit bewährten Arbeitsabläufen und -strategien kombiniert werden. Dabei spielen das individuell präferierte Arbeitsumfeld sowie die Tageszeit eine entscheidende Rolle.

O Finden Sie das für Sie möglichst beste Umfeld sowie die Zeit, zu der Sie am produktivsten arbeiten können

Diesen Punkt können Sie abhaken, wenn Sie Ihren typischen Arbeitstag in drei oder vier Zeitfenster eingeteilt haben und diese dann nach einer oder mehreren Wochen nach Produktivität eingeordnet haben. Machen Sie sich zunächst zu folgenden Punkten Gedanken:

• Berücksichtigen Sie die Art der Arbeit und Ihre Leistungsfähigkeit.
• Messen Sie, wie lange Sie in den verschiedenen Zeitfenstern brauchen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Stellen Sie die Zeit, die Sie Ihrer Meinung nach benötigt hätten, der tatsächlich benötigten Zeit gegenüber. Mehr zu dieser Technik finden Sie hier.²²

Time Blocking 

Wenn Sie Ihre Produktivitätshöhepunkte ermittelt haben, sind Sie für diesen Punkt gut aufgestellt. Bei dieser Methode des Zeit-Managements teilen Sie Ihren Arbeitstag in Blöcke auf (Time Blocking), in denen Sie unterschiedliche Aufgaben erfüllen. So können Sie strukturierter Arbeiten, etwa ein Block für langfristig wichtige Aufgaben und ein Block für aktuell dringende Aufgaben.

O Teilen Sie Ihren Arbeitstag in Blöcke auf und arbeiten Sie zwei Wochen nach diesem Schema 

Diesen Punkt können Sie abhaken, wenn Sie zwei Wochen lang möglichst strikt nach diesem Schema gearbeitet haben und so mindestens zwei neue Aufgaben erledigt haben. Folgende Punkte dienen zum Vermeiden von Fehlern und Trugschlüssen:

• Für das Time Blocking benötigen Sie kein Zeit-Management-Tool. Ein Notizblock mit Ihren Zeitblöcken ist völlig ausreichend.
• Sie sollten nicht zu viele Blöcke erstellen. Prüfen Sie anfangs jeden Tag, wie Sie die Blöcke optimieren können.
• Lassen Sie Freiräume und Puffer, um Ihren Terminplan zu entschlacken und so Zeit für eingeschobene Aufgaben zu schaffen.
• sehr umfassende Informationen zu dieser Produktivitätsmethode finden Sie in diesem Artikel.²³

Überblick über die Softskill Checklisten 

Übung macht den Meister 

Das Projektmanagement erfordert zwar ein hohes Maß an technischem Verständnis, jedoch ist der Erfolg eines Projektmanagers in der Regel auch an seine Sozialkompetenz und das Beherrschen der sogenannten Softskills geknüpft. Er muss viele Interessen unter einen Hut bringen. Die Entwicklung von Softskills erfordert viel Übung und aktives Lernen und lässt sich schwieriger messen als technische Versiertheit.

Das Erlernen von Softskills ist nie abgeschlossen: Mit zunehmender Erfahrung und Reife sollten Sie diese Fähigkeiten immer wieder aufgreifen und versuchen, sie kontinuierlich zu verbessern. Anhand dieser Checkliste können Sie in regelmäßigen Abständen einen Entwicklungsplan erstellen und die nächste Stufe erreichen.

Weitere Beiträge aus dieser Artikelserie

Softskills im Projektmanagement – Teil 1: Kommunikation

Softskills im Projektmanagement – Teil 2: Aktives Zuhören

Softskills im Projektmanagement – Teil 3: Entscheidungsfindung

Softskills im Projektmanagement – Teil 4: Konfliktlösung

Softskills im Projektmanagement – Teil 5: Teamwork

Quellenangaben und Hintergrundinformationen 

[21] J.A:N. Lee (2012) Computer Pioneers, IEEE Computer Society (2013) https://history.computer.org/pioneers/brooks.html

Das Brooks’sche Gesetz besagt, dass ein hinter seinem Zeitplan herhinkendes Projekt länger dauert, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, weil diese zunächst Zeit für die Einarbeitung benötigen und sie dabei die etablierten Kollegen abbremsen.

[22] Erich C. Dierdorff (2020) Time Management Is About More Than Life Hacks:

https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks

[23] Doist (2024) Time Blocking...and its cousins task batching and day theming: https://todoist.com/de/productivity-methods/time-blocking

[24] Mehr zum Thema Zeit-Management erfahren (Artikel und Videos) unter:

https://planisware.com/resources/planisware-hub/link-round-time-management-skills